「書類選考の不採用通知、どんな文面で送ればいいんだろう…」

「応募者の印象を下げずに、丁寧にお断りしたい…」

このような悩みを持つ、採用担当者の方に向けた記事です。

不採用通知はポイントを押さえて誠実に対応することで、企業のブランドイメージを守り、将来の良い関係につなげられます。

たとえ今回はご縁がなくても、応募者は将来の顧客やビジネスパートナーになる可能性を秘めているからです。

応募者の気持ちを考えると、どんな言葉を選べばいいか悩みますよね？

この記事を読めば、コピペして使える例文を参考に、応募者に誠実な姿勢が伝わる不採用通知をすぐに作成できるようになります。

さっそく見ていきましょう。

無料から始められるので、採用活動の効率化も検討してみてください。

書類選考で不採用通知が重要な3つの理由

書類選考後の不採用通知は、単なる事務的な連絡ではありません。

応募者への誠実な対応は、企業の未来への投資ともいえるでしょう。

丁寧なコミュニケーションが企業の信頼性を高めるからです。

ここでは、不採用通知が採用活動全体において果たす3つの重要な役割について、具体的に解説します。

企業のブランドイメージを維持するため

不採用通知の対応は、企業のブランドイメージに直接影響します。

選考結果に関わらず、応募者は一連の採用プロセスを通じて企業を評価しているからです。

誠実さに欠ける対応や、連絡をしない「サイレントお祈り」は、SNSなどで悪い評判として広がるリスクがあります。たとえ今回は縁がなかったとしても、丁寧な通知を送ることで、応募者に良い印象を残し、企業の評判を守りましょう。

応募者との良好な関係を将来につなげるため

不採用となった応募者とも良好な関係を維持することで、将来の採用機会やビジネスチャンスにつながる可能性があります。

今回のポジションでは合わなくても、別の機会に貴重な人材となるケースは少なくありません。

採用は「一期一会」の精神で臨みましょう。

応募者との縁を一度きりのものとせず、未来の可能性へとつなげる丁寧なコミュニケーションを心がけることが大切です。

採用活動におけるトラブルを未然に防ぐため

不採用通知を適切な形で送付することは、採用活動における無用なトラブルを未然に防ぐ役割も果たします。

特に個人情報の取り扱いについては、プライバシーポリシーに則って適切に対応し、その旨を通知文に明記することが不可欠です。

応募者に安心感を与え、信頼される採用活動を実現するためにも、明確な通知を行いましょう。

書類選考の不採用通知で押さえるべき基本構成とポイント

応募者に誠実な印象を与える不採用通知を作成するには、基本となる構成を理解しておくのが不可欠です。

必要な要素を漏れなく、かつ適切な順序で伝えることで、丁寧でわかりやすい文章になります。

ここでは、不採用通知メールの作成における6つの構成要素と、それぞれの書き方のポイントを解説していきましょう。

件名｜誰から何の連絡か一目でわかるようにする

件名は、応募者がメールを開く前に最初に目にする情報です。

多くのメールに埋もれてしまわないように「誰から」「何の連絡か」が一目でわかるように記載しましょう。

会社名を必ず件名に入れることで、応募者は安心してメールを開封できます。

他のメールと区別しやすいよう、件名だけで内容が把握できる工夫をしましょう。

宛名｜会社名・部署名・氏名を正確に記載する

メール本文の冒頭には、応募者の氏名を正確に記載します。

会社名は（株）などと略さず、正式名称で書きましょう。

氏名の後には「様」を付け、敬称の重複（〇〇様殿など）がないように注意してください。

特に、同姓の応募者がいる場合や、複数のポジションで同時に募集している際には、細心の注意を払わなくてはなりません。

テンプレートを使用する場合でも、送信前に必ず宛名が正しいかを確認する習慣をつけましょう。

応募への感謝｜選考に参加してくれたことへの謝意を伝える

選考結果を伝える前に、まずは数ある企業の中から自社に応募してくれたこと、そして選考に参加してくれたことに対する感謝の気持ちを伝えます。

本題の前にワンクッションを置くことで、文章全体の印象が和らぐでしょう。

「この度は、弊社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございました」といった形で、どの職種への応募に対する連絡なのかを明確にしながら、丁寧な言葉で謝意を表現しましょう。

選考結果の通知｜残念ながら不採用である旨を明確に記す

感謝を伝えた後、選考結果を伝えます。

残念な知らせであるため、相手への配慮を示しつつも、結論は曖昧にせず明確に記載しなくてはなりません。

これらの表現を用いることで、真剣に検討した上での結論であると伝えられます。

「不採用」という直接的な言葉を避けつつも、誤解を招かないよう、採用には至らなかった旨をはっきりと示しましょう。

応募書類の取り扱い｜返却または破棄について明記する

応募時に提出された履歴書や職務経歴書などの書類を、今後どのように取り扱うのかを明記します。

個人情報保護の観点から、応募者にとって非常に重要な項目です。

取り扱い方法	記載内容のポイント
応募書類を返却する場合	いつ、どのような方法で返却するのかを具体的に記載する
応募書類を破棄する場合	企業が責任をもって破棄する旨と、その方法（シュレッダーなど）を記載する

応募書類の返却は法律上の義務ではありません。

しかし、企業の個人情報保護方針に則り、誠実な対応を明記することで、応募者に安心感を与え、企業の信頼性を高める効果が期待できます。

結びの言葉｜応募者の今後の活躍を祈る言葉で締めくくる

メールの最後は、応募者の今後の活躍を願う言葉で締めくくります。

不採用という結果にはなりましたが、自社に関心をもってくれた応募者への敬意を示すためにも、丁寧な結びの言葉は不可欠です。

この一文があることで、メール全体の印象が変わります。

応募者が前向きな気持ちで次のステップに進めるよう、温かい言葉で締めくくる配慮を忘れないようにしましょう。

書類選考の不採用通知で印象を下げないための5つの注意点

不採用通知は、書き方一つで企業の印象を大きく左右します。

事務的な連絡と捉えず、応募者への配慮を忘れない丁寧なコミュニケーションを心がける必要があります。

少しの工夫で、応募者が抱く印象は大きく変わるものです。

ここでは、応募者に誠実な姿勢を伝え、企業の評価を維持するために押さえておきたい5つの注意点を解説します。

不採用理由は原則として記載しない

不採用通知には、原則として不採用の具体的な理由を記載する必要はありません。

理由を詳細に伝えてしまうと、応募者からの問い合わせや反論につながり、トラブルに発展する可能性があるからです。

選考基準は企業ごとに異なり、すべてを応募者に説明するのは困難を極めます。

「慎重に選考を重ねた結果」として、結論のみを伝えるのが一般的です。

もし理由を尋ねられた場合も、丁重にお断りするのが賢明な対応となります。

選考結果はできる限り早く連絡する

選考結果の連絡が遅れると、応募者は「ないがしろにされている」と感じ、企業に対して不信感を抱きます。

応募者は結果を待つ間、他の企業の選考を保留にしているケースも少なくありません。

書類選考であれば、書類を受け取ってから1週間以内を目安に連絡しましょう。

迅速な対応は、応募者への誠意を示すと共に、企業の効率的な運営体制を印象付けます。

一斉送信ではなく応募者ごとに個別で通知する

不採用通知は、手間がかかっても一斉送信(BCC)ではなく、応募者に対して個別に送信します。

一斉送信は事務的で冷たい印象を与えやすく、応募者への敬意が伝わりにくいからです。

通知方法	応募者が受ける印象	注意点
個別送信	丁寧で誠実な対応だと感じる	宛名ミスなどのケアレスミスが発生しやすい
一斉送信	事務的で、大切に扱われていないと感じる	他の応募者のアドレスが見える情報漏洩のリスクがある

個別送信は、応募者との良好な関係を維持するために不可欠な配慮です。

テンプレートの使い回しによる宛名ミスに注意する

個別送信を行う際に最も注意すべきなのが、テンプレートの使い回しによる宛名ミスです。

他の応募者の氏名や会社名が残ったまま送信してしまうと、一斉送信以上に悪い印象を与えてしまいます。

送信ボタンを押す前に、宛名や本文の内容に間違いがないか、複数回確認する体制を整えましょう。

企業の評価を下げないよう丁寧な言葉遣いを徹底する

不採用はデリケートな内容であるため、言葉遣いには細心の注意を払わなくてはなりません。高圧的、あるいは事務的すぎる表現は避け、応募者の心情に配慮した丁寧な言葉を選びましょう。

区分	表現例
避けたい表現	貴殿は不採用となりましたので、ご連絡いたします。
望ましい表現	慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回はご期待に沿いかねる結果となりました。

クッション言葉を効果的に使い、文章全体を柔らかい印象にすることが大切です。

相手への敬意を忘れず、企業の品格が伝わるような言葉遣いを徹底しましょう。

ポジティブな表現で締めくくり、後味の悪さを残さない

不採用という残念な結果を伝えるメールだからこそ、最後はポジティブな表現で締めくくる配慮が求められます。

応募者が気持ちを切り替え、次の活動に進めるような言葉を添えましょう。

この言葉は通称「お祈りメール」の由来ともなっていますが、応募者の未来にエールを送るという本来の意味に立ち返り、心を込めて記載しましょう。

後味の悪さを残さない締めくくりが、企業のイメージを向上させます。

【コピペで使える】書類選考の不採用通知メール例文集

ここでは、様々な状況に合わせて使える不採用通知のメール例文を7つ紹介します。

自社の状況や応募者に合わせて内容を調整しましょう。

各例文には、使い方のポイントもあわせて記載しています。

これらの例文をベースに、自社らしい誠実さの伝わる通知文を作成しましょう。

書類選考後の不採用通知のメール例文

書類選考後に送る、最も基本的な不採用通知の例文です。

応募への感謝を伝え、選考結果と応募書類の取り扱いについて明確に記載します。

企業の誠実な姿勢を示す、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

面接後の不採用通知のメール例文

面接後に不採用を通知する場合は、応募への感謝に加え、面接に来てくれたことへの感謝も伝えましょう。

書類選考の段階よりも、応募者が選考に費やした時間と労力は大きくなっています。

その点への配慮を示すことが大切です。

応募書類を返却する場合の不採用通知のメール例文

応募書類を返却する場合は、その旨を明確に記載しましょう。

いつ、どのような方法で返却するのかを具体的に伝えることで、応募者は安心できます。

郵送で返却する場合は、発送日を明記するとより親切な印象になります。

応募書類を責任をもって破棄する場合の不採用通知のメール例文

応募書類を返却せず、企業側で破棄する場合の例文です。

個人情報の取り扱いは応募者が気にする点なので、「責任をもって破棄する」ことを明確に伝えます。

個人情報保護方針に則った対応であることを示し、信頼性を確保しましょう。

今後の別ポジションで再連絡の可能性を残す場合の例文

今回は採用に至らないものの、候補者の経歴やスキルに魅力を感じ、将来的に別のポジションで声がけをしたい場合に使う例文です。

期待感を与えすぎないよう、あくまで「可能性がある」というニュアンスで伝えるのがポイントです。

アルバイト・パート向けの不採用通知のメール例文

アルバイトやパートの応募者へ送る不採用通知です。

正社員採用と同様に丁寧な対応を基本としますが、やや簡潔な表現に調整しても問題ありません。

今後の顧客になる可能性も踏まえ、誠実な印象を残すことが求められます。

転職エージェント経由の候補者へ送る場合の例文

転職エージェントから紹介された候補者への不採用通知は、候補者本人ではなく、エージェントの担当者宛てに送ります。

候補者名と選考結果を明確に伝え、これまでの協力への感謝を述べることが大切です。

書類選考の不採用通知で応募者から返信があった場合の対応方法

不採用通知を送った後、応募者から返信が届くケースも想定されます。

どのような内容であっても、企業の代表として誠実に対応することが、最終的な企業イメージを決定づけます。

事前の準備で、慌てず対応できるようにしましょう。

ここでは、応募者からの返信内容に応じた3つの対応方法を具体的に解説します。

感謝の気持ちを伝えられた場合は簡潔に返信する

応募者から丁寧な返信や、感謝の言葉が届いた場合は、それにこたえる形で簡潔に返信するのが望ましい対応です。

相手の気遣いに対して真摯にこたえることで、企業のイメージアップにつながります。

「ご丁寧に返信をいただき、誠にありがとうございます。〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」といった内容で十分です。

ここで返信を無視してしまうと、せっかくの良い関係を損なう可能性もあるため、一言でも返信することを推奨します。

不採用理由を質問された場合は丁重にお断りする

応募者から不採用の理由を尋ねる連絡があった場合は、具体的な回答は避け、丁重にお断りするのが原則です。

回答してしまうと、内容についてさらなる質問やトラブルに発展するリスクがあるからです。

相手の知りたい気持ちに配慮しつつも、毅然とした態度で一貫した対応をとることが求められます。

曖昧な返答はかえって不信感を招くため、明確にお断りの意思を伝えましょう。

返信は基本的に不要であることを事前に伝える

応募者に返信の手間をとらせないよう、最初の不採用通知メールに「返信は不要である」旨を書き添えておくのも有効な方法です。

この一文があることで、応募者は返信すべきか悩まずにすみます。

この配慮により、企業側も返信対応の工数を削減できるという利点があります。

定型文として、テンプレートに加えておくのが良いでしょう。

書類選考の不採用通知に関するよくある質問

ここでは、書類選考の不採用通知に関するよくある質問に回答していきます。

不採用通知はメールと郵送どちらが良い?

結論として、現代の採用活動ではメールでの通知が一般的です。

応募者もメールでの連絡を想定している場合が多く、迅速に結果を伝えられるという利点があります。

郵送は、より丁寧な印象を与える場合もありますが、時間とコストがかかります。

通知方法	メリット	デメリット
メール	迅速に通知でき、コストがかからない	事務的な印象を与えやすい、開封されない可能性がある
郵送(書面)	丁寧で誠実な印象を与えやすい	時間とコストがかかる、応募者が受け取るまで遅延する

企業の考え方や応募者の年齢層にもよりますが、スピード感を重視するならメールが適しています。

最終面接など、選考段階が進んだ場合は郵送を選ぶ企業もあります。

不採用通知の連絡はいつまでに行うべき?

不採用通知の連絡時期に法的な決まりはありません。

しかし、応募者の心情や次の活動を考慮すると、できる限り早く連絡するのが望ましいです。

連絡が遅れると、応募者は企業に対して「管理がずさん」「誠意がない」といった不信感を抱きます。

もし選考に時間がかかる場合は、その旨を一度連絡しておくと、応募者は安心して結果を待てるでしょう。

応募書類は返却する義務があるのでしょうか?

応募書類の返却は、法律で定められた義務ではありません。

そのため、返却しないことが法的に問題となるわけではありません。

ただし、応募者から返却を求められた場合や、企業のプライバシーポリシーに返却を明記している場合は、誠実に対応する必要があります。

近年は個人情報保護の観点から、トラブル防止のために応募書類をデータで受け取り、選考後は責任をもって破棄する企業が増加しています。

一度不採用にした人を再度採用候補にしても良い?

一度不採用にした応募者を、別のポジションで再度採用候補とすることは何ら問題ありません。

むしろ、企業の採用活動において有効な戦略の一つといえます。

前回の選考から時間が経ち、応募者が新たなスキルや経験を身につけている可能性もあります。

「今回は縁がなかったが、優秀な人材だ」と感じた場合は、本人の許可を得た上で情報を保管し、将来の採用につなげる仕組みを検討する価値は十分にあります。

連絡しない「サイレントお祈り」は問題がありますか?

選考結果を通知しない、いわゆる「サイレントお祈り」は、企業のブランドイメージを著しく損なうため、避けるべき対応です。

応募者は多くの時間と労力をかけて選考に参加しており、結果を待つのは当然の権利といえます。

採用活動は、企業の姿勢が社会から見られているという意識をもって臨むことが不可欠です。どんなに多忙であっても、結果に関わらず全ての応募者へ誠実に通知を行うのが、企業として果たすべき最低限のマナーです。

まとめ

書類選考の不採用通知は、応募者への配慮が伝わる誠実な対応が重要です。

たとえ不採用という結果でも、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、企業のブランドイメージを守り、将来の良好な関係へとつなげられます。

最後に、不採用通知で応募者の印象を下げないための5つの注意点をおさらいしましょう。

これらのポイントと記事内で紹介した例文を参考に、さっそく実践してみましょう。

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貴社の採用活動の参考になれば幸いです。