「採用フローを最適化したい、どうすればいいのかわからない…」

「うちの会社にはどんな採用フローが合っているの」

こういった疑問をお持ちの採用担当者様に向けた記事です。

採用活動では適切なフローを設計することが成功への第一歩です。

応募者の体験を向上させながら、効率的に優秀な人材を見極められる仕組みを作れば、採用の質と量を両立できます。

「でも、どうやってフローを作ればいいの…」と悩みますよね？

この記事では、採用フローの基礎知識から新卒・中途別のテンプレート、設計の8ステップまで完全解説しています。

人材採用の効率を高め、採用の目標を達成したい方は、最後まで読んでみてください。

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採用フローとは

企業が求人を始めてから内定後の入社までを一まとまりにした仕組みです。定めた流れがあれば、担当者間で役割をすり合わせながら採用活動を進められます。

各段階で応募者や社内の状況を把握し、不要な作業を回避できるため、結果的に業務効率の向上を狙えます。

採用フローを作る3つのメリット

採用フローがあれば必要人材を集める道筋が明確になり、社内全体で連携しやすくなります。

以下の3点を意識すれば、円滑な進捗管理と選考精度の向上が見込めます。

メリットを1つずつ解説していきます。

業務の可視化

候補者が今どのステップにいるか一目で把握できる仕組みを整えると、無駄な確認や入力の重複が少なくなります。

さらにATS（採用管理システム）などを活用すると、操作のたびに別画面を開く手間が減り、スピーディーに合否連絡やフォローが可能です。連鎖的に作業効率が上がるため、他の業務に時間を回す余裕が生まれる可能性があります。

社内の認識ズレ防止

採用フローを全員で共有していないと、同じ企業でもバラバラの基準や進行段階で動く場合があります。内部で混乱が起きやすい例は以下のとおりです。

多くの人が採用に関わるほど意思疎通が求められます。採用フローをあらかじめ示しておくと、誰もが同じ流れで選考を進めるため、候補者への連絡も一貫性を保ちやすくなります。

採用戦略を改善しやすい

募集から内定までの流れを振り返れば、どの工程が課題か把握しやすくなります。以下の表は、見直し対象となる主な項目をまとめたものです。

項目	具体的な見直し例
書類選考の基準	応募者が少ない場合は、要件を幅広くしたりスクリーニング基準を調整したりする
面接手法	グループディスカッションに変えたり、質問テンプレートを統一したりする
内定後フォロー	入社前の懇親会やメンター制度を導入して、辞退を減らす
選考スケジュール	時間がかかりすぎるなら、リソースを再配分して短縮を図る

採用フローを記録しておけば、書類選考から入社までの進捗や離脱理由を振り返る際に役立ちます。各工程の課題を数値化できれば改善策を立てやすくなり、翌年度や次の採用活動で対策を実行しやすいでしょう。

採用の選考フローチャート5ステップ

新卒や中途を問わず、大まかな採用フローは以下の5ステップです。

まずは1ステップずつ解説していきます。

①募集

まずは候補者を集める段階から始めていきます。募集のチャネルを複数に分けておくと、幅広い母集団を形成しやすくなります。

応募が集まってから準備を始めると作業が慌ただしくなるため、書類受付の流れや連絡手順をあらかじめ定めておくことが望ましいです。多くの候補者がエントリーした場合でも、書類を取りこぼさずに確認できるよう管理体制を整えておきましょう。

②選考

募集がきたら、エントリー情報を基に選考を進めます。選考での代表的な手法は以下のとおりです。

選考手法の例	ポイント
書類審査	履歴書や職務経歴書で経験・経歴をチェック
筆記試験	一般常識や専門知識を見極める
適性検査	候補者の性格や強み・弱みを数値化する
グループワーク	チームでのコミュニケーションやリーダー性を把握
Webテスト	自宅受験など時間・場所を選ばない柔軟性がある

書類審査は応募者の経歴を見極める段階なので、評価基準を事前に定めておくと判断が早まります。筆記やWebテストを実施する場合は日程を明確に設定し、候補者へ早めに案内すると離脱を防ぎやすいです。

③面接

書類やテストを通過した候補者と面接します。面接には以下のような種類があります。

面接の例	内容
一次面接	人事担当や若手社員が応募者の人柄や基本的な志向を確認する
二次面接	配属先のリーダーが実務面・専門知識・適性などをチェックする
グループ面接	複数の候補者をまとめて評価し、協調性や発言内容を比較する
最終面接	役員や経営層が最終的に合否を判断し、企業との相性を見定める

短時間で多くの項目を評価するため、質問リストや候補者のエントリー情報を事前に読み込むとスムーズに進みます。面接後は合否基準に基づいて決定し、落ちた人にも早めに通知する姿勢が望ましいです。

④内定

書類選考や面接を通過した人材に内定を伝えます。内定を出した後に辞退される恐れがあるため、内定後のフォローが必須です。

内定辞退を抑えるには、入社後の姿を具体的に伝える取り組みが有効です。

また、入社までに定期的に連絡すれば、漠然とした不安を軽減できるでしょう。さらにオフィス見学や懇親会を用意すると人間関係を築くきっかけとなり、内定者が新しい環境へ踏み出す意欲を高められます。

社内で連絡体制を整備し、担当者が疑問や要望を受け付ける仕組みを準備すると、早期離脱を防ぎやすいです。

⑤入社

入社した人材がすぐ辞めないためにも、入社後のフォローが必須です。具体的には、以下のようにオンボーディング対策を進めていきましょう。

入社直後の悩みが放置されると早期退職につながる恐れがあるため、コミュニケーションを増やし、小さな不安にも対応する仕組みを整えておきましょう。

新卒の採用フローのテンプレート10選｜フロー図あり

新卒採用を成功させるには、自社に合うフローを見つけましょう。以下のテンプレートを参考に、自社の状況や求めたい人材に合わせたフローを検討してみてください。

それぞれのフローのメリット・デメリット・どんな企業に合っているかも解説していきます。

標準型採用フロー

多くの企業が取り入れる、もっとも定番のフローです。

説明会で企業理念や仕事内容を伝えてから、筆記試験や適性検査を組みます。面接を複数回に分けるため、じっくり人柄や適性を見極められます。

一方で、期間が長引くと内定承諾までに時間を要する点も踏まえて検討しましょう。

項目	内容
メリット	複数ステップで慎重に見極められる。 候補者への説明機会が多く、不安を減らしやすい。
デメリット	面接回数が多いと日程調整が増え、意思決定が遅れやすい。 ライバル企業に先を越される危険がある。
どんな企業に合っているか	採用人数が多い企業。 評価プロセスを重視する企業や、じっくり選考したい場合に適している。

内定までの期間が長いため、途中の離脱を防ぐ場合は面接回数を減らしたり、早めに選考結果を知らせたりする工夫が必要です。

説明会・グループワーク一体型フロー

説明会で企業概要を説明したあと、その場でグループワークや筆記試験を実施する形式です。

説明会と選考が同時に進むため、応募者の負担が少なく、企業側も母集団から素早くスクリーニングできます。ただし参加人数が多い場合、準備に手間がかかりやすい点に注意しましょう。

項目	内容
メリット	応募者が説明会だけで終わらず、その場で選考に進むため応募率が高まる。 スピーディーな判断が可能。
デメリット	準備や会場手配が大がかりになりやすい。 短時間でグループワークまでこなすので企業説明が浅くなりやすい。
どんな企業に合っているか	即戦力となる学生を早めに確保したいベンチャーや、新卒採用に迅速さを求める会社。 イベント運営のリソースがある場合におすすめ。

会場準備や綿密にスケジュール設計しながら、説明会＋グループワークで学生のコミュニケーション力や適性を素早く見極める必要があります。

インターンシップ経由の採用フロー

実務体験を通じて候補者と企業の相性を確認する方法です。

インターン中に実際の業務に触れるため、学生は勤務イメージが沸き、企業側も素質やコミュニケーション力を見極めやすいです。導入時は各部門の協力が必要なので、受け入れ体制を整備する必要があります。

項目	内容
メリット	業務体験を通じて相性を判断できる。 長期インターンなら学生の実力や協調性を把握しやすい。
デメリット	受け入れ準備や指導担当の負担が増えやすい。 学生が学業と両立しにくい場合、参加者数が限られるケースもある。
どんな企業に合っているか	成長意欲の高い学生を早期に発掘したいベンチャーや、専門知識が必要な職種。 長期的な人材育成体制がある会社。

インターン期間中に適性を確認できるため、長期的に活躍する若手を育てたい企業に向いています。

ダイレクトリクルーティング型フロー

企業側から候補者へアプローチし、早い段階で接点を持つ手法です。

登録データを基にスカウトするため、学業成績やサークル活動などを根拠に接触できるのが利点です。候補者には「自分を必要としてくれる企業」という好印象を与えやすい一方、複数社から声がかかる学生もいるため早めの対応が求められます。

参考記事：【徹底比較】ダイレクトリクルーティングのメリット5選｜他の手法と何が違う？

項目	内容
メリット	企業が能動的に候補者へアプローチでき、早い段階から興味を引きやすい。
デメリット	学生が複数のスカウトを比較検討するため、他社に奪われる恐れがある。短期間で訴求力ある情報提示が必要。
どんな企業に合っているか	特定スキルや志向を持つ学生をターゲットにしたいIT企業や、差別化したアプローチを重視する会社。

スカウトメールで企業の魅力をわかりやすく伝えると、カジュアル面談への誘導がスムーズになります。そこから面接までの流れを短縮するとスピード感を出せるでしょう。

オウンドメディア経由の採用フロー

自社メディアから候補者を集める手法です。

独自に記事や動画を発信し、社風や事業内容を伝えられるのが特徴です。候補者は自発的にページを閲覧するため、企業に共感しやすく応募の質も高まりやすいでしょう。

一方で、メディアを育成するにはコンテンツ作成に手間がかかります。

項目	内容
メリット	自社ブランディングと採用活動が可能。 候補者が共感したうえで応募しやすい。
デメリット	記事や動画を継続的に発信する手間がかかり、効果が出るまで時間がかかる可能性がある。
どんな企業に合っているか	社員のストーリーや事例を積極的に発信できる企業。 企業PRを自前で強化したい会社。

オウンドメディアを通じてファンを作り、そのまま応募につなげます。記事や動画に共感した学生ほど社風への理解があり、早期退職も抑制しやすくなります。

参考記事：【完全解説】オウンドメディア採用の成功事例｜成功する10ステップ

テスト型フロー

筆記試験や適性検査を選考の最初に配置し、ある程度のスキルや基礎能力を判断するフローです。

筆記テストやWebテストを初期段階で実施することで、大人数の応募者を効率よくスクリーニングできます。集団面接やグループディスカッションの前にテストで足切りをすることで、面接官の負担を抑えられますが、学力偏重にならないよう注意しましょう。

項目	内容
メリット	応募者数が多い場合でも一定基準でスクリーニングが可能。 面接工数を削減しやすい。
デメリット	テストだけでは人柄やカルチャーとの相性を見抜きにくい。 学力以外の面を見落とす危険がある。
どんな企業に合っているか	大量採用する大手や、学力や数値スキルが重視される業界。 応募者が多くテストでのスクリーニングを重視したい企業。

テスト重視型の場合、落としたくない人材を見逃さないためにも面接や人事面談でカバーする工夫が欠かせません。

早期選考・リクルーター面談型フロー

早めに優秀な学生を確保したい企業が導入する方法です。

学生の就職活動が本格化する前にスカウトしたり、OB・OG訪問を誘導して志望度を高める施策が中心です。少人数を対象に手厚くアプローチするため、人事と現場の連携が必要です。

項目	内容
メリット	競合が始まる前に優秀な層を囲い込みやすい。 学生と密に交流でき、早期辞退を防ぎやすい。
デメリット	リクルーターの育成やスケジュール調整が必要。 学生によっては他社との比較検討を続けるため油断できない。
どんな企業に合っているか	人材獲得競争が激しい業種や高いスキルが要求される職種。 計画的にOB・OGを動かせるだけの社内体制がある会社。

現場社員が学生の相談相手になり、企業の良さを伝えると、早い段階で内定を出せる可能性があります。応募者との接点を増やし、選考前から好意度を高めましょう。

オンライン完結型フロー

遠隔地や海外の候補者にアプローチしやすい方法です。対面不要のため移動負担が小さく、短期集中で選考を終える動きも期待できます。

会社説明から内定までをリモートで進めるため、短い期間で採用活動を完了させやすいです。ただし、映像では社内の雰囲気を伝えにくい点もあります。内定者フォロー時に細かな質問を受け付けると、オンラインならではの不安を和らげられるでしょう。

項目	内容
メリット	全国・海外からでも候補者を集めやすい。 スケジュール調整が容易でスピーディーに選考が進む。
デメリット	映像や音声だけでは企業カルチャーを体感しにくい。 通信トラブルが発生すると意思疎通が難しい。
どんな企業に合っているか？	リモートワークを推進するIT系や全国規模で採用したい会社。 遠隔の候補者を含めて短期間で進めたい企業。

オンライン完結型を選ぶ企業は、後日オフィス見学の機会を設けて雰囲気を補足すると早期辞退を防ぎやすくなります。

体験ワークショップ型フロー

仕事の実態やチームワークを体感させることで、候補者に業務のリアルを伝える方法です。

ワークショップでは小規模プロジェクトや短期課題を用意して、候補者が自社の業務プロセスを試せる例が多いです。仮想プロジェクトのゴール設定やチーム内での役割分担を見ると、コミュニケーション力やリーダー性を見極めやすいでしょう。

ただし、企画準備や当日の運営に負荷がかかります。

項目	内容
メリット	実践に近い環境で適性を確認できる。 候補者側も企業の雰囲気を深く理解し、ミスマッチを防ぎやすい。
デメリット	ワークショップの準備が手間になりやすい。 学生が集まりにくい時期だと参加者数が限定される可能性がある。
どんな企業に合っているか	プロジェクト型の業務やクリエイティブ分野など、実践力を重視する企業。 準備リソースが確保できる会社。

チームでのやり取りを通して入社後の働き方をイメージしてもらえます。ワークショップ後にフィードバックすると、候補者との信頼関係を深めやすいです。

マッチングイベント型フロー

合同企業説明会やマッチングイベントを活用して、一度に多くの学生と接点を持てます。

イベントで複数社を比較している学生の興味を引けば、選考に進んでもらいやすくなります。企業側も短い時間で早期にスクリーニングできる反面、説明ブースの運営や資料準備が必要です。

学生の来場数や関心度は事前の告知やイベント内容によって変わるため、宣伝計画やブース構成を入念に考えましょう。

項目	内容
メリット	多数の学生と一度に接触しやすい。 イベント内で簡易面談することで一次審査も早めに行える。
デメリット	他社とのブース競合が激しく、印象づけに工夫が要る。 短い対話時間しか確保できないケースがある。
どんな企業に合っているか	来場人数が多いイベントに参加し、母集団を拡大したい企業。 ブース運営のリソースを確保できる会社。

イベント後の本選考へ繋げるには、その場で魅力を伝えつつ、早期にフォローアップの連絡を入れると有効です。

中途採用の採用フローのテンプレート11選｜フロー図あり

続いて、中途採用でよくある採用フローを解説していきます。

こちらも各フローのメリット・デメリット・どんな企業に合っているかを解説するので、採用フロー構築の参考にしてみてください。

標準型中途採用フロー

まずは最もオーソドックスな流れです。複数の部署が関わる場合でも把握しやすく、書類や面接で慎重に見極めるスタイルです。

書類でおおまかなスキルや経験を確認し、面接を重ねることで企業カルチャーやチームへの適合度をチェックします。最終面接で責任者が合否を決定し、内定者には給与や勤務条件を交渉します。

入社後もフォローすることで、早期離職のリスクを低減できます。

項目	内容
メリット	各工程でじっくり見極めが可能。 大人数でも採用の抜け漏れを防ぎやすい。
デメリット	面接回数が増える分、候補者が他社へ流れる危険がある。 スケジュール調整も多く担当者の負担が高まりやすい。
どんな企業に合っているか	総合的に評価してから採用を決めたい大手や、安定した進捗管理を重視する会社。

採用人数が多い企業や、部門責任者が慎重に人選したい場合に向いています。

スピード重視・即決型フロー

即戦力確保に向くスピード重視のフローです。短期集中で候補者を決めたい場合に良いでしょう。

候補者が在職中でも都合をつけやすいよう、休日や夜間に面接する場合もあります。面接を1日で終わらせるメリットは、他社へ流れにくい点ですが、短時間で人材を見極めるには面接官のスキルが求められます。

項目	内容
メリット	内定を出すのが早いため、候補者が他社と比較する前に意思決定を促しやすい。
デメリット	面接時間が短く十分な評価が難しい。 部署横断の合意形成が追いつかない場合もある。
どんな企業に合っているか	即戦力の採用競争が激しいベンチャーや、常に人手不足の会社。 スピード優先の文化がある企業。

短期間で採用を終えたい場合でも、候補者が納得できる情報提供や面談対応は欠かせません。

ダイレクトリクルーティング型フロー

企業が候補者を検索し、直接アプローチする手法です。能動的な求人活動で、必要人材に狙いを定めやすいですが、候補者は他社スカウトと比較している可能性が高いです。

自社からスカウトを送るため、候補者には「求められている」印象を与えやすいです。一方で、人気候補者は複数企業から誘われているため、短い期間で魅力を伝える工夫が必要です。

項目	内容
メリット	ターゲットを絞り込めるため、最適な人材と早期に接触しやすい。
デメリット	効果的な訴求を考える工数が増えがち。
どんな企業に合っているか	特定の専門職やハイレベルなスキルを求める企業。採用担当が積極的なアプローチを得意とする会社。

カジュアル面談で候補者の話をよく聞きつつ、企業ビジョンや職場環境をアピールし、信頼関係を構築しながら採用に繋げていきます。

リファラル採用型フロー

社員の知人や友人を紹介してもらうリファラル採用も有力な手段です。社内からの推薦ゆえ、カルチャーフィットを期待できるケースが多いです。

現場社員が推薦するため、お互いが働くイメージを共有しやすいです。紹介報酬などを設定する企業もありますが、あまりにも報奨を大きくすると推薦の質が下がる場合があるためバランスに注意しましょう。

項目	内容
メリット	ミスマッチが起きにくい。 社員の紹介で安心感がある分、候補者も応募しやすい。
デメリット	社員のネットワークに依存するため、対象が限られる。 公平性を保つためのルールが欠かせない。
どんな企業に合っているか	社内コミュニケーションが活発な組織や、離職率が低い企業。

候補者には担当部署のメンバーを交えたカジュアル面談を実施し、具体的な業務や職場の雰囲気を伝えましょう。

参考記事：リファラル採用が難しい理由とは？注意点や失敗しないコツも解説

エージェント活用型フロー

人材紹介会社（エージェント）を通じて、即戦力人材や専門スキル保有者を短期間で確保する方法です。

エージェントが事前に候補者をスクリーニングしてくれるため、効率よく採用活動を進めやすいです。ただし、紹介料は「転職者の年収の20〜40%」と高額になる場合が多いです。

項目	内容
メリット	エージェントに採用活動の一部を代行してもらえるため、手間を省きやすい。
デメリット	エージェント手数料が高額になりがち。
どんな企業に合っているか	即戦力を早期に集めたい企業や専門職採用を急ぐ会社。費用を負担してでもリソースを節約したい企業。

エージェントに希望のスキルや企業文化をしっかり伝え、自社にマッチする候補者を紹介してもらいましょう。

参考記事：人材紹介（転職エージェント）の手数料相場｜他の採用チャネルとの比較

カジュアル面談重視型フロー

書類選考の前後にカジュアル面談を設け、候補者とのミスマッチを早期に減らす方法です。

最初にリラックスした場を作り、候補者が気になる点を解消しやすくなるのが特徴です。本選考の前に企業理解を深め、職場見学や社員とのコミュニケーションで、内定辞退や早期退職を抑えられる可能性があります。

一方、面談回数が増えるため、担当者の工数が多くなる点に注意しましょう。

項目	内容
メリット	候補者が本音を話しやすい環境を作りやすい。 応募へのハードルが低く、興味を持ってもらいやすい。
デメリット	面談回数が増え、担当者の負担が高まりやすい。 スピード感が欠けると他社に流れる恐れがある。
どんな企業に合っているか	社風やチーム感を重視するベンチャーや、職場のリアルを早期に示してミスマッチを減らしたい会社。

候補者と双方向で情報交換を進めるカジュアル面談を設けて、自社が「候補者の課題を解決できる企業」であることをアピールすると効果的です。

オンライン完結型フロー

すべての面接や手続きをリモートで進める手法です。遠方や海外在住者ともやり取りしやすく、短い期間で完了しやすい点が特徴です。

ネット回線や機材を整えておくことで、スケジュール調整が円滑になります。

企業カルチャーを深く知ってもらうには、補足の資料や社内動画を準備すると効果的です。

ただし、映像と音声のみでは職場の空気感が伝わりにくく、コミュニケーションのすれ違いが生じる場合もあります。

項目	内容
メリット	候補者が移動なしで参加でき、全国・海外から人材を集めやすい。スケジュールの柔軟性が高い。
デメリット	現場の雰囲気が伝わりにくく、候補者の細かい反応を把握しにくい。ネット環境によってはトラブルが起こる場合もある。
どんな企業に合っているか	リモートワーク中心のIT企業や、全国規模で採用したい会社。短期決着を重視するベンチャー企業など。

面接後に追加のオンライン座談会などを設けて、候補者の不安を払拭すると早期辞退を防ぎやすくなります。

試験選考型フロー

専門スキルや実務能力が重視される職種に多い方法です。筆記や実技テストを初期段階に入れて、基礎力を確認します。

実技テストはコードレビューや制作物評価で技術力を見たり、プレゼンでコミュニケーション能力を見極めたりする場合があります。

事前にテスト内容を明示しておくと候補者が準備しやすく、応募率アップにもつながります。ただし、テスト結果だけでは企業風土との親和性を判断しにくいので、面接や会話の時間も確保することが望ましいです。

項目	内容
メリット	多数の応募者からスキル面でふるい分けできる。 制作物を通じて即戦力を発見しやすい。
デメリット	学力や技術力以外の適性が見えにくい。 候補者の負担が大きく離脱を招きやすいケースもある。
どんな企業に合っているか	技術系やクリエイティブ系で実務能力を重視する会社。 課題テストなどに抵抗のない候補者を求める企業。

テスト型でも、人柄やコミュニケーションを見る場を用意すると早期退職のリスクを減らしやすいです。

プロジェクトベースの選考

実際のプロジェクトや短期イベントでの成果を評価する手法です。ハッカソンやコンペ形式を取り、チームや個人の成果物をもとに合否を決定します。

短期間に集中した業務体験を共有すると、スキルだけでなく意欲や協調性を見極められます。

コードレビューやデザインレビューの場を設け、実際の仕事感をすり合わせる企業もあるでしょう。運営コストが高くなるため、担当部署と協力してスケジュールと内容を組み立てることが不可欠です。

項目	内容
メリット	実践的な課題を通じてスキルと人柄を把握しやすい。 候補者も企業環境を体感でき、ミスマッチを減らしやすい。
デメリット	イベントの企画や会場準備に手間がかかる。 短期間では深い人柄評価が難しい場合もある。
どんな企業に合っているか	IT系やクリエイティブ領域など、プロジェクト形式の業務が主体の企業。 斬新な採用イベントを開けるリソースがある会社。

面接だけでは見えにくい柔軟性やリーダーシップを確認できるので、ハイレベル人材の採用を目指す際に活用しやすいです。

現場体験・職場見学型フロー

実際の職場を見学したり、短期間の体験を組み込む方式です。介護や飲食、サービス業など、現場の動きが重要な業界で取り入れられることが多いです。

簡易面接の後で1日程度働いてもらうと、業務の雰囲気や人間関係を肌で感じやすくなります。候補者は入社後のギャップを避けられ、企業も「現場ですぐに活躍できるか」をリアルに確かめられるでしょう。

項目	内容
メリット	働く場所を直接確認できるため、候補者が安心して判断できる。 企業側も短期間で適応力をチェックしやすい。
デメリット	当日の繁忙度に左右されやすく、十分なアピールができない可能性がある。 準備が足りないと混乱が起きる。
どんな企業に合っているか	接客や対人サービスなど、実務環境を重視する業種。 短時間でも現場での動きを観察し評価したい会社。

短い体験だけでまかないきれない内容は、最終面接で補足質問すると判断精度が上がります。

トライアル雇用・業務委託型フロー

最初は業務委託や有期雇用で働いてもらい、一定期間を経て正社員として登用する形式です。ミスマッチが起きた場合、双方がリスクを抑えられる点が注目されています。

一定期間の就業で人柄やスキル、チームへの溶け込み方を見極め、その後に正式雇用を決定します。ただし、候補者によっては試用的な扱いに抵抗を感じる場合があるため、事前の説明で納得してもらうことが不可欠です。

項目	内容
メリット	本採用前に実働を見られるため、早期離職のリスク低減が期待できる。 候補者側も試す期間がある。
デメリット	社会保険や福利厚生の扱いなど、人事手続きが煩雑になりやすい。 候補者によって試験的な期間への抵抗感が発生する場合もある。
どんな企業に合っているか	短期で即戦力を試したいITベンチャーや、急成長中で柔軟な採用形態を導入したい会社。

一定期間に業務への取り組み方やコミュニケーションを評価するため、現場との連携を密に取りながら判断を進めるのが望ましいです。

採用選考フローを設定する8ステップ

採用の成果を左右する選考フローは、各ステップを正確に押さえるだけでなく、自社の戦略に合わせた最適化が欠かせません。

以下の8ステップで採用フローを作っていきましょう。

1ステップずつ解説していきます。

①ゴール設定

採用人数や時期・期間・予算などを最初に定めると、ゴールが明確になります。予算内で何人をいつまでに採用したいか、どれほどの期間で進めるかをあらかじめ決めると、社内連携が取りやすくなるでしょう。

ゴール設定の例は以下のとおりです。

項目	例
採用人数	2名（営業担当）
時期	年度末までに内定を出す
期間	書類受付開始から1ヶ月で採用完了を目指す
予算	採用媒体費や面接会場費など合計100万円

短い期間で募集を終えたいなら、面接回数を最小限に調整する手もあります。大人数を採用する場合は、面接官を増やしたり日程を多めに確保しておくなど工夫が必要でしょう。

ゴールを社内で共有すると、スケジュール策定やコスト見積もりがスムーズに進みます。

②ペルソナ設定

自社が望む人材像をペルソナとして明確にすると、採用活動のズレを最小限にできます。必要スキルや志向性を細かく言語化すれば、求人票に盛り込むアピールポイントも整理しやすくなります。

周囲との認識が統一されるので、書類や面接での評価を同じ基準で進められるメリットもあります。

ペルソナを設定する手順は以下のとおりです。

ペルソナ設定の詳細は、採用ペルソナの作り方完全ガイド｜テンプレートと7ステップのフレームワークを参考にしてみてください。

無料から始めて、試しながら導入を検討してみてください。

③採用基準を決める

選考開始前に採用基準をはっきりさせておくと、面接官による評価のばらつきを抑えやすくなります。必要なスキルや経験のほか、カルチャーフィットや成長意欲なども基準に含めると総合的に判断しやすいです。

あらかじめ合意された基準に沿って面接できれば、企業側も候補者側も納得度が増すでしょう。

具体的には「Must要件」と「Want要件」を設定しておくと判断しやすいです。

項目	例
Must要件	3年以上の営業経験、普通自動車免許、基本的なPC操作スキルなど
Want要件	マネジメント経験、英語でのメール対応、マーケティング知識など

Must要件に届かない候補者は面接対象外にしたり、最終の候補者で迷う場合はWant要件で決定したりするなど、線引きをしておくと判断が早まります。

④採用チャネルの選定

ペルソナと採用基準が定まったら、どのチャネルで募集するかを考えます。実際のターゲットに合ったメディアや方法を選べば、効率よく人材を集められるでしょう。

チャネルごとに得意分野が違うため、自社が求める層が多そうな媒体を選ぶのがコツです。代表的なチャネルは以下のとおりです。

採用チャネル	特徴
求人サイト	幅広い層にアピールできる
ハローワーク	無料で募集できる
人材紹介（エージェント）	即戦力を短期間で確保しやすい
ダイレクトリクルーティング	企業が求める人材に直接アプローチできる
リファラル採用	社員からの紹介でミスマッチが少ない
オウンドメディア	自社の魅力を深く伝えられる

複数のチャネルを組み合わせて、応募数や応募質を考慮しながら最適化を進めましょう。

各チャネルの特徴は、以下の記事も参考にしてみてください。

低コストで人材を採用したい場合は、HELLOBOSSがおすすめです。

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有料版だと求人につき月額4,000円〜利用できて、スカウトメールを送り放題です。

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⑤採用フローの設計

次に実際のフローを作り上げていきます。たとえば「募集→書類選考→面接→内定→オンボーディング」のように工程を並べ、各工程で誰がどの役割を担うかを決めておくと調整がしやすいです。

募集開始から入社までの期間を逆算し、応募開始日や面接予定日をブロックしておけば、忙しい時期やメンバーの不在にも柔軟に対処できます。採用フローを詳細に決めると、候補者に案内する際もスムーズです。

また、進捗が遅れたらどの工程を見直すのか把握しやすくなるので、管理面での負担が減ります。

⑥社内への共有

採用フローが完成したら、関係者に周知して全員で同じ流れを認識します。人事だけでなく、面接官や現場リーダー、役員もスケジュールを把握しているのが理想です。

面接官が「どのタイミングで何を聞くか」を前もって知っていると、候補者にも一貫したメッセージを伝えられます。社内連携が取れていれば、応募者への連絡ミスや評価の重複が少なくなるでしょう。

早い段階で共有して、疑問点やタスクのズレを払拭するのがコツです。

⑦採用KPIの設定

採用で数値を追わないと、どこに力を入れるべきか把握しにくくなります。採用KPI（Key Performance Indicator）を設定して、進捗や達成度をデータで管理すると判断が早まります。

歩留まり率や面接通過率が不調なら、選考基準を調整するなど具体的な対策を打ち出せます。

以下は採用KPIを設定するステップです。

採用KPIの設定方法については、採用KPIを設定する5ステップ｜4つの運用のコツと注意点も解説に詳しくまとめています。

⑧PDCAを回して改善

1回の採用で完結せず、データをもとにPDCAを回すと成果が上がりやすいです。歩留まり率を出して原因を分析し、次の採用に生かす形が理想的です。

以下は採用活動のPDCAの具体例です。

項目	対策例
Plan	面接辞退率が高い工程を特定し、日程調整や事前説明を強化する計画を立てる
Do	面接前に企業情報や面接官のプロフィールを共有し、候補者の不安を減らす
Check	辞退率や面接後のアンケートで改善度合いを確認
Action	次の採用で改善策を正式に組み込み、辞退率がどれだけ下がったかをさらに計測する

歩留まり率は「対象工程通過者数÷その工程の総数×100」で計算します。書類選考から一次面接へ進んだ人数が20人で、書類選考総数が50人なら通過率は40％になります。

PDCAを継続しながら改善を重ねれば、自社に合う最適な採用フローへ近づきやすくなります。

採用課題別の改善策

実際に採用フローを設定して運用しても、以下のような悩みに当たることがあります。

具体的な改善策を解説するので、参考にしてみてください。

採用活動にかかるコストが高い

予想より費用が膨らむ場合は、採用チャネルを再検討するのが有効です。ダイレクトリクルーティングやリファラル採用を強化すると、低コストで候補者を集められる可能性があります。

これらを組み合わせたり、応募者が見たい情報を細かく整えたりすると、費用対効果を引き上げられるでしょう。

有料版でも求人につき月額4,000円〜利用できるため、コストカットに適しているでしょう。

無料でHELLOBOSSを試しながら、導入を検討してみてください。

応募数が少ない

応募が集まらない場合は、母集団形成が進まない原因を見つけて補強しましょう。自社の認知度や伝え方を見直し、ターゲットを再設定して的確にアピールすると状況が変わる可能性があります。

以下は応募数が少ない場合の解決策の例です。

項目	内容
ターゲット再設定	年齢や経験だけでなく、転職理由や希望の働き方を考慮し、狙う層を明確にする
採用チャネルの見直し	既存媒体での効果が薄いなら、ダイレクトリクルーティングやエージェントを加える
求人情報の見直し	求職者目線で魅力が伝わる表現や条件に修正する
SNS活用	X（旧Twitter）やInstagramなどで社内の雰囲気を発信する
カジュアル面談の実施	書類応募前に気軽な対話を設定し、応募意欲を高める

これらを組み合わせて、自社の魅力や働き方を広く知らせると応募増に期待できます。以下の記事も参考にしてみてください。

応募数が増えない場合は、積極的にダイレクトリクルーティングを実施するのもおすすめです。自らアプローチすることで、興味を持ってもらえる可能性が高まります。

無料から試せるので、HELLOBOSSを使いながら導入を検討してみてください。

書類通過率が低い

採用要件でMust要件とWant要件を再確認すると、書類で落としすぎる問題を改善できるかもしれません。Must要件のハードルが高いか、Want要件まで厳しく見すぎているかを検討すると、面接前の段階で候補者を逃さずに済むでしょう。

基準を厳しくしすぎると書類の段階で有望層が減りすぎるので、まずは本当に譲れない条件だけに注目し、面接で詳しく探る方針に変えてみてください。

面接辞退率が高い

辞退率が高まる背景には、以下を対策すると面接への出席率が向上する可能性があります。

項目	内容
選考スピードを早くする	応募から面接まで3営業日以内に案内し、候補者の負担を減らす
面接の回数を減らす	1日で完結する形式などを試し、途中離脱を抑えて内定まで一気に進める
候補者とこまめに連絡をとる	面接日程のリマインドや面接官の紹介を送って安心感を高める
オンライン面接を実施する	在職中の候補者も参加しやすく、移動時間の問題を解消しやすい

スケジュールや連絡の遅れで他社に流れがちになるため、スピーディーかつ丁寧な対応が欠かせません。

1人でも多く面接を実施したい場合は、HELLOBOSSも試してみてください。

面接通過率が低い

面接通過率が低い場合、書類選考の基準を見直し、面接官へのトレーニングを施すと改善しやすいです。書類の段階で要件を厳しくしすぎると、面接に進む候補者が少なくなり、通過率も下がりがちです。

また、面接官のトレーニング例は以下のとおりです。

こうした取り組みで面接官間の認識を揃えて、適性ある候補者を見逃さない工夫を進めていきましょう。

内定辞退が多い

候補者が内定承諾を迷う要因には、提示内容に魅力を感じなかったり、企業文化への理解が浅かったりするケースがあります。対策は以下のとおりです。

項目	対策例
内定通知のタイミング	他社より早く通知し、候補者の第一志望になりやすい状況をつくる
フォロー体制の強化	面談や懇談会を用意し、入社まで不安を抱えないようコミュニケーションを確保
社員・社長インタビューコンテンツの作成	候補者が企業の実情を知り、カルチャーを深く理解する機会を増やす
SNSで企業カルチャーを伝える	日常の業務風景や社員の声を発信し、志望度を高める

スピード感のある連絡や魅力の再提示、内定後のフォローが充実すると辞退率が下がりやすいです。

入社後の早期離職が目立つ

採用が終わっても、オンボーディングが弱いと早期離職につながりやすいです。配属先や研修内容に齟齬があるとモチベーションが下がりがちになるので、入社前後のサポートを検証してみてください。

例えば以下の方法でオンボーディングを見直すと、長期定着へつながるでしょう。

手厚いフォローにより、入社後ギャップを抑えて離職率を下げられる可能性があります。

採用業務の負担が大きい

採用に費やす時間が増えすぎると、本来の業務に支障をきたす恐れがあります。AIを活用して負担を軽減する方法を検討すると効率が上がるでしょう。

AIの具体的な活用例は以下のとおりです。

項目	内容
書類スクリーニングAI	学習済みデータを基に書類を自動選別し、人事担当は最終確認のみ行う
面接日程調整ツール	候補者の空き時間と面接官の予定を自動でマッチングし、メールや通知を送る
チャットボット	候補者の問い合わせにAIが即時回答し、人事担当の対応を減らす
候補者評価AI	面接内容をテキスト化してスコアリング、客観的な評価を補助する

これらを組み合わせると、書類精査や日程調整などの定型業務を短縮できるでしょう。結果として、人事担当が面接や内定フォローへ集中できるようになり、採用活動全体の質を上げられます。

採用活動にAIを活用する方法は、【徹底比較】AI採用のメリット・デメリットと現場の成功事例を紹介を参考にしてみてください。

具体的には以下の機能が実装されています。

そのため「採用業務が忙しい…！」という場合は、無料でHELLOBOSSを試しながら導入を検討してみてください。

まとめ｜採用選考フローを最適化していきましょう

最後にもう一度、採用フローを設計するステップをまとめておきます。

採用フローの最適化と同時に急ぎで人材を採用したい場合は、ダイレクトリクルーティングを活用してみましょう。

無料から始められるので、採用フローの最適化と並行して、即戦力となる人材を確保したい方は「HELLOBOSS」を試してみてください。

貴社の採用活動が効率的になり、採用目標を達成できることを願っています。