「書類選考の通過メール、どんな内容で送ればいいんだろう…」

「次の選考に進んでもらうために、候補者の意欲を高めたい…」

この記事は、そんな悩みを抱える採用担当者の方に向けて、候補者の心を掴む書類選考の通過メールの書き方を、例文を交えて分かりやすく解説します。

結論として、丁寧でわかりやすい書類選考の通過メールは、候補者の入社意欲を高め、採用成功に繋がります。

迅速かつ誠実なコミュニケーションは、候補者に「大切にされている」という印象を与え、他社との差別化を図るための重要なタッチポイントになります。

しかし、いざ作成するとなると「どんな件名がいい？」「何を含めればいい？」と、細部まで気を使って大変ですよね？

この記事を読めば、豊富な例文を参考にしながら、候補者の心に響く通過メールを迷わず作成できるようになります。

さっそく、候補者体験を向上させるメール作成を始めていきましょう。

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書類選考の通過メールを送るタイミング

書類選考の通過メールは、送るタイミング一つで候補者が抱く企業の印象を左右します。

迅速かつ丁寧な対応は、候補者の入社意欲を高めるうえで重要な要素です。

ここでは、通過メールを送るべき最適なタイミングについて解説します。

これらのポイントを押さえることで、候補者体験（CX）を向上させ、次の選考へのスムーズな移行を促します。

目安は即日〜翌営業日

書類選考の通過連絡は、応募書類を受け取ってから「即日〜翌営業日」に行うのが理想的です。

スピーディーな対応は、候補者に「高く評価されている」「選考プロセスが効率的だ」というポジティブな印象を与えます。

特に優秀な人材ほど、多くの企業からアプローチを受けています。

機会損失を防ぐためにも、社内で書類選考のフローを整備し、迅速な連絡を徹底することが、採用競争を勝ち抜くための第一歩です。

時間帯と曜日を配慮する

メールを送信する時間帯や曜日も、候補者への配慮を示すうえで重要です。

一般的には、企業の営業時間内に送るのが最も丁寧な印象を与えます。

送信タイミング	候補者が受ける印象と注意点
平日の営業時間内 （9:00～18:00頃）	一般的で丁寧な印象を与える。 候補者も返信しやすい。
平日の早朝・深夜	「長時間労働の会社か」という懸念を与える可能性がある。 自動送信の場合は「予約送信」である旨を記載すると丁寧。
土日・祝日	休日にも稼働している印象を与え、ワークライフバランスに不安を感じさせる恐れがある。 避けるのが無難。

やむを得ず営業時間外に送信する場合は、メールの本文に「営業時間外に失礼いたします。弊社は〇時～〇時が営業時間ですが、取り急ぎご連絡いたしました。」といった一文を添える配慮が大切です。

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書類選考の通過メールを送る際の8つのポイント

書類選考の通過メールは、次の選考への橋渡しとなる重要なコミュニケーションです。

候補者が必要な情報を正確に理解し、安心して次のステップに進めるよう、含めるべき情報を漏れなく記載する必要があります。

ここでは、通過メールを作成する上で押さえるべき8つのポイントを具体的に解説します。

件名は一目で内容が伝わる形に統一する

候補者は日々多くのメールを受け取るため、件名だけで「誰から」「何の連絡か」が瞬時に分かるように配慮する必要があります。

件名は具体的で、わかりやすい表現を心がけましょう。

悪い例	良い例
選考結果のご連絡	【株式会社〇〇】書類選考結果のご連絡（[候補者名]様）
次回選考のご案内	【選考結果のご案内】株式会社〇〇より面接のご連絡です
株式会社〇〇 採用担当です	【重要】書類選考を通過された方へのご案内（株式会社〇〇）

会社名と候補者名を必ず含めることで、他のメールに埋もれるのを防ぎ、自分宛ての重要な連絡であると認識してもらえます。

社内で件名のフォーマットを統一しておくと、送信ミスも減らせます。

差出人・署名を整える

ビジネスメールの基本として、差出人名と署名は正確に設定します。

差出人名は「[会社名]／[担当者名]」のように、誰からのメールか一目で分かるようにしましょう。

署名は、候補者が企業情報を確認したり、問い合わせをしたりする際に参照する重要な情報源です。

テンプレート機能を活用し、つねに最新かつ正確な情報が記載されるように管理しましょう。

応募者への感謝を伝える

本文の冒頭では、まず自社に応募してくれたことへの感謝を伝えましょう。

数ある企業の中から自社を選び、応募書類の準備に時間を割いてくれた候補者への敬意と誠意を示す、重要な部分です。

この一文があるだけで、メール全体の印象が丁寧で温かいものになります。

感謝の気持ちを伝えることで、候補者の企業に対する心証を良くし、その後の選考への参加意欲を高める効果が期待できます。

選考結果を簡潔に伝える

次に、本題である選考結果を伝えます。

遠回しな表現は避け、「書類選考の結果、ぜひ次の選考へお進みいただきたくご連絡いたしました」のように、通過したことが明確に分かるように記載します。

自分が評価されていると感じることで、候補者は自信をもって次の選考に臨めます。

入社意欲を高めるための、効果的な動機付けとなります。

次回選考の案内を含める

通過を伝えた後は、次の選考に関する具体的な案内を記載します。

候補者が次の準備をスムーズに進められるよう、必要な情報を過不足なく伝えましょう。

これらの情報を箇条書きなどで分かりやすく整理して提示することで、候補者は安心して次の選考の準備ができます。

問い合わせ先を明示する

メールの末尾には、選考に関する不明点や質問があった場合の問い合わせ先を明記しましょう。

候補者が不安を感じた際に、気軽に連絡できる窓口を示すことで、安心感を与えられます。

日程調整で連絡が必要になるケースは多いため、確実に対応できる連絡先を記載しておくことが重要です。

きめ細やかな配慮が、企業への信頼感を醸成します。

返信期限を明確にする

面接希望日時の返信など、候補者からの返信が必要な場合は、いつまでに返信してほしいのか期限を明確に設定します。

「〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです」のように、具体的な日付を記載しましょう。

ただし、期限をあまりに短く設定すると、候補者を急かす印象を与えてしまいます。

候補者の都合を考慮し、数日から1週間程度の、無理のない期限を設定する配慮が大切です。

迷惑メール対策を行う

意図せず自社からのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうと、候補者が連絡に気づかず、機会損失に繋がる可能性があります。

基本的な対策を講じておきましょう。

工夫のポイント	説明	具体例
機種依存文字や多すぎる装飾は避ける	特殊文字や過度な記号は迷惑メール判定の対象になりやすい	（株）、①、！！！ などを使わない
適切なファイルサイズ	添付ファイルが大きすぎると迷惑メールと判定される場合がある	添付は必要最低限、容量を圧縮して送る
SPF/DKIM設定	自社ドメイン利用時に、正規メールであることを証明できる仕組み	情報システム部門にSPF/DKIM設定を確認

万が一に備え、「もし本メールが届いていないようでしたら、お手数ですが迷惑メールフォルダもご確認いただくようお願いいたします」といった一文を添えることも有効な対策です。

書類選考の通過メールの例文

ここでは、書類選考を通過した候補者に送るメールの具体的な例文を、新卒向けと中途向けに分けて紹介します。

これらのテンプレートをベースに、自社の状況や候補者に合わせて内容を調整して活用ください。

丁寧でわかりやすいメールを送ることが、候補者の安心感と入社意欲を高めることに繋がります。

新卒向け

新卒の候補者には、ポテンシャルへの期待を伝えつつ、今後の選考プロセスを分かりやすく案内することが重要です。

社会人とのコミュニケーションに慣れていない学生もいるため、専門用語を避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

新卒向けメールのポイント	具体的な内容
ポテンシャルへの期待	エントリーシートのどの部分に魅力を感じたかを具体的に伝える
丁寧な選考案内	次の選考ステップ（面接など）の流れや準備物を分かりやすく説明する
不安の払拭	服装の指定（私服可など）や、質問を歓迎する姿勢を示し、安心感を与える

「あなたに期待している」というメッセージと、きめ細やかな配慮を伝えることで、候補者は自信をもって次の選考に臨むことができます。

参考記事：新卒採用が難しい7つの理由｜新卒採用におすすめの手法11選も紹介

中途向け

中途採用の候補者には、これまでの経験やスキルへの敬意を示し、即戦力としての期待を伝えることが重要です。

多忙な中で時間を割いてくれることへの配慮も忘れずに、ビジネスライクかつ丁寧な対応を心がけましょう。

中途向けメールのポイント	具体的な内容
スキル・経験への評価	職務経歴書のどの部分を評価したのかを具体的に伝える
明確なポジション提示	入社後にどのような役割やミッションを期待しているかを明確に示す
効率的な日程調整	候補者の都合を最大限に考慮した、スムーズな日程調整方法を提案する

「あなたの力が必要だ」というメッセージを明確に伝えることで、候補者の心を掴みます。対等なビジネスパートナーとして迎えたいという姿勢を示すことが大切です。

参考記事：中途採用が難しい7つの理由と解決策｜成功に必要な9ステップ

【状況別】書類選考の通過メールのテンプレ集

書類選考後のフローは、企業やポジションによって様々です。

ここでは、次の選考内容や連絡方法といった、よくある状況別に通過メールのテンプレートを紹介します。

状況に応じてパーツを組み合わせ、ご活用ください。

候補者が次に何をすべきか迷わず行動できるよう、分かりやすく丁寧な案内を心がけましょう。

選考フロー別

書類選考の次に実施する選考内容を、明確に伝えるためのテンプレートです。

Webテストや最終面接など、内容に合わせて案内を調整しましょう。

選考フロー	テンプレート（案内部分）
Webテスト	つきましては、次のステップとしてWebテストのご受検をお願いしたく存じます。 ■Webテストのご案内 ・受検URL：[URL] ・ID/PW：[ID/PW] ・受検期限：〇月〇日（〇）23:59まで ・所要時間：約〇分 期限内にご都合の良いタイミングでご受検ください。
最終面接	[候補者名]様とのご面談を経て、ぜひ最終選考へお進みいただきたくご連絡いたしました。 つきましては、下記にて最終面接を実施させていただきます。 ■最終面接のご案内 ・面接官：代表取締役 〇〇 ・日時：[日時] ・場所：[場所] 当日は、[候補者名]様の今後のビジョンについて、ぜひお聞かせください。

これらの案内を、基本の通過メールに組み込んで使用します。

選考内容に応じて、候補者が必要とする情報を過不足なく提供することが、スムーズな選考運営の鍵です。

面接形式別

面接の形式（オンライン・対面・グループディスカッションなど）に合わせた案内文のテンプレートです。

候補者が安心して当日を迎えられるよう、詳細な情報を提供します。

面接形式	テンプレート（案内部分）
オンライン面接	【形式】オンライン面接 【ツール】Zoom 【URL】[面接用URL] 【備考】お時間になりましたら、上記URLよりご入室ください。 カメラ・マイクをONにしてご参加をお願いいたします。
対面面接	【形式】対面での個人面接 【場所】弊社〇〇オフィス [Google MapのURL] 【住所】[住所] 【アクセス】[最寄り駅からのアクセス] 【受付】〇階受付にて、お名前とご訪問の旨をお伝えください。
グループディスカッション	【形式】グループディスカッション 【テーマ】当日発表いたします。 【所要時間】約〇分 【服装】服装は自由です。リラックスできる服装でご参加ください。

特にオンライン面接の場合は、使用するツールや当日の接続方法を事前に明確に伝えておくことが重要です。

丁寧な案内で、候補者の不安を解消しましょう。

日程調整方法別

候補者との面接日程を調整する方法は、メールでの個別調整やツール利用など様々です。

それぞれの方法に合わせた、分かりやすい依頼文のテンプレートを紹介します。

日程調整方法	テンプレート（依頼部分）
候補日を複数提示	つきましては、下記日程のうち、ご都合の良い日時を2〜3候補ほどお選びいただき、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますでしょうか。 ・〇月〇日（〇）10:00～17:00 ・〇月〇日（〇）13:00～18:00 ・〇月〇日（〇）10:00～15:00
候補者に日程提示を依頼	つきましては、お手数ですが、ご都合の良い日時を3候補ほどお教えいただけますでしょうか。 （所要時間は〇分を予定しております） 〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。
日程調整ツールを利用	つきましては、下記の日程調整ツールより、ご都合の良い日時をご選択いただけますでしょうか。 【日程調整URL】[URL] 【予約期限】〇月〇日（〇） 万が一、どの日程もご都合が合わない場合は、お手数ですが本メールにご返信ください。

候補者の負担が最も少ない方法を選択するのが理想です。

日程調整のやり取りがスムーズに進むだけで、企業への印象は格段に良くなります。

採用チャネル別

応募経路（採用チャネル）によって、連絡の主体や文面を調整する必要があります。

特に、人材紹介会社や社員を経由する場合は、関係者への配慮が不可欠です。

採用チャネル	テンプレート（冒頭部分）
人材紹介経由	[候補者名]様 株式会社〇〇 採用担当の[担当者名]です。 この度は、[エージェント名]様よりご紹介いただき、誠にありがとうございます。 [候補者名]様の職務経歴書を拝見し、ぜひ一度お話を伺いたく、ご連絡いたしました。
リファラル（社員紹介）	[候補者名]様 はじめまして。株式会社〇〇の[担当者名]と申します。 弊社社員の[紹介者名]さんより[候補者名]様をご紹介いただき、ご連絡いたしました。 [紹介者名]さんから、[候補者名]様の[〇〇]について伺い、ぜひ一度お会いしたいと感じております。

人材紹介の場合は、今後の連絡を候補者と直接行うのか、エージェント経由で行うのかを明記すると親切です。

リファラル採用では、紹介者への言及を忘れないようにしましょう。

参考記事：採用チャネル完全ガイド！主要12選一覧と自社に合う選び方5ステップ

書類選考の通過メールを送る際の注意点

書類選考の通過メールは、個人情報を含む重要なビジネス文書です。

1つのミスが、候補者の信頼を損ない、企業の信用問題に発展する可能性もあります。

ここでは、メールを送る際に特に注意すべき3つの点について解説します。

細心の注意を払い、トラブルを未然に防ぐための体制を整えることが重要です。

個人情報を厳重に守る

応募者の履歴書や職務経歴書は、個人情報の塊です。

これらの情報の取り扱いには、個人情報保護法に基づいた厳重な管理が求められます。

リスク	具体的な対策
情報漏洩	・応募書類の保管場所やアクセス権限を限定する ・不要になった応募書類は、適切な方法で速やかに破棄する
目的外利用	・採用活動以外の目的で、応募者の個人情報を利用しない
不適切な管理	・個人情報の管理ルールを社内で策定し、全従業員に周知徹底する

社内での情報共有の際には、必要なメンバーにのみ限定して共有することを徹底します。

候補者が安心して選考に臨めるよう、個人情報を適切に取り扱う体制を構築しましょう。

添付・URLの誤りを防ぐ

Webテストの案内やオンライン面接のURL、会社説明資料などを送る際には、その内容に誤りがないか細心の注意を払う必要があります。

間違った情報を送ってしまうと、候補者に多大な迷惑をかけることになります。

メールを送信する前に、必ずダブルチェックを行うことをルール化しましょう。

可能であれば、送信者とは別の担当者が確認する体制を整えるのが理想的です。

誤送信を防止する

最も注意すべきミスの一つが、メールの誤送信です。

他の候補者へのメールを別の人に送ってしまうといったミスは、個人情報漏洩に直結し、企業の信用を著しく損ないます。

誤送信の主な原因	防止策
宛先（To, Cc, Bcc）の入力ミス	・宛先は手入力せず、アドレス帳や応募者管理システムから引用する ・送信前に、声に出して宛先を指差し確認する
内容の取り違え	・候補者ごとにメールを作成し、テンプレートの使い回しによるミスを防ぐ ・特に「様」の付け忘れや、氏名の間違いに注意する
操作ミス	・メール作成後すぐに送信せず、一度下書きに保存して見直す ・送信ボタンを押す前に、警告を表示するツールを導入する

Bccで一斉送信するのではなく、一人ひとり個別にメールを送るのが最も安全な方法です。ヒューマンエラーは起こりうるという前提に立ち、ミスを防ぐための仕組みを構築することが不可欠です。

書類選考の通過メールについてよくある質問

ここでは、書類選考の通過メールについてよくある質問に回答していきます。

書類選考の通過メールは土日夜に送っても良い？

緊急の場合を除き、土日や深夜・早朝といった営業時間外にメールを送るのは避けるのが賢明です。

候補者に「時間外労働が多い会社かもしれない」というネガティブな印象を与えかねません。

やむを得ず営業時間外に送信する場合は、「営業時間外に失礼いたします」といった一文を添える配慮が大切です。

候補者のワークライフバランスを尊重する姿勢を示すことが、企業イメージの向上に繋がります。

書類選考の結果通知は電話とメールどちらが良い？

結論として、まずはメールで連絡するのが一般的です。

メールは、候補者が自身のタイミングで内容を確認でき、選考に関する情報を文面で正確に残せるというメリットがあります。

連絡方法	メリット	デメリット
メール	・記録として残る ・候補者の都合の良い時に確認できる ・次の選考案内などを正確に伝えられる	・見落とされる可能性がある ・緊急の連絡には向かない
電話	・スピーディーに連絡が取れる ・声色で喜びなどを直接伝えられる	・候補者の都合を妨げる可能性がある ・「言った・言わない」のトラブルになりやすい

まずはメールで通過の連絡と次回選考の案内を送り、補足情報や意欲付けのために電話を活用するなど、両方を組み合わせるのが最も丁寧な方法です。

書類選考の通過メールでcc・bccはどう使う？

基本的に、候補者個人に送る通過メールでCcやBccを使用する場面は限定的です。

誤送信による個人情報漏洩のリスクを避けるため、慎重な運用が求められます。

宛先	主な用途と注意点
To	候補者本人のアドレスを入れる
Cc	・社内の採用関係者（上司や面接官など）に情報共有する場合に使用 ・候補者にもCcに入っている人の情報が見えることを念頭に置く
Bcc	・候補者本人には見えない形で情報共有したい場合に使用 ・誤ってToやCcに入れてしまうリスクが高いため、原則として使用は避けるべき

社内共有が目的であれば、メール送信後にそのメールを転送するか、応募者管理システム（ATS）上で情報を共有するのが最も安全です。

候補者の個人情報を守ることを最優先に考えましょう。

候補者が辞退した場合のメールは？

通過連絡を送った後、候補者から選考辞退の連絡が来た場合でも、必ず返信するのがビジネスマナーです。

応募してくれたことへの感謝を伝え、良好な関係を維持するよう努めましょう。

書類選考の通過メールに返信が来ないときは？

設定した返信期限を過ぎても候補者から返信がない場合は、催促の連絡（リマインドメール）を送ります。

候補者が見落としている、あるいは返信を忘れているだけの可能性も十分にあります。

再連絡は、期限の翌営業日あたりに一度だけ行い、それでも返信がなければ、今回は縁がなかったものとして次の候補者に注力するのが一般的です。

何度も連絡すると、かえって企業イメージを損なう可能性があります。

まとめ

書類選考の通過メールは、候補者が企業の印象を判断する重要なコミュニケーションです。

候補者に「この会社で働きたい」と思ってもらうために、迅速かつ丁寧な対応を心がけ、次の8つのポイントを押さえたメールを作成しましょう。

これらのポイントを実践することで、候補者体験を向上させ、その後の選考辞退を防ぐ効果が期待できます。

月額4,000円から利用でき、成功報酬は一切かかりません。

採用活動全体のDXを推進したい方は検討してみてください。

本記事が、貴社の採用活動における円滑なコミュニケーションの一助となれば幸いです。