「採用担当者の負担を減らしたい…」
「採用活動に時間がかかりすぎて、なかなか終わらない…」

このように悩む採用担当者や経営者の方に向けた記事です。

採用工数は、現状を正しく把握し、適切な対策を講じることで削減できます。

採用活動における業務ごとの時間を可視化し、ボトルネックとなっているプロセスを改善することが、効率化への第一歩です。

採用担当者の業務は多岐にわたり、時間だけが過ぎていく…と感じますよね？

この記事を読むことで、自社の採用工数を可視化し、明日から実践できる具体的な削減方法を知ることで、採用活動全体の生産性を高められます。

さっそく見ていきましょう。

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採用工数とは？採用コストとの違いを解説

採用工数とは、企業が採用活動を始めてから社員が入社するまでにかかる、すべての時間的な負担を指します。

採用担当者や面接官が費やした「時間」を可視化した指標であり、人件費として算出されます。

この章では、採用工数の基本的な定義から、混同されやすい採用コストとの違いまでを明確に解説します。

採用工数に含まれる具体的な業務一覧

採用工数には、求人を出す前の準備段階から、入社後の手続きまで、多岐にわたる業務が含まれます。

普段意識していない細かな業務も、積み重なると大きな時間となります。

採用プロセス	具体的な業務内容の例
計画	・採用計画の策定 ・求める人物像の定義 ・求人票の作成 ・採用手法の選定
募集	・求人媒体への掲載 ・スカウトメールの作成・送信 ・人材紹介会社との連携
選考	・応募書類の確認 ・面接日程の調整 ・面接の実施・合否の連絡 ・評価シートの記入
内定・入社後	・内定通知書の作成 ・内定者フォロー ・入社手続き・受け入れ準備（オンボーディング）

これらの業務に、どのくらいの時間がかかっているかを把握することが、採用活動を効率化する第一歩です。

まずは自社の採用活動を分解し、業務内容を洗い出してみましょう。

採用コストとの根本的な違い

採用工数と採用コストは、どちらも採用活動における費用ですが、その範囲が根本的に異なります。

採用工数が「社内の人件費」に限定されるのに対し、採用コストはそれを含む「採用活動全体の費用」を指します。

項目	採用工数（内部コスト）	採用コスト（全体の費用）
意味	採用活動にかかる社内の「時間」を人件費に換算したもの	採用活動全体で発生するすべての費用（内部コスト＋外部コスト）
算出方法	業務ごとの所要時間 × 担当者の時間単価	内部コスト（採用工数） ＋ 外部コスト（広告費など）
含まれる範囲	採用担当者や面接官の人件費のみ	人件費に加え、求人広告費、人材紹介手数料、採用ツール利用料など

つまり、採用工数は採用コストを構成する要素の1つです。

採用活動の費用対効果を正しく把握するためには、この2つの違いを理解し、両方の視点から費用を管理する必要があります。

参考記事：【徹底解説】採用コストのムダを削減する17の具体的アクション

あなたの会社は大丈夫？採用工数が増加する5つの理由

「採用担当者がいつも忙しそうにしている」「採用活動がなかなか終わらない」と感じることはありませんか。

それは、気づかぬうちに採用工数が増加しているサインかもしれません。

多くの企業が直面している、採用工数が増えてしまう5つの理由を解説します。

自社に当てはまる項目がないかを確認し、工数削減に向けた第一歩としましょう。

人材獲得競争が激化しているから

採用工数が増加する最大の理由は、労働人口の減少に伴う人材獲得競争の激化です。

求職者優位の「売り手市場」が続いているため、企業は候補者からの応募を待つだけでは、必要な人材を確保できません。

このように、企業側から積極的にアプローチする「攻めの採用」が求められるようになり、結果として採用担当者が費やす時間は増加しています。

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採用手法が多様化・複雑化しているため

採用手法が多様化し、複雑になっていることも工数を増加させる一因です。

かつては求人広告が中心でしたが、現在はさまざまな手法を組み合わせて採用活動を進めるのが一般的です。

採用手法	発生する主な工数（業務）
ダイレクトリクルーティング	候補者の検索、スカウトメールの文面作成、個別メッセージのやり取り
リファラル採用	社員への制度周知、紹介者との連携、インセンティブの管理
SNS採用	コンテンツの企画・作成、定期的な投稿、コメントやDMへの返信

それぞれのチャネルを効果的に運用するには、専門的なノウハウと時間が必要です。

管理するチャネルが増えるほど、採用担当者の業務は複雑になり、全体の工数も膨らんでいきます。

場当たり的な採用で戦略が不足しているから

明確な採用戦略がないまま、場当たり的に採用活動を進めている場合も工数は増大します。

どのような人材が必要かが定義されていないため、採用活動の各段階で無駄な時間が発生してしまうのです。

項目	戦略的な採用	場当たり的な採用
ターゲット	求める人物像が明確で、関係者で共有されている	漠然としており、担当者によって基準が異なる
選考プロセス	統一された評価基準で、効率的に候補者を見極める	面接官の主観に頼り、評価がブレて選考が長期化する
応募者対応	ターゲット外の応募は素早く判断し、工数をかけない	すべての応募者に同じ対応をし、無駄な時間を費やす

戦略の欠如は、手戻りや非効率な業務を招きます。

採用活動を始める前に、しっかりとした計画を立てることが、結果的に工数の削減につながるのです。

効果検証のない施策を続けているため

採用活動の効果検証を行わず、過去の手法を惰性で続けていることも工数を無駄にする原因です。

どの採用チャネルから何件応募があり、何人採用できたのか、といったデータを分析しなければ、非効率な施策に時間と費用を投じ続けることになります。

これらのデータを定期的に分析し、費用対効果の低いチャネルからは撤退する、通過率の低い選考プロセスは見直す、といった改善が必要です。

データに基づいた判断が、採用活動の最適化には欠かせません。

採用ミスマッチで追加の工数がかかるから

採用ミスマッチによる早期離職は、採用工数を倍増させる深刻な問題です。

せっかく時間と費用をかけて採用した人材がすぐに辞めてしまうと、またゼロから採用活動をやり直さなければなりません。

この悪循環に陥ると、採用担当者は常に欠員補充に追われ、本来注力すべき戦略的な採用活動に時間を割けなくなります。

入社後の定着と活躍までを見据えた、ミスマッチのない採用が、長期的な工数削減には不可欠です。

参考記事：採用ミスマッチを激減させる10の具体策｜新卒・中途別に人事がすべきこと

採用工数の計算方法と可視化する3ステップ

採用工数を削減するためには、まず「どの業務に」「どれくらいの時間」がかかっているのかを正確に把握することが不可欠です。

ここでは、感覚的に捉えられがちな採用工数を、数値として可視化するための具体的な3つのステップを解説します。

このステップに沿って計算することで、自社の採用活動における課題が明確になります。

①採用プロセスごとの業務を洗い出す

最初のステップは、採用活動の全プロセスを分解し、具体的な業務内容をすべて洗い出すことです。

普段何気なくこなしている作業もリストアップすることで、隠れた工数が見えてきます。

採用プロセス	洗い出す業務内容の例
募集	求人票の作成、求人媒体への入稿作業、スカウトメールの文面作成、候補者の検索
日程調整	候補者とのメール・電話対応、面接官のスケジュール確認、会議室の予約
面接	面接前の準備（履歴書確認など）、面接の実施、面接後の評価入力
内定後	内定通知書の作成・送付、内定者との面談設定、入社手続きの案内

まずは大まかなプロセスを書き出し、そこから細かなタスクに分解していくと整理しやすいです。

この洗い出しが、正確な工数算出の土台となります。

②各業務の所要時間を計測する

次に、洗い出した業務一つひとつにかかっている所要時間を計測します。

ストップウォッチなどで実測するのが最も正確ですが、難しい場合は過去の経験から平均的な時間を算出しましょう。

この段階では、1回の応募あたりや、1回の面接あたりにかかる時間として記録しておくと、後の計算がしやすくなります。

担当者ごとに時間が異なる場合は、平均値を採用すると良いでしょう。

③時間単価を掛けて人件費を算出する

最後に、計測した合計時間に担当者の「時間単価（時給）」を掛け合わせ、採用工数を人件費として算出します。

時間単価は、単純な時給ではなく、会社が負担する社会保険料なども含めて計算するのが一般的です。

項目	計算例
担当者の年間給与	500万円
年間所定労働時間	1,920時間（月160時間 × 12ヶ月）
時間単価の計算	500万円 ÷ 1,920時間 ≒ 2,600円
採用活動の合計時間	100時間（仮）
採用工数（人件費）	2,600円 × 100時間 = 260,000円

この計算により、「今回の採用活動には、人件費だけで26万円かかっている」というように、時間という見えにくいコストを具体的な金額として可視化できます。

明日からできる採用工数を削減する具体的な方法10選

採用工数の現状を把握できたら、次はいよいよ具体的な削減方法を実践していく段階です。

ここでは、明日からでも始められる採用工数を削減するための具体的な方法を10個、厳選して紹介します。

自社の状況に合わせて、取り入れやすいものから試してみてください。

①採用ペルソナと採用基準を明確にする

採用ペルソナ（求める人物像）と採用基準を明確にすることは、工数削減の出発点です。

ターゲットが曖昧なままでは、基準に満たない応募者の選考に時間を費やしてしまいます。

採用に関わる全員が「どのような人材を採用するのか」という共通認識を持つことで、選考プロセス全体の無駄がなくなります。

まず、この基準作りから着手しましょう。

参考記事：採用ペルソナの作り方完全ガイド｜テンプレートと7ステップのフレームワーク

②自社に合った採用チャネルに絞り込む

多くのチャネルを利用すると管理が複雑になり、工数が増大します。

過去の採用データを分析し、自社に合った採用チャネルに絞り込みましょう。

どのチャネルからの応募者が、採用決定につながりやすいかを特定し、効果の高いチャネルにリソースを集中させます。

費用対効果と工数対効果の両面から、利用するチャネルを定期的に見直しましょう。

参考記事：採用チャネル完全ガイド！主要12選一覧と自社に合う選び方5ステップ

③選考プロセス全体を見直し効率化する

慣習的に続けている選考プロセスに、無駄が潜んでいる場合があります。

応募から内定までの全行程を可視化し、不要なステップは省略できないか検討しましょう。

改善前のプロセス	改善後のプロセス	削減される工数
書類選考 → 一次面接 → 二次面接 → 最終面接	書類選考 → 一次面接（現場＋人事） → 最終面接	面接1回分の調整・実施工数
一次面接 → SPI試験 → 二次面接	書類選考と同時にWeb適性検査を実施	SPI試験の案内・管理工数

例えば、面接回数を減らしたり、複数の評価者で同時に面接したりするだけでも工数は削減できます。

各選考ステップの目的を再確認し、よりシンプルで効率的なフローを設計してください。

AIに任せて内部コストを削減できる採用ツール

選考プロセスの効率化には、採用ツール「HELLOBOSS」の活用が効果的です。

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④Web面接やオンライン説明会を導入する

Web面接やオンライン説明会は、日程調整の工数を削減するのに有効です。

候補者も採用担当者も移動時間が不要になるため、スケジュール調整の柔軟性が高まります。

項目	対面面接	Web面接
日程調整の難易度	高い（移動時間を考慮する必要がある）	低い（短時間の隙間時間でも調整可能）
担当者の移動時間	発生する	発生しない
会場準備	会議室の予約やアテンドが必要	不要

特に一次面接など、多くの候補者と会う段階でWeb面接を導入すると、効果は大きいです。

遠方の候補者にもアプローチしやすくなるというメリットもあります。

⑤連絡業務を自動化するツールを活用する

候補者への連絡や日程調整といった定型業務は、ツールで自動化するのがおすすめです。

採用管理システム（ATS）などを活用すれば、煩雑な事務作業から解放されます。

これらの業務を自動化することで、採用担当者は面接や戦略設計といった、人でなければできないコア業務に集中できます。

結果として、採用活動全体の質も向上するでしょう。

⑥ダイレクトリクルーティングで直接アプローチする

求人広告で不特定多数の応募を待つのではなく、企業側から候補者に直接アプローチするダイレクトリクルーティングも有効です。

スカウトメールの作成には手間がかかりますが、質の高い母集団を効率的に形成できるため、費用対効果だけでなく工数対効果も高い手法といえます。

参考記事：【徹底比較】ダイレクトリクルーティングのメリット5選｜他の手法と何が違う？

⑦リファラル採用を活性化させる

社員の知人や友人を紹介してもらうリファラル採用は、工数削減の効果が高い手法です。

社員による一次スクリーニングが機能するため、候補者の質が高く、選考プロセスがスムーズに進む傾向があります。

全社的な協力体制を築き、リファラル採用を文化として根付かせることができれば、持続的に採用工数を削減できる強力なチャネルとなります。

参考記事：リファラル採用が難しい理由とは？注意点や失敗しないコツも解説

⑧採用業務の一部をアウトソーシングする

採用担当者のリソースが限られている場合は、業務の一部を外部の専門家に委託する（アウトソーシング）のも1つの手です。

ノンコア業務を切り離すことで、社内の担当者はコア業務に専念できます。

アウトソーシングできる業務例	期待できる効果
スカウトメール送信代行	質の高い母集団形成にかかる工数を削減
応募者対応・日程調整	煩雑な事務作業から解放され、面接の準備に集中できる
書類選考の一次スクリーニング	膨大な応募書類を確認する時間を削減

すべてを内製化するのにこだわらず、外部の力をうまく活用することも検討しましょう。

それにより、採用チーム全体の生産性を高められます。

⑨内定者フォローを手厚くして辞退を防ぐ

内定辞退が発生すると、それまでかけたすべての工数が水の泡となり、再度同じポジションの募集を始めなければなりません。

これを防ぐためには、内定を出した後のフォローを手厚くすることが不可欠です。

例えば、先輩社員との懇親会を設定したり、定期的に連絡を取って疑問や不安を解消したりする活動が有効です。

⑩早期離職を防ぐオンボーディングを強化する

採用ミスマッチによる早期離職は、採用工数が最も無駄になるケースです。
これを防ぐためには、入社後の受け入れ体制、いわゆる「オンボーディング」を強化する必要があります。

新入社員がスムーズに組織に馴染み、早期に活躍できる環境を整えることが、長期的に見て最も効果的な工数削減策といえるでしょう。

【プロセス別】採用工数を劇的に改善する削減ポイント

採用工数を効率的に削減するには、採用活動をプロセスごとに分解し、それぞれの段階でボトルネックとなっている業務を改善することが有効です。
ここでは4つの主要なプロセスに分け、工数を劇的に改善するための具体的な削減ポイントを解説します。

自社の採用活動で、特に時間がかかっていると感じるプロセスから重点的に見直しましょう。

募集・母集団形成の工数を削減する

採用活動の入り口である募集・母集団形成の段階では、「質の高い候補者」を「効率的に」集めることが工数削減の鍵です。
ターゲットが曖昧なままでは、その後の選考に多大な時間がかかってしまいます。

削減ポイント	具体的なアクション
ターゲットの明確化	採用ペルソナを詳細に設定し、どのような人材にアプローチするかを絞り込む
チャネルの最適化	過去の採用データに基づき、自社に合った応募者が集まる効果的な媒体に集中する
求人票の改善	求めるスキルや業務内容を具体的に記述し、ミスマッチによる応募を未然に防ぐ

この段階でターゲットをしっかり絞り込むことで、後続のプロセスにかかる工数を大幅に削減できます。
量より質を意識した母集団形成を目指しましょう。

書類選考の工数を削減する

多くの応募が集まった際に、最初のボトルネックとなりがちなのが書類選考です。
膨大な数の応募書類を、限られた時間で公平に評価するための仕組み作りが工数削減につながります。

特に、誰が評価しても判断がブレないよう、明確な基準を設けることが重要です。
評価基準をチェックリスト化しておけば、判断に迷う時間が減り、スクリーニングの速度が向上します。

面接・日程調整の工数を削減する

採用活動の中で、最も多くの関係者が関わり、工数がかかりやすいのが面接と日程調整のプロセスです。
ツールの活用とプロセスの見直しで、効率化を図りましょう。

削減ポイント	具体的なアクション
日程調整の自動化	候補者が空き時間を選べるツール（ATSなど）を導入し、メールの往復をなくす
Web面接の活用	一次面接をWebに切り替え、移動時間や場所の制約をなくし、調整しやすくする
面接の構造化	評価項目や質問を事前に標準化し、面接官がスムーズに進行・評価できるようにする

候補者と面接官のスケジュールを何度も往復して調整する作業は、採用担当者にとって大きな負担です。
日程調整ツールを導入するだけでも、工数は劇的に改善されます。

内定後のフォローや手続きの工数を削減する

内定を出してから入社に至るまでのフォローや手続きも、意外に工数がかかるプロセスです。この段階での工数を削減することは、内定辞退の防止にもつながります。

特に書類関連のやり取りは、電子化を進めることで大幅な時間短縮が可能です。
削減できた時間を使って、内定者一人ひとりとのコミュニケーションを密にすることで、入社への意欲を高められます。

採用工数を削減する際に注意すべき3つのポイント

採用工数の削減は、企業の生産性を高める上で重要ですが、進め方を誤ると採用活動そのものの失敗につながる可能性があります。
効率化を追求するあまり、本質を見失わないために、工数削減に取り組む際に必ず押さえておくべき3つの注意点を解説します。

これらのポイントを念頭に置き、バランスの取れた工数削減を目指しましょう。

採用の質を絶対に落とさない

最も注意すべき点は、工数削減によって「採用の質」を落としてしまうことです。
工数を減らすこと自体が目的化し、候補者の見極めがおろそかになっては本末転倒です。

採用の最終的なゴールは、入社後に活躍してくれる人材を獲得することです。
ミスマッチな採用は、結果的に再募集や教育で何倍もの工数を発生させます。
効率化と品質維持のバランスを常に意識しましょう。

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採用担当者の負担を増やしすぎない

工数削減の施策が、逆に採用担当者の負担を過度に増やしていないか、つねに注意を払う必要があります。
例えば、これまで外部委託していた業務をすべて内製化すると、全体の工数は削減できても、担当者一人あたりの業務量は激増してしまいます。

工数削減策	起こりうる担当者の負担増
採用アウトソーシングの停止	候補者スカウトや日程調整の業務がすべて担当者に集中する
面接回数の極端な削減	1回の面接で多くのことを見極める必要があり、準備と評価の負荷が高まる

担当者のキャパシティを超えた業務量は、対応の遅れや質の低下を招き、かえって採用活動を停滞させる原因になります。
チーム全体で最適な業務配分を考えましょう。

必要な費用まで削減しない

採用工数（内部コスト）を削減するために、必要な外部コストまで削ってしまうのは避けましょう。
「時間はかかるが無料のツール」に固執し、「費用はかかるが時間を大幅に削減できるツール」を導入しない、といった判断は賢明ではありません。

採用工数は人件費であり、目に見えにくいコストです。
外部コストを適切に投下することが、結果として人件費を上回る工数削減につながるケースも少なくありません。
費用と工数の両方を天秤にかけ、トータルで判断することが大切です。

まとめ

採用工数は、現状を正しく把握し、一つひとつの施策を改善していくことで削減できます。
最後に、明日からできる採用工数の削減方法をまとめておきます。

まずは自社の採用活動を振り返り、ボトルネックとなっているプロセスから着手してみましょう。
採用担当者のリソース不足にお悩みの場合は、AI採用ツールの活用も有効です。

成功報酬は一切かかりません。
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貴社の採用活動が成功する一助となれば幸いです。