「スカウトメールの返信がこない…」

「返信率を高めるにはどうすればいい？」

こういった悩みを持つ採用担当者様に応える記事です。

結論、スカウトメールの返信率は上げられます。

スカウトメールの返信率を上げるためには多くのコツがあり、それをすべて実践している方は少ないため、改善の余地があるかもしれません。

この記事では、スカウトメールの返信率を上げる方法を完全解説しています。

採用の目標を達成したい方は、最後まで読んで実践してみてください。

無料で始められるので「スカウトメールの返信がこない…」という場合は、HELLOBOSSを試してみてください。

スカウトメールの平均返信率

スカウトメールの返信率は5％程度と言われています。現段階で返信率が5％程度であれば、一般的な水準に達していると言えるでしょう。

一方、返信率が5％を下回っている場合は、何らかの改善がおすすめです。スカウトメールの返信率の計算式は以下のとおりです。

例えば、スカウトメールを200通送って、10通の返信がくれば、返信率は5%です。

スカウトメールの返信率を上げる方法は、スカウトメールの開封率を上げる6つのコツから解説していくので、このまま読み進めてみてください。

スカウトメールの返信率を決めるKPI

スカウトメールの返信率を高めていくには、ただ返信率を見るのではなく、返信に至るまでのKPIを把握・改善していく必要があります。

返信率を高めるためには、以下の流れでKPIを設定して、各数値を上げていく必要があります。

各ステップについて解説していきます。

開封率

開封率とは、送ったスカウトメールが開封されて読まれた割合のことです。平均の開封率は職種や媒体によって違いますが、70％前後が目安です。

「有効配信数」とは、エラー等で届かなかったメールを差し引き、実際に届いたメール数を表します。

例えば、100通送って70通開封された場合は「開封率70％」です。

開封率を調べるには、スカウトサービスやATS（採用管理システム）の閲覧データを参照しましょう。また、開封率を高める方法は、スカウトメールの開封率を上げる6つのコツで詳しく解説します。

開封後の求人閲覧率

開封後の求人閲覧率は、メール本文を読んで求人情報が見られた割合です。スカウトメール開封後の求人閲覧率は平均40〜50％ほどと言われています。候補者がメールを読んで魅力を感じたかがわかるため、開封後の求人閲覧率が低い場合はメール本文の改善が必要です。

例えば、メールを開いた50名のうち20名が求人情報を見た場合は「開封後の求人閲覧率40％」となります。

開封後の求人閲覧率を調べるには、スカウトサービスが提供する求人閲覧ログを参照しましょう。求人閲覧率を高める具体的な方法は、【徹底解説】スカウトメールの返信率を上げる16の方法から解説していきます。

求人閲覧後の返信率

求人閲覧後の返信率は、求人ページを見た候補者がメールを返信した割合です。募集内容が魅力的か、応募のハードルが低いかなどがわかります。

平均の返信率は10〜15％と言われています。

例えば、閲覧した100名のうち15名から反応があれば、返信率は15％です。

求人を閲覧しても返事がこない場合は、職務内容や報酬の魅力が伝わっていない可能性があります。返信率を高める方法も、【徹底解説】スカウトメールの返信率を上げる16の方法から解説しているので、このまま読み進めてみてください。

スカウトメールの返信率が低い5つの理由

スカウトメールの返信率が思うように伸びない背景には、以下のような理由があります。

これらを見直すだけでも返信率が上がる可能性があるため、チェックしてみてください。

ペルソナを設定していないから

採用活動における「ペルソナ」とは、年齢や経歴だけでなく、転職の動機や性格面、仕事観などを細かく想定した「架空の候補者像」です。ペルソナが曖昧だと、スカウトメールの文章が抽象的になってしまい、読んでも響かないことが多いです。

以下のようにペルソナを設定すると、スカウトメールの文面が具体的になり、返信率が高まります。

例えば、上記のシステムエンジニアであれば「リモート・在宅勤務可」といった文章をスカウトメールに入れるだけでも反応が変わるでしょう。

ペルソナは以下の流れで設定すればOKです。

詳しいペルソナの設定方法は、採用ペルソナの作り方完全ガイド｜テンプレートと7ステップのフレームワークにまとめています。

ペルソナを設定して、たった1人に向けたスカウトメールを送ると、返信率が高まります。

定型文・テンプレ感があるから

定型文・テンプレ感があるスカウトメールは、すぐ見抜かれます。候補者は「誰にでも通じそうな内容」に興味を抱きません。少しでも相手の経験に触れたり、名前を盛り込んだりするだけで印象は変わります。

この文章には、候補者本人を評価している要素が入っていないため、返信率が上がらないでしょう。

一方、パーソナライズされた要素を加えると、候補者の興味を引きやすくなります。

こうした文面なら「自分の実績を見てくれている」と感じやすいため、返信率が上がります。

作成した文面が定型文やテンプレっぽくなっていないかチェックしてみてください。

自社のことばかりで候補者に触れていないから

自社のアピールばかり書いてあるスカウトメールは、ただの宣伝メールと受け止められて返信されにくいです。候補者は「自分の何に興味をもっているのか」を知りたいので、そこに触れずに会社の実績ばかりアピールすると「読んでも自分にメリットがない」と判断されるでしょう。

自社のことばかり書いてある悪い例文は以下のとおりです。

この文面だと候補者側に「自分に対して期待していること」が伝わりません。

一方、候補者について触れている良い例文は以下のとおりです。

こう書くと「自分の実績を高く評価している」と感じやすく、返信につながる可能性が高まります。

印象が悪いキーワードが書かれているから

メール内に「急募」や「稼げる」といった言葉があると、候補者が「怪しい…」と感じる恐れがあります。

「急募」や「大量採用」などの表現は、企業にとって一方的なメリットを書いている印象があります。「稼げる」や「実力主義」は、インセンティブ割合が高く厳しい印象を持つ候補者もいるでしょう。

スカウトメールは候補者目線で書くのが基本です。候補者にとって興味があるキーワードを入れるのがコツです。

詳しいノウハウは、スカウトメールの開封率を上げる6つのコツから解説していきます。

採用したい人材とスカウトサービスがずれているから

自社の採用したい層があまり登録していないスカウトサービスだと、返信率が上がりにくいです。

利用しているスカウトサービスが自社のターゲットと合致していなさそうな場合は、媒体を切り替えてみましょう。

スカウトメールの開封率を上げる6つのコツ

そもそもスカウトメールが開封されないと、どんなに良い文章を書いても意味がありません。まずはメールを開封してもらうために、以下を実施していきましょう。

1つずつ解説していきます。

メールの件名に候補者の名前やベネフィットを書く

スカウトメールの件名に候補者の名前や、候補者のベネフィットを書くと開封率が高まります。

名前やベネフィットを懸命に盛り込むと、特別感があり開封したくなるものです。反対に、候補者名やベネフィットが書かれていない件名は「誰にでも送っている」と見なされ、埋もれがちです。

まずは件名の悪い例を見てみましょう。

これだと営業メールに見えてしまい、開封率が上がりにくいです。

一方、候補者名やベネフィットを書いている良い例は以下のとおりです。

候補者の名前とベネフィットを書くことで、かなり印象が良くなります。

件名は自分で考えるだけでなく、ChatGPTなどAIにもアイデアをもらうのがおすすめです。AIに以下のように投げかけると、良い件名の候補を考えてくれます。

まずはメールを読んでもらうためにも、件名に力を入れましょう。

候補者がメールを見る時間帯に送信する

候補者がメールを確認する時間帯に合わせて送信すると、開封されやすいです。特に開封率が高い時間帯とおすすめ度は以下のとおりです。

時間帯	具体的な時間	おすすめ度
出勤時間帯	7:00〜9:00	高
昼食の時間帯	12:00〜13:00	高
帰宅時間	18:00〜20:00	中～高
就寝前	22:00〜23:00	中～高（要配慮）

出勤前や昼休み、帰宅後のリラックスしている時間などが良いでしょう。ただし、夜遅くにメールを送るとブラック企業だと思われる場合があるため、予約配信している旨を本文に書くか、翌朝7時頃に届くよう設定するなど配慮するのがコツです。

チャットで連絡する

候補者とチャットでやり取りできるスカウトサービスを利用するのもおすすめです。メールよりチャットの方が開封率が高いためです。

通知がスマートフォンに直接届くため、タイムリーに読んでもらいやすいのがメリットです。

無料で利用できるため「そもそもメールが読まれてない…」という場合は、HELLOBOSSを試してみてください。

転職に積極的な候補者にメールを送る

スカウトサービスに登録している人でも、実際に転職を考えている度合いはまちまちです。明確な転職意欲がある候補者ほどメールを開き、読んでくれる可能性が高まります。

直近でプロフィールが更新されていたり、更新履歴が多かったりする候補者は積極的に転職を考えている傾向が強いです。

スカウトサービスの検索機能で「最近更新された人」「アクティブユーザー」をピックアップしてメールを送信すると、開封率だけでなく返信率も伸びやすくなります。

SNSやオウンドメディアで認知度を上げておく

候補者から「知っている会社だ」と思われると、スカウトメールの開封率が高まりやすいです。知名度が低い場合は、SNSやオウンドメディアを活用すると効果的です。発信を継続して候補者の目にとまれば「名前を聞いたことがある」「ブログを見たことがある」と思われて、開封される可能性が高まります。

特にスタートアップや中小企業は、積極的にSNSやオウンドメディアを運用するのがおすすめです。詳しいノウハウは、採用SNS戦略を成功させる！利点を最大化する10のステップ徹底解説を参考にしてみてください。

大量の画像や不自然なリンクを入れすぎない

スカウトメールに多くの画像やリンクを入れすぎると、スパム扱いされて迷惑メールフォルダに入る恐れがあります。企業サイトや採用ページへのリンクは数ヶ所にとどめ、画像やリンクの多用は避けるようにしてください。

【徹底解説】スカウトメールの返信率を上げる16の方法

それでは、スカウトメールの返信率を上げる方法を徹底解説していきます。

今日からできることもあると思うので、さっそく実践していきましょう。こちらも1つずつ解説していきます。

パーソナライズを徹底する

候補者が「自分の情報をしっかり読んでくれた」と思えるメールであれば、返信してくれる確率が高まります。具体的には、候補者のSNSやポートフォリオ、ブログなどをチェックし、実績や考え方を具体的に言及しましょう。

候補者の名前でGoogle検索してインタビュー記事を見つけたら「インタビュー記事の◯◯◯◯という考え方に興味を持ちました」と書くと特別感が増します。スカウトメールは必ず候補者にパーソナライズした内容を書きましょう。

簡潔でわかりやすい文章を書く

長文すぎるスカウトメールは途中で離脱されやすいです。簡潔でわかりやすい文章を意識してください。

具体的な技法は以下のとおりです。

数値や具体例を伝える例文は以下のとおりです。

また、箇条書きを使った例文は以下のとおりです。

簡潔で読みやすい文章にすると、情報が伝わって返信率が高まります。

候補者のどこに興味を持ったのか書く

スカウトメールを受けた候補者は「自分の何が評価されたのか」を知りたがります。だからこそ「どこに興味を持ったのか」を明確に伝えましょう。

こう伝えると「なぜメールをもらったか」が明らかになり、読み手の納得感が高まります。誰にでも通じる曖昧な言葉ではなく、履歴書やポートフォリオの具体的な部分を指摘するのがコツです。

候補者の理想の未来を叶えられることを伝える

候補者が「次の職場でどんな未来を望んでいるか」を想像し、それを実現するポジションや業務内容、報酬などを示すと魅力が伝わります。例えば、プロフィールページを見て「UI/UXを極めたい」「海外進出プロジェクトに挑戦したい」といった希望がうかがえたら、具体的に言及しましょう。

「転職後のビジョンを応援してもらえる環境だ」と伝えると、返信率が高まります。数字を交えつつ具体的に提案することで、自社で働くイメージが湧き、興味を持ってもらえるでしょう。

企業のビジョンと候補者の理想の合致点を伝える

企業のビジョンと候補者の理想のキャリアと重なっていれば「この会社なら理想のキャリアを実現できるかも…」と期待値が上がり、返信してもらいやすいです。以下の表は合致例をまとめたものです。

具体的には、以下のようにメールを送ってみてください。

こう書くと「目指す姿が一致している」と感じ、返信につながりやすくなります。

カジュアル面談を提案する

スカウトメールの次の段階は、5〜10分ほどのカジュアル面談がおすすめです。いきなり面接を提案すると「準備が大変そう…」と思われ、返信をためらわれがちです。

さらに候補日を3つほど提示すれば、候補者は「どの日なら少し時間が作れそうか」と選ぶだけで済むため、返信のハードルが下がります。

候補者の心理的な負担を減らして返信率を高めるためにも、カジュアル面談を提案してみましょう。

スマートフォンに最適化した文章を書く

多くの候補者がスマートフォンでスカウトメールを確認するため、改行位置や行間を意識して読みやすい文章にするのがコツです。長文が連続したり、文字が詰まっていると、スマートフォンで見たときに読みにくいです。

メール送信前に自分のスマホにテスト送信し、実際の折り返しや文量をチェックしてください。行間が詰まりすぎたり、途中で改行が崩れていたりしないかを見ながら、適宜編集するのがおすすめです。

上位役職者の名前でメールを送る

社長や役員の名前でスカウトメールを送ると、特別扱いされているように感じて候補者が返信したくなる場合があります。特にスタートアップや中小企業なら「実際に社長が自分をスカウトしたんだ」と思われて、やる気を引き出しやすいでしょう。

小規模で経営陣との距離が近い会社なら、上位役職者から送ると「すぐに採用決定権者に話をつなげる」というメリットをアピールできます。上位役職者と事前に打ち合わせておき、返信がきたときに対応できるようにしておきましょう。

メールを送った企業担当者の情報を添える

スカウトメールに企業担当者の情報を書いておくと、親近感や安心感を高められて、返信率が高まるケースがあります。具体的には以下のような情報を載せると効果的です。

「この人は自分に似たバックグラウンドを持っていて、話が合うかも…」と思われて、返信してもらえるかもしれません。

さらに「もしよろしければ、私の自己紹介をまとめたページもご覧ください」とリンクを貼れば、メール本文が長くなりすぎずに担当者の人となりを伝えられます。人柄が垣間見えるだけでも、返信率はグッと上がります。

動画や採用ページのURLを添える

文章だけのスカウトメールでは、企業の雰囲気が伝わりにくいです。そこで、YouTube動画や採用ページのURLを添えると、視覚的に社風や事業内容が伝わり、返信率が高まることがあります。

ただし、あまりリンクを増やしすぎるとスパム認定される可能性があるため、1〜2個に絞るのがおすすめです。

企業情報を簡潔に記載しておく

候補者はスカウトメールを送ってきた企業情報を知りたい一方で、長文の企業説明を求めているわけではありません。初回のメールで長文の企業説明を書くと、返信率が下がってしまう恐れがあります。

スカウトメールでは候補者ファーストを意識し、企業情報は箇条書きで端的にまとめましょう。具体的には、以下のような記載がおすすめです。

このように要点だけを整理し、あとは詳細な企業情報がわかるリンクへ誘導する流れなら、候補者の興味を損なわずに済みます。

スカウトメールの文章を添削してもらう

採用担当者が1人でスカウトメールを書くと、表現を修正した方がいい点に気づきにくいです。そのため、社内のメンバーに添削してもらいましょう。

特に、候補者と近い属性の社員に添削してもらうと、返信率の高い文章を作りやすいです。

また、ChatGPTなどのAIを活用して添削してもらうのも有効です。例えば、以下のように指示文を入れてみてください。

複数の視点を取り入れると、返信率の高い文章になります。

採用ページや求人情報を最新に保つ

スカウトメールで興味を持った候補者は、必ずといっていいほど採用ページや求人情報をチェックします。そこに候補者向けの求人情報が掲載されていなかったり、情報が古かったりすると「実態は違うのかな…」と不信感を抱かれがちです。

結果として返信や応募が途切れてしまう恐れがあります。

現場サイドと連携して最新情報を保てば、候補者はスカウトメールの印象そのままに詳細を確認でき、興味が途切れにくいです。

スカウトメールは3回程度送る

1度スカウトメールを送って返信がなくても、すぐ諦めるのは早いです。単に見落とされていたり、タイミングが合わなかったりしただけかもしれません。

また、年度末やボーナス支給後など、状況が変わりやすい時期を狙う方法もあります。適度な回数とペースを考慮して再アプローチしましょう。

継続的に待遇を改善していく

メール本文でどれだけ魅力を伝えても、最終的に待遇が見合わないと返信されず採用が進まない恐れがあります。給与や休日、リモートワークなどの条件を徐々に改善すれば、候補者が「ここでならやっていけそうだ」と感じて返信をくれる確率が高まります。

徐々に待遇が改善していけば候補者に対するアピールポイントが増え、長期的に見て返信率と採用成功率が向上しやすくなります。

効果測定をくりかえす

スカウトメールを送ったら、数値を追いかけて成果を確かめましょう。以下の指標を定期的にモニタリングし、最も効果的なパターンを探ってみてください。

ABテストを実施しながら「タイトルを変えたら開封率はどう変化したか」「月曜朝と金曜夕方でどちらが返信率が高いか」など比較してみましょう。データを蓄積すれば最適解に近づきやすくなります。

効果測定は地道ですが、継続することで人材を採用できるスキルが企業の資産になります。

【例文あり】スカウトメールの型

これまで解説してきたことを踏まえて、スカウトメールの型を紹介します。これはあくまで一例なので、アレンジして使ってみてください。

以上を踏まえて、スカウトメールの例文は以下のとおりです。

2回目以降のスカウトメールの例文

1回目のスカウトメールに対して返信がなかった場合は、以下のように再送すると良いでしょう。こちらもアレンジして使ってみてください。

スカウトメールの悪い例文

続いて、スカウトメールの悪い例文を見ていきましょう。作成した文面が、以下のようになっていないか注意してください。

候補者にまったく触れておらず、上から目線の印象を受けます。なぜメールをもらったのかもわかりにくく、これでは返信したいと思わないでしょう。

スカウトメールは候補者ファーストで書くのが鉄則です。

スカウトメールに返信がきた際の対応方法

スカウトメールに返信がきたら、以下を意識して返信しましょう。

返信がくるということは、少なくとも悪い印象は持たれていない状態です。チャンスを広げるためにも、適切に返信するのがコツです。

1営業日以内に返信する

候補者からメールを受信したら、翌営業日までに返事するのがおすすめです。候補者の熱が冷めにくく、面談に移れる可能性が高まるからです。

初動が早いと良い印象を与えられます。もし1営業日以内が難しい場合は、後ほど返信する旨だけでも伝えておくと、その後の詳細連絡までの離脱を抑えられるでしょう。

カジュアル面談日確定までのメール回数を多くしすぎない

カジュアル面談の日程調整でメールのやり取りが長引くと、途中で候補者が離れてしまう恐れがあります。最初のスカウトメールで候補日を提示し、返信がきたらすぐに面談日を確定するのが理想です。

メール回数	内容
1通目	スカウト＋候補日を提案
候補者返信	「◯日が希望です」と回答
2通目	日時確定＋面談URL・補足情報

このように短いフローで調整すれば、無駄なラリーを回避し、面談に進む確率が高まります。

スカウトを断られても関係を維持する

「今は転職を考えていない」と返事があっても、将来的な可能性は残っています。勉強会に案内したり、LINE登録に誘導して有益な情報を発信したりするなど、接点を継続するのが有効です。

スカウトメールについてよくある質問

最後に、スカウトメールについてよくある質問に答えていきます。

スカウトメール送信から内定までの選考フローの例は？

一例を紹介します。まずスカウトメールを送り、候補者から返信があればカジュアル面談を設定します。面談が終わった後に書類選考へ進み、問題なければ一次面接・最終面接と進行し、合意できれば内定です。

初動から内定までの流れをスピーディーに進めると、候補者のモチベーションを保ちやすくなります。

忙しくてスカウトメールを書く時間がない場合はどうする？

時間が取れない場合はAIを活用すると良いでしょう。ChatGPTなどに叩き台となる文章を生成してもらい、社内の知見や文言を加筆修正すれば、短時間で品質の高いメールを作成できます。

以下のようにAIに指示してみてください。

ちなみに、採用活動にAIを活用するコツは、【徹底比較】AI採用のメリット・デメリットと現場の成功事例を紹介を参考にしてみてください。

スカウトメールは1日に何通くらい送ればいい？

目標から逆算して1日の送信数を決めると良いでしょう。例えば「1名採用するのにスカウト返信率5％で10人面談が必要」という想定なら、必要な候補者数は200名です。1ヶ月で達成したい場合は、以下の計算式で1日の送信数を導き出します。

ただし、通数が増えるほど一通あたりにかける時間が減り、パーソナライズした文章作成が難しくなります。AIに叩き台を書いてもらいつつ、自分の言葉を加えるなど工夫すると、多めの送信数にも対応しやすいです。

どうしてもスカウトメールの返信がこないときはどうする？

スカウトメールの表現や送信タイミングを改善しても成果が出なければ、別のスカウトサービスを利用することも検討してみてください。もしかすると、現在の方法が合っていないかもしれません。

ちなみに、私たちが提供する「HELLOBOSS」は、候補者とチャットでやり取りできます。メールより返信率が高いので、スカウトツールの1つに加えてみてください。

無料から利用できるので、実際に試しながら検討できます。

スカウトメールを送った人が不採用だった場合のメールの送り方は？

スカウトを送って候補者が不採用になった場合は「こちらからスカウトしたのに不採用になった」という点に配慮したメールを送りましょう。謝意を示す文面を送ると後味の良い対応になります。

メールの例文は以下のとおりです。

上記のように、選考に参加してくれた候補者への感謝を伝えつつ、見送りの趣旨を明確に述べ、次の機会につながる余地を示唆すると印象が和らぎます。先方から「連絡が来てよかった」と思われる対応ができれば、再び声をかけるチャンスが巡ってきた際にも連絡しやすくなります。

スカウトメールの管理が大変な場合はどうする？

数多くの候補者にスカウトメールを送ると、重複送信や返信対応などで混乱しがちです。対処策を以下の表にまとめました。

全体を可視化し、候補者ごとの進捗をリアルタイムに追いながら対応すると、漏れやミスが減ります。もし管理が難しければ、ATS導入や外部ツールの活用も検討してみてください。

まとめ｜スカウトメールの返信率を上げていきましょう

まずはスカウトメールの開封率を上げるところから始めてみてください。

候補者とチャットでやり取りすると開封率や返信率が高まります。

くりかえしですが、HELLOBOSSは候補者とのチャットが可能です。

無料で利用できるため「そもそもメールが読まれてない…」という場合は、HELLOBOSSを使ってみてください。

さらに、スカウトメールの返信率を高める方法は以下のとおりです。

さっそく今日からできることを始めていきましょう。

貴社の人材採用の目標達成の参考になれば幸いです。