「採用スケジュールをどう立てればいいかわからない…」

「計画がうまく進まず、採用活動がいつもバタバタしてしまう…」

このように悩む採用担当者の方に向けた記事です。

結論、採用スケジュールを事前にしっかり立てることで、採用活動は成功に近づきます。

活動の全体像が可視化され、社内での認識統一や進捗管理が容易になるからです。

でも、新卒や中途など対象者も多く、何から手をつければいいか悩みますよね?

この記事を読めば、テンプレートを活用しながら自社に最適な採用スケジュールの立て方がわかり、計画的な採用活動を実現できるようになります。

採用成功に向けて、最後まで読んでみてください。

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採用スケジュールとは？計画的な採用に不可欠な4つの理由

採用スケジュールは、採用活動全体の工程と期間を定めた計画表です。

計画的に採用活動を進めるためには、このスケジュールの存在が不可欠になります。

なぜスケジュールが求められるのか、その理由を正しく理解しましょう。

以下でそれぞれの詳細を解説します。

採用活動の全体像を可視化できるから

採用スケジュールを立てると、採用活動の全体像を可視化できます。

募集の開始から内定、そして入社までの一連の流れが明確になるため、各段階で何をすべきかを把握しやすくなるでしょう。

全体の流れを事前に見通せると、担当者は次に何をすべきか迷わずに行動できるでしょう。

見通しをもった計画的な採用活動の実現につながります。

社内関係者との認識を統一できるから

社内関係者との認識を統一できる点も、採用スケジュールを作成する利点です。

採用活動は人事担当者だけでなく、現場の面接官や役員など、多くの部署や役職の人が関わります。

採用スケジュールを共有すると、各担当者がいつまでに何を担当するのかを正確に理解できます。

これにより、部門間の連携がスムーズになり、組織全体で一貫した採用活動を展開できるでしょう。

採用活動の進捗を管理しやすくなるから

採用スケジュールは、活動全体の進捗を管理しやすくする役割も果たします。

各選考フェーズの目標と期限が設定されているため、計画と実績を比較し、現状を客観的に評価できるからです。

例えば「応募者数が目標に達していない」「一次面接の通過率が想定より低い」といった課題を早期に発見できます。

定期的な進捗確認が、最終的な採用目標の達成確度を高めることにつながります。

候補者への対応漏れや遅れを防げるから

候補者への対応漏れや遅れを防ぐためにも、採用スケジュールは有効です。

選考プロセスにおける各ステップの期限が明確になり、担当者のタスク管理がしやすくなるからです。

対応項目	期限の目安
書類選考結果の通知	応募から3営業日以内
面接日程の調整連絡	書類選考通過後2営業日以内
面接結果の通知	面接実施後5営業日以内

候補者へのスピーディーで丁寧な対応は、入社意欲を高めるだけでなく、企業のイメージ向上にも貢献します。

細やかなコミュニケーションを確実に実行するためにも、スケジュールに基づいたタスク管理を徹底しましょう。

採用スケジュールを作成する前の4つの準備

やみくもに採用スケジュールを立て始めても、精度の高い計画にはなりません。

スケジュールを作成する前に、土台となる情報を整理し、採用活動の方向性を固めておく必要があります。

ここでは、スケジュール作成に着手する前の4つの準備について解説します。

これらの準備を丁寧に行うと、具体的で実行可能なスケジュールを作成できます。

以下でそれぞれの詳細を確認しましょう。

採用目標と求める人物像を明確にする

採用スケジュールを作成する最初の準備は、採用のゴールを具体的に設定することです。

「いつまでに」「どの部署に」「どのような人材を」「何名」採用するのかを明確に定義します。

採用目標と求める人物像が具体的であるほど、その後の選考フローや期間設定がしやすくなります。

採用活動の根幹となる部分なので、時間をかけて検討しましょう。

関連記事：採用ペルソナの作り方完全ガイド｜テンプレートと7ステップのフレームワーク

採用に関わるメンバーと役割を定義する

次に、採用活動に関わるメンバーとその役割を定義します。

採用は人事部だけで完結するものではなく、現場の社員や経営層など、多くの関係者の協力があって初めて成功します。

誰が何に責任をもつのかを事前に決めておきましょう。

担当者	主な役割
人事担当者	採用計画の立案、母集団形成、選考全体の進捗管理
現場の面接官	専門スキルやチームへの適性の見極め、魅力付け
役員	最終的な採用判断、企業ビジョンや将来性の伝達

各メンバーの役割分担を明確にすると、責任の所在がはっきりし、迅速な意思決定ができます。

スムーズな連携体制を構築するためにも、このステップは不可欠です。

採用チャネルと選考フローを決定する

採用目標を達成するために、どの採用チャネルを利用し、どのような選考フローで候補者を見極めるのかを決定します。

求める人物像によって、効果的なアプローチ方法は異なります。

フロー	内容
募集・母集団形成	求人サイト、転職エージェント、ダイレクトリクルーティングなどを活用して候補者を集める
書類選考	履歴書、職務経歴書、ポートフォリオなどをもとにスキル・経験を評価する
面接(1〜3回)	人事、現場担当、役員などが実施。必要に応じて適性検査を行う場合もある
内定・オファー	条件面談などを通じて入社条件を提示し、意思確認を行う
入社	入社手続き・オリエンテーションなどを実施し、就業開始となる

採用チャネルと選考フローが決まると、各ステップにかかる期間を予測しやすくなります。

これにより、より現実的なスケジュールを立てられるようになるでしょう。

ちなみに、各採用チャネルの特徴は、採用チャネル完全ガイド！主要12選一覧と自社に合う選び方5ステップにまとめています。

また、選考フローについては、【フロー図付き】採用フロー完全マニュアル｜新卒・中途別に解説を参考にしてみてください。

効率的な母集団形成にはAI採用ツールがおすすめ

採用チャネルの1つとして、AIを活用したダイレクトリクルーティングツールを検討するのもおすすめです。

採用担当者の工数を削減しながら、質の高い採用活動を実現できるでしょう。

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前年度の採用活動の成果と課題を振り返る

最後に、前年度の採用活動を振り返り、成果と課題を分析します。

過去のデータは、新しいスケジュールを作成するうえでの貴重な判断材料になります。

例えば、特定の求人媒体からの応募が少なかったのであればチャネルを見直す、選考期間が長引いて辞退が増えたのであればフローを短縮するといった具体的な改善策を検討できます。

過去の反省点を活かすと、より成功確率の高い採用スケジュールを作成できるでしょう。

【テンプレート付】採用スケジュールの立て方5ステップ

採用スケジュールの全体像と準備が整ったら、いよいよ具体的な計画を立てていきます。

以下の5つのステップに沿って進めると、抜け漏れのない実行可能なスケジュールを作成できるでしょう。

テンプレートも活用しながら進めてみてください。

これらのステップを順番に実践すると、採用活動の精度を高められます。

以下でそれぞれの詳細を解説します。

①入社日から逆算して全体の流れを決める

採用スケジュールは、ゴールである「入社日」から逆算して作成するのが基本です。

ゴールから考えることで、各ステップで「いつまでに何を完了させるべきか」という期限が明確になります。

時期	主なイベント	ポイント
3月〜	面接開始	採用活動のスタート。候補者との接点を増やす時期
6月〜	内定出し本格化	優秀な人材を早期に確保するための重要フェーズ
10月	内定式	内定者フォローや入社意欲の維持を目的とした節目のイベント
翌年4月1日	入社	採用スケジュールの最終ゴール

まずは最終的なゴールから逆算して、採用活動のマイルストーンを設定しましょう。

②各選考フェーズのおおよその期間を設定する

全体の流れが決まったら、次に各選考フェーズに要するおおよその期間を設定します。

期間をあらかじめ決めておくと、選考プロセスが冗長になるのを防ぎ、候補者を待たせすぎる事態を避けられます。

時期	選考フェーズ	期間設定の目安
3月〜4月	書類選考	応募受付から1週間以内
4月〜5月	1次面接	書類選考通過連絡から1〜2週間
5月〜6月	最終面接	1次面接通過連絡から1〜2週間
6月〜	内定通知	最終面接の実施から1週間以内
10月	―	―
翌年4月1日	―	―

上記の期間はあくまで一般的な目安です。

自社の選考フローや関わるメンバーの状況を考慮し、無理のない範囲で調整しましょう。

③採用チャネルごとの活動計画を立てる

利用する採用チャネルごとに、具体的な活動計画をスケジュールに落とし込みます。

チャネルによって準備に必要な期間や、活動を開始するべき最適なタイミングが異なるため、それぞれ個別の計画が必要です。

各チャネルの特性を理解し、準備から実行までのタスクを洗い出してスケジュールに組み込みます。

この計画が、目標とする母集団を計画通りに形成できるかを左右するでしょう。

参考記事：採用チャネル完全ガイド！主要12選一覧と自社に合う選び方5ステップ

④内定辞退を防ぐためのフォロー計画を組み込む

内定を出してから入社するまでの期間は、候補者の入社意欲を維持するためのフォローが不可欠です。

特に内定期間が長くなる新卒採用では、計画的なフォローアップが内定辞退を防ぐポイントになります。

時期	主なイベント	フォロー施策
3月〜	面接開始	―
6月〜	内定出し本格化	内定者懇親会
8月〜2月頃	内定期間中	定期的な状況確認の連絡
2月頃（入社2ヶ月前）	入社準備開始	先輩社員との個別面談
3月（入社1ヶ月前）	入社直前	入社前研修・課題の案内
10月	内定式	―
翌年4月1日	入社	―

これらのフォロー施策をあらかじめスケジュールに組み込んでおくと、計画的に内定者との関係を構築できます。

採用活動の最終的な成功を確実にするためにも、フォロー計画は忘れずに設定しましょう。

参考記事：内定後フォローの完全ガイド｜内定者の不安を解消し辞退を防ぐ具体策12選

⑤年間採用スケジュール表に具体的に落とし込む

最後に、これまでに決めたすべての計画を、年間採用スケジュール表のような一覧性のあるフォーマットに具体的に落とし込みます。

全体の流れと各タスクを1枚のシートで俯瞰できるようにすると、進捗管理が格段にしやすくなります。

Excelやスプレッドシートで作成するほか、採用管理ツール(ATS)を活用するのも良い方法です。

自社に合ったフォーマットで実行可能なスケジュール表を完成させましょう。

AIを活用して短いスケジュールでも人材を採用できた成功事例

AIを活用することで、短期的な採用スケジュールでも求める人材の獲得に成功した事例を紹介します。

あるホテルでは、従来の求人媒体だけでは十分な母集団を形成できないという課題を抱えていました。

さらに、AI電話や専属サポートを活用して候補者対応を効率化したことで、採用担当者の工数を大幅に削減しながら、採用数を向上させることに成功しました。

AIを活用することで、短い採用スケジュールに対応している企業があります。

「HELLOBOSS」は、20万人以上のユーザーの中から、貴社が求める人材をAIが自動でマッチングします。

求人サイトなどで応募を待つだけでなく、企業側から候補者に直接アプローチできるため、計画的な母集団形成が可能です。

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【対象者別】採用スケジュールの年間モデルケース

採用活動のスケジュールは、対象とする人材によって守るべきルールや期間、主要な活動が大きく異なります。

新卒、中途、高卒それぞれの市場の特性を理解し、ターゲットに合わせた計画を立てましょう。

これらの違いを把握し、自社の採用ターゲットに最適なスケジュールを設計しましょう。

以下でそれぞれのモデルケースを具体的に解説します。

新卒採用の年間スケジュール（2026年・2027年卒向け）

新卒採用は、政府が推奨するスケジュールと、優秀な人材を早期に確保したい企業側の動きとの間で、年々早期化が進んでいます。

特にインターンシップが採用選考の初期段階として定着しており、実質的な採用活動は大学3年生の夏から始まっています。

時期	学年	主な活動内容
2025年6月〜9月	大学3年／修士1年	夏期インターンシップの開催・参加
2025年10月〜12月	大学3年／修士1年	秋・冬期インターンシップの開催。一部企業で早期選考開始
2026年1月〜2月	大学3年／修士1年	外資・IT・ベンチャー企業を中心に早期選考が本格化
2026年3月〜5月	大学4年／修士2年	広報活動解禁。会社説明会やエントリーシート提出のピーク
2026年6月〜9月	大学4年／修士2年	選考活動解禁。大手企業を含め面接と内々定出しのピーク
2026年10月1日〜	大学4年／修士2年	正式内定。多くの企業で内定式を実施

政府指針では、広報活動解禁は3月1日、選考解禁は6月1日、正式な内定日は10月1日以降となっています。

この早期化トレンドを把握し、他社に遅れをとらない計画を立てましょう。

参考：厚生労働省｜大学等卒業・修了予定者の就職・採用活動時期について

参考記事：新卒採用が難しい7つの理由｜新卒採用におすすめの手法11選も紹介

中途採用の年間スケジュール（通年・時期別）

中途採用は年間を通じて行われますが、企業の採用ニーズと求職者の転職活動が活発化する時期には波があります。

この波を理解すると、より効果的な母集団形成ができます。

時期	市場の動向
1月〜2月	繁忙期。4月入社を目指す企業・求職者の動きが最も活発化
6月〜7月	繁忙期。夏のボーナス支給後に転職を考える層が増加
9月〜10月	繁忙期。下半期に向けた組織強化で企業の求人が増加
5月・8月・12月	閑散期。大型連休や年末で企業・求職者ともに動きが鈍化

採用計画から入社までは一般的に2〜3ヶ月を要します。

例えば4月1日入社を目指すなら、1月下旬には採用計画を固め、2月上旬から募集を開始するといった逆算でのスケジュール設定が必要です。

参考記事：中途採用が難しい7つの理由と解決策｜成功に必要な9ステップ

高卒採用の年間スケジュール（ハローワーク規定準拠）

高卒採用は、生徒の学業を最優先するため、ハローワーク、学校、経済団体の三者間協定に基づく全国統一のルールとスケジュールで進められます。

このルールを遵守することが採用活動の大前提です。

時期	主な活動内容
2025年6月1日〜	ハローワークへ求人申込開始
2025年7月1日〜	学校への求人申込・訪問開始
2025年7月〜8月	（高校生）企業研究・応募前職場見学
2025年9月5日〜	学校から企業へ応募書類の提出開始
2025年9月16日〜	採用選考・内定開始

参考：厚生労働省｜令和８年３月新規高等学校卒業者の就職に係る採用選考期日等を取りまとめました

特に「求人はハローワーク経由」「生徒への直接連絡は禁止」「一人一社制」といった独自のルールを理解し、早期から準備を進める必要があります。

短期決戦となるため、6月の求人申込開始から逆算して計画を立てましょう。

採用スケジュールを成功に導く5つのポイント

採用スケジュールを立てるだけでは、採用の成功は保証されません。

計画を確実に実行し、質の高い人材を獲得するためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

ここでは、採用スケジュールを成功に導くための5つのポイントを解説します。

これらのポイントを意識してスケジュールを運用すると、採用活動の質を格段に高められます。

以下でそれぞれの詳細を確認しましょう。

採用市場の早期化トレンドを常に意識する

採用市場、特に新卒採用の早期化トレンドを常に意識することが不可欠です。

優秀な人材を獲得するための競争は年々激化しており、他社の動きに出遅れると、優秀な学生との接点をもつ機会を失ってしまいます。

最新の採用市場の動向を常に収集し、自社のスケジュールが時代遅れになっていないかを定期的に確認しましょう。

競合の一歩先を行くスケジュール感が、採用の成功につながります。

競合他社の動向をリサーチして差別化を図る

競合他社の動向をリサーチし、自社の採用活動で差別化を図ることも求められます。

同じ業界や職種を募集する他社がどのようなスケジュールで、どのような選考を行っているかを知ることは、自社の戦略を練るうえで有効な情報になります。

他社の動きを把握したうえで「よりスピーディーな選考を提供する」「候補者の個性に合わせた面接を行う」など、自社ならではの魅力を打ち出しましょう。

この差別化が、候補者から選ばれる理由になります。

状況に応じて見直せるようバッファを設ける

計画通りに採用活動が進むとは限りません。

状況に応じてスケジュールを見直せるよう、あらかじめ計画にバッファ(予備期間)を設けておくことが、安定した採用活動の秘訣です。

「応募が想定より集まらない」「面接官の都合がつかない」といった事態は起こりえます。

余裕をもったスケジュール設定が、担当者の心理的な負担を軽減し、冷静な判断を可能にするでしょう。

オンライン選考と対面選考を効果的に組み合わせる

オンライン選考と対面選考を効果的に組み合わせると、採用活動の効率と質を両立できます。

それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社の選考フローに最適化して組み込むことがポイントです。

選考方法	メリット	デメリット
オンライン選考	・遠方の候補者も参加しやすい ・日程調整が容易で効率的	・人柄や雰囲気が伝わりにくい ・通信環境に左右される
対面選考	・候補者の熱意や人柄を深く理解できる ・自社の社風を直接伝えられる	・会場費や交通費のコストがかかる ・日程調整の負担が大きい

例えば、一次面接はオンラインで効率的に、最終面接は対面で相互理解を深める、といった使い分けが考えられます。

ハイブリッドな選考フローの設計が、現代の採用成功には不可欠です。

内定辞退を防ぐフォロー体制を構築する

内定辞退を防ぐためのフォロー体制を構築することは、採用活動の最終的なゴールを達成するために有効です。

内定を出してから承諾、そして入社までの期間に候補者の不安を解消し、入社意欲を高めるための継続的なコミュニケーションが求められます。

これらのフォローをスケジュールに組み込み、計画的に実行することで、内定者は入社後の自分を具体的にイメージできます。

丁寧なフォローが、最終的に内定辞退率の低下につながるでしょう。

参考記事：内定後フォローの完全ガイド｜内定者の不安を解消し辞退を防ぐ具体策12選

陥りやすい採用スケジュールの失敗と注意点

綿密に採用スケジュールを立てたつもりでも、運用段階で思わぬ失敗に陥る場合があります。事前に典型的な失敗例と注意点を把握しておくと、リスクを回避し、より円滑に採用活動を進められます。

これらの失敗はどの企業にも起こりえます。

以下でそれぞれの原因と対策を解説します。

計画通りに母集団が形成できない

計画通りに母集団を形成できないのは、最も陥りやすい失敗の1つです。

この問題の背景には、求人情報の魅力不足や、採用チャネルの選定ミスといった原因が考えられます。

対策として、ターゲットに合わせた採用チャネルを選び直す、候補者の視点に立って求人情報を全面的に見直すといった行動が求められます。

定期的に応募状況を分析し、早めに軌道修正を図りましょう。

選考プロセスが長すぎて候補者が離脱する

選考プロセスが長すぎると、候補者が途中で離脱する原因になります。

優秀な人材ほど複数の企業からアプローチを受けており、選考スピードが遅い企業は選択肢から外されてしまうためです。

候補者の熱意を維持するためにも、選考プロセスは可能な限り簡潔にし、各ステップの結果は迅速に連絡する体制を整える必要があります。

スピーディーな対応が、候補者の入社意欲を高めるでしょう。

参考記事：【フロー図付き】採用フロー完全マニュアル｜新卒・中途別に解説

現場担当者との連携不足でミスマッチが起こる

現場担当者との連携不足は、採用のミスマッチを引き起こす大きな要因です。

人事部が考える「良い人材」と、現場が実際に求める「必要な人材」の間に認識のズレがあると、入社後の活躍が期待できません。

このようなミスマッチを防ぐには、採用計画の段階から現場の担当者を巻き込み、求める人物像について徹底的にすり合わせを行う必要があります。

選考プロセスにも現場の意見を積極的に取り入れ、共通のゴールを目指しましょう。

参考記事：採用ミスマッチを激減させる10の具体策｜新卒・中途別に人事がすべきこと

採用基準が曖昧なまま選考を進めてしまう

採用基準が曖昧なまま選考を進めてしまうと、面接官の主観に頼った評価になりがちです。

これにより、評価に一貫性がなくなり、本来採用すべき人材を見送ってしまうリスクが高まります。

対策として、求める人物像をもとに具体的な評価項目と基準を明文化し、すべての面接官で共有することが不可欠です。

構造化面接や評価シートを導入し、客観的な基準に基づいた選考を徹底しましょう。

採用スケジュールについてよくある質問(FAQ)

ここでは、採用スケジュールについてよくある質問に回答していきます。

Q. 採用スケジュールはいつから準備を始めるべきですか?

A. 採用対象によりますが、早めに準備を開始するほど有利になります。

特に新卒採用の場合、インターンシップなど実質的な活動は入社日の1年以上前から始まるため、採用目標の設定や戦略立案は入社希望日の約1年半前から始めるのが理想です。

いずれの場合も、後手に回ると優秀な人材を獲得する機会を逃す可能性があります。

計画的な採用活動のためには、早期からの準備が不可欠です。

Q. 中途採用で求職者が増えるのはどの時期ですか?

A. 中途採用市場では、求職者の活動が活発になる時期が年に数回あります。

このピークに合わせて募集を強化すると、効率的に母集団を形成できます。

時期	市場の動向
1月〜3月	4月入社を目指す層や、冬のボーナス後に転職活動を始める層が多い。
6月〜7月	夏のボーナス支給を機に転職を考える層が増加し、求人・求職ともに活発化
9月〜10月	下半期に向けた組織強化で企業の求人が増え、求職者の動きも活発になる

反対に、ゴールデンウィークのある5月やお盆休みの8月、年末の12月は活動が鈍化する傾向にあります。

この市場の波を理解し、採用戦略に活かしましょう。

参考記事：中途採用が難しい7つの理由と解決策｜成功に必要な9ステップ

Q. 採用スケジュールが遅れてしまった場合の対処法は?

A. スケジュールに遅れが生じた際は、まず原因を特定し、迅速に対処する必要があります。

最初に「応募が集まらない」「選考に時間がかかっている」など、どの部分がボトルネックになっているかを分析しましょう。

遅延の原因	対処法の例
応募者数が不足	・求人情報の訴求内容を見直す ・ダイレクトリクルーティングなど攻めの手法を追加する
選考プロセスが停滞	・選考フローを簡略化できないか検討する ・面接官のスケジュールを事前に確保し、日程調整を効率化する
内定辞退が多発	・内定者フォローを手厚くする ・選考スピードを早め、他社に先んじて内定を出す

遅れを放置せず、原因を特定してすぐに行動に移すことが、被害を最小限に抑えることにつながります。

Q. 企業規模によってスケジュールの立て方は変わりますか?

A. 変わります。

企業規模によって、かけられるリソースや採用の目的が異なるため、スケジュールの立て方もおのずと変化します。

大企業は「仕組み」で、中小企業は「機動力」で採用活動を進める傾向があります。

自社の規模と状況に合ったスケジュールの立て方を意識しましょう。

Q. 新卒採用のルールは必ず守らなければいけませんか?

A. 政府が要請する新卒採用のスケジュール(広報3月、選考6月)に法的な拘束力はなく、罰則もありません。

実際、採用競争の激化から、多くの企業がインターンシップなどを通じて早期に学生と接触しているのが実情です。

採用競争力と、学生に配慮する社会的責任とのバランスを考慮する必要があります。

ルールを正しく理解した上で、自社の採用戦略を慎重に判断しましょう。

参考記事：新卒採用が難しい7つの理由｜新卒採用におすすめの手法11選も紹介

まとめ

採用活動を成功させるには、精度の高い採用スケジュールを立て、計画的に実行することが不可欠です。

最後にもう一度、採用スケジュールの立て方を確認しておきましょう。

これらのステップを着実に実行することで、採用活動の質は格段に向上します。

もし、スケジュールが遅延している場合や、急いで人材を確保したい場合は、ダイレクトリクルーティングの活用も検討してみましょう。

無料から始められるので、採用フローの最適化と並行して、即戦力となる人材を確保したい方は「HELLOBOSS」を試してみてください。

貴社の採用活動が計画通りに進み、成功裏に終わることを願っています。