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採用計画の立て方完全ガイド|成功の7ステップとテンプレートを解説

採用計画の立て方完全ガイド|成功の7ステップとテンプレートを解説

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「採用計画の立て方がわからない…」

「計画を立ててみたけど、なんだかうまくいかない…」

このように悩む、経営者や採用担当者の方に向けた記事です。

この記事でわかること

  • 採用計画を立てる前に準備すべき3つのこと
  • 失敗しない採用計画の具体的な立て方7ステップ
  • すぐ使える採用計画書のテンプレート

採用計画は、正しいステップと事前準備によって成功確率を大幅に高められます。

なぜなら、経営戦略と連動させ、現場の声を反映した具体的な計画を立てることで、採用のミスマッチを防ぎ、効率的に優秀な人材を獲得できるからです。

でも、具体的に何から手をつければいいのか迷ってしまいますよね?

この記事を読むことで、採用計画の立て方の全ステップを理解し、自社に合った実用的な計画書を作成できるようになります。

テンプレートも紹介しているので、最後まで読んでみてください。

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Contents

採用計画は、企業の成長に不可欠な人材を、いつ、どのような人物を、何名採用するのかを具体的に定めた計画です。

単なる採用活動のスケジュールではなく、経営計画や事業戦略と連動した重要な設計図といえます。

この章でわかること

  • そもそも採用計画とは何か
  • なぜ今、緻密な採用計画が重要なのか
  • 採用計画がないと起こる失敗例

この章では、採用計画の基本的な定義からその重要性、そして計画がない場合に起こりうる失敗例までを解説します。

そもそも採用計画とは何か

採用計画とは、企業の経営計画や事業目標を達成するために必要な人材を、計画的に確保するための活動指針です。

採用計画のポイント

具体的には「いつまでに」「どの部署に」「どのようなスキルを持つ人材を」「何名」採用するのかを明確にします。

また、採用手法や選考プロセス、予算なども含めて策定します。

採用計画があることで、採用に関わるメンバー全員が共通の認識を持ち、一貫性のある採用活動を展開できるのです。

なぜ今、緻密な採用計画が重要なのか

緻密な採用計画が今、求められる理由は、労働人口の減少と採用競争の激化にあります。

行き当たりばったりの採用活動では、自社が本当に必要とする人材を獲得するのは困難です。計画を立てることで、採用活動の課題が明確になり、効率的なアプローチが可能になります。

緻密な採用計画がもたらす効果

  • 採用活動の効率化
  • 採用基準の統一によるミスマッチ防止
  • 関係者間のスムーズな連携

これらの効果により、採用の成功確率が高まり、企業の成長に直接貢献します。

事業戦略と連動した人材獲得を実現するためにも、計画の策定は不可欠です。

採用計画がないと起こる失敗例

採用計画がない場合、さまざまな失敗を引き起こす可能性があります。

現場の求める人物像と経営層の考えにズレが生じたり、採用基準が曖昧になったりして、採用活動が迷走してしまうでしょう。

結果として、以下のような問題が発生します。

失敗例具体的な内容
採用のミスマッチ採用基準が曖昧なため、入社後に能力や社風が合わず早期離職につながる
コストの増大採用活動が長期化し、求人広告費や人材紹介手数料などが想定以上にかさむ
機会損失優秀な人材が競合他社に流れてしまい、事業成長の機会を逃す

このような失敗を避けるためにも、事前の計画策定は必須です。

場当たり的な採用ではなく、戦略的な採用活動を行いましょう。

採用計画と並行して成果を出せるAI採用ツール

採用計画の策定には時間がかかりますが、採用活動を止めるわけにはいきませんよね。

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精度の高い採用計画を立てるには、事前の情報収集と分析が不可欠です。

やみくもに計画を立て始めるのではなく、まずは会社の進むべき方向と現状を正しく理解する必要があります。

採用計画を立てる前に準備すべき3つのこと

  1. 会社の経営計画と事業戦略を正確に把握する
  2. 現場の部署ごとの人員課題をヒアリングする
  3. 過去の採用活動データと結果を分析する

この章では、採用計画の土台となる3つの準備について、具体的なアクションを交えながら解説します。

①会社の経営計画と事業戦略を正確に把握する

会社の経営計画と事業戦略を正確に把握することは、採用計画の出発点です。

どのような事業に注力し、将来的に会社をどう成長させたいのかによって、求める人材が大きく変わるためです。

経営層が描くビジョンと採用活動の方向性を一致させましょう。

確認すべき経営・事業計画のポイント

  • 売上や利益の目標数値
  • 新規事業や海外展開の有無
  • 既存事業の拡大、縮小計画

これらの計画から、どの分野で人材が必要になるのかを予測し、採用計画に落とし込んでいきます。

会社の羅針盤を理解することが、採用成功への第一歩です。

②現場の部署ごとの人員課題をヒアリングする

現場の部署ごとの人員課題をヒアリングし、実態を把握します。

経営計画だけでは見えてこない、各部署の具体的な人材ニーズや課題を明らかにすることが目的です。

採用は現場と一体となって進める活動のため、担当者の協力が欠かせません。

ヒアリング項目確認内容の例
不足している人材どのようなスキルや経験を持つ人材が何名不足しているか
今後の人員計画退職予定者の有無や、今後必要となる増員計画
組織の課題業務量の偏りや、特定のスキルを持つ人材への依存度など

各部署から直接意見を聞くことで、採用後のミスマッチを防ぎ、現場の納得度も高まります。全部署へのヒアリングが難しい場合は、事業への影響度が大きい部署から優先的に進めましょう。

③過去の採用活動データと結果を分析する

過去の採用活動データと結果を分析し、今回の計画に活かしましょう。

これまでの採用活動を振り返ることで、うまくいった点や改善すべき点が客観的にわかります。

感覚に頼るのではなく、事実に基づいたデータを用いることで、計画の精度を高められるのです。

分析対象データ分析によってわかること
応募経路別の効果どの求人媒体や紹介会社からの採用決定が多かったか
選考プロセス書類選考や面接の通過率、内定辞退率など
採用コスト1人あたりの採用にかかった総費用

これらの分析結果から、費用対効果の高い採用手法を見極めたり、選考プロセスの課題を改善したりできます。

過去の資産を有効活用し、より効果的な採用計画を策定しましょう。

ここからは、実際に採用計画を立てるための具体的な7つのステップを解説します。

準備段階で集めた情報をもとに、一つずつ計画を具体化していきましょう。

このステップに沿って進めることで、網羅的で精度の高い採用計画を作成できます。

この章でわかること

  1. 採用の目的とゴールを明確に設定する
  2. 採用人数と求める人物像を定義する
  3. 雇用形態と配属先を決定する
  4. 自社に合った採用手法とチャネルを選定する
  5. 具体的な選考プロセスと評価基準を設計する
  6. 全体の採用スケジュールを作成する
  7. 採用活動にかかる全体の予算を策定する

採用活動を成功させるための設計図を、順番に作り上げていきましょう。

①採用の目的とゴールを明確に設定する

まずは、採用の目的とゴールを明確に設定することから始めましょう。

なぜ採用が必要なのか、採用を通じて会社をどのような状態にしたいのかを言語化するステップです。

目的が曖昧なままでは、採用活動そのものが目的化してしまい、事業への貢献につながりません。

採用目的の具体例

  • 欠員補充による組織体制の維持
  • 新規事業立ち上げのための専門人材確保
  • 次世代リーダー候補の育成

「〇〇事業の成功のために、△△のスキルを持つ人材を×名採用する」のように、誰が見てもわかる具体的なゴールを設定しましょう。

このゴールが、以降のステップすべての判断基準となります。

②採用人数と求める人物像を定義する

採用の目的が定まったら、採用人数と求める人物像を定義します。

事業計画や現場へのヒアリング結果に基づき、「どの部署に」「何名」の人材が必要かを具体的に落とし込みます。

同時に、採用する人物の具体的なイメージ(ペルソナ)も設定しましょう。

求める人物像(ペルソナ)の項目例

  • スキルや資格
  • 実務経験の年数や内容
  • 価値観や人柄
  • 自社の社風との相性

人物像を詳細に定義することで、関係者間の認識のズレを防ぎ、評価基準も明確になります。ミスマッチのない採用を実現するために、解像度の高い人物像を描きましょう。

参考記事:採用ペルソナの作り方完全ガイド|テンプレートと7ステップのフレームワーク

③雇用形態と配属先を決定する

採用する人材の雇用形態と配属先を決定します。

求める人物像や任せたい業務内容に応じて、最適な雇用形態は異なります。

それぞれのメリットとデメリットを理解した上で、適切な選択をしましょう。

雇用形態特徴
正社員長期的な活躍を前提とし、企業のコア人材として育成できる
契約社員専門的なスキルを持つ人材を特定の期間で確保しやすい
パート・アルバイト業務の繁閑に合わせて柔軟に労働力を調整できる

配属先もこの段階で明確にします。

どの部署で、どのような役割を担ってもらうのかを具体的にしておくことで、入社後のスムーズな受け入れが可能になります。

④自社に合った採用手法とチャネルを選定する

次に、自社に合った採用手法とチャネルを選定しましょう。

過去の採用データや求める人物像を参考に、最も効果的なアプローチ方法を考えます。

各手法の特徴を理解し、複数を組み合わせることも有効です。

採用チャネルメリットデメリット
求人広告幅広い層にアプローチでき、多くの応募者を集めやすい費用がかかる。応募者の質がばらつく可能性がある
人材紹介求める要件に合った人材を効率的に探せる採用決定時の成功報酬が高額になる場合がある
ダイレクトリクルーティング企業側から候補者に直接アプローチできる採用担当者の工数がかかる。スカウトのノウハウが必要
リファラル採用社員の紹介のため信頼性が高く、定着しやすい。採用コストを抑えられる採用数をコントロールしにくい。人間関係の配慮が必要
自社採用サイト掲載情報に制限がなく、企業の魅力を自由に伝えられるサイトへの集客施策が別途必要になる。即効性は低い
SNS採用低コストで潜在層にアプローチ可能。企業の文化を発信しやすいアカウントの運用に工数がかかる。炎上のリスクがある
ハローワーク無料で求人を掲載できる。地域に根差した採用活動ができる若年層や専門職の人材が集まりにくい傾向がある

自社の採用力や予算、かけられる工数を考慮して、最適なチャネルを選択します。

チャネルごとの費用対効果を意識して、戦略的に活用しましょう。

参考記事:採用チャネル完全ガイド!主要12選一覧と自社に合う選び方5ステップ

AIを活用したおすすめのダイレクトリクルーティング

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  • 候補者とチャットでやり取り可能
  • 成功報酬は一切なし

求人サイトなどで応募を待つだけでは出会えない優秀な人材にアプローチできる可能性があります。

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⑤具体的な選考プロセスと評価基準を設計する

次に、具体的な選考プロセスと評価基準を設計しましょう。

応募から内定までのフローを明確にし、各段階で候補者の何を、どのように評価するのかを定めます。

評価基準を統一することで、面接官による評価のブレを防ぎ、公平な選考ができます。

選考プロセスの一般的な流れ

  1. 書類選考
  2. 一次面接(人事担当者)
  3. 適性検査(Webまたは筆記)
  4. 二次面接(現場責任者)
  5. 最終面接(役員)
  6. 内定

各面接で誰が何を確認するのか、役割分担も決めておきましょう。

評価シートを用意し、求める人物像で定義した項目に沿って評価できる仕組みを整えます。

参考記事:【フロー図付き】採用フロー完全マニュアル|新卒・中途別に解説

⑥全体の採用スケジュールを作成する

全体の採用スケジュールを作成します。

各選考プロセスにどれくらいの期間をかけるのかを具体的に設定し、いつまでに入社してもらうかをゴールとして逆算して計画を立てます。

無理のない、現実的なスケジュールを組むことが大切です。

期間主な活動内容
準備期間(4月〜5月)採用計画の策定、求人票の作成、関係者との連携
募集期間(6月〜8月)求人広告の掲載開始、応募者対応
選考期間(7月〜9月)書類選考、面接の実施
内定・入社(9月〜10月)内定通知、入社手続き、受け入れ準備

上記はあくまで一例です。採用市場の動向や候補者の転職活動期間なども考慮し、柔軟に調整できるバッファを持たせたスケジュールを作成しましょう。

⑦採用活動にかかる全体の予算を策定する

最後に、採用活動にかかる全体の予算を策定しましょう。

採用手法の選定やスケジュールの具体化に伴い、必要な費用を算出します。

コストは大きく分けて、外部コストと内部コストの2種類があります。

コストの種類具体的な項目例
外部コスト求人広告掲載費、人材紹介の成功報酬、採用ツールの利用料など
内部コスト採用担当者や面接官の人件費、候補者の交通費、リファラル採用のインセンティブなど

過去の採用コスト実績を参考にしつつ、今回の計画に基づいて各項目の費用を積み上げます。

予期せぬ事態に備え、予備費を設けておくと安心して採用活動を進められます。

参考記事:【徹底解説】採用コストのムダを削減する17の具体的アクション

採用計画は、関係者全員がいつでも確認できるよう、ドキュメントとして具体的にまとめる必要があります。

計画書として明文化することで、認識のズレを防ぎ、一貫した採用活動ができます。

この章でわかること

  • 採用計画書に盛り込むべき8つの基本項目
  • 新卒採用計画書のテンプレート例
  • 中途採用計画書のテンプレート例

この章では、どのような採用にも共通する基本項目と、新卒・中途それぞれに特化したテンプレート例を紹介します。

採用計画書に盛り込むべき8つの基本項目

採用計画書には、これまでのステップで決めてきた内容を網羅的に記載します。

誰が見ても活動の全体像と詳細がわかるように、以下の8つの基本項目を盛り込みましょう。

項目記載する内容の例
1. 採用の目的・ゴールなぜ採用するのか、採用によって何を実現したいのか
2. 採用ポジションと人数どの部署の、どのような職種を、何名採用するのか
3. 求める人物像必要なスキル、経験、資格、人柄などの具体的な要件
4. 採用手法とチャネルどの採用手法を使い、どのチャネルで母集団を形成するのか
5. 選考プロセスと評価基準応募から内定までの流れと、各段階での評価項目
6. 採用スケジュール募集開始から入社日まで、各プロセスの具体的な日程
7. 採用予算採用活動全体でかかる費用の内訳と総額
8. 採用体制と担当者誰が採用責任者で、面接官は誰かなどの役割分担

これらの項目を記載することで、採用活動の羅針盤となる計画書が完成します。

関係者全員でこの計画書を共有し、共通認識を持って活動を進めましょう。

新卒採用計画書のテンプレート例

新卒採用は、ポテンシャルを重視し、特定の期間に集中して活動する点が特徴です。
スケジュールや選考フローも中途採用とは異なるため、専用の計画書を用意しましょう。

項目記載例
1. 採用の目的・ゴール次世代の幹部候補となる人材を確保し、組織の持続的成長基盤を築く
2. 採用ポジションと人数総合職:●名
技術職:●名 (対象:●年●月卒業予定の学生)
3. 求める人物像・当社の企業理念に共感し、共に成長できる人材
・高い学習意欲とチャレンジ精神を持つ人材
4. 採用手法とチャネル・就職ナビサイトA、B
・大学キャリアセンター連携
・合同企業説明会
・インターンシップ
5. 選考プロセスと評価基準フロー:ES→Webテスト→一次面接→二次面接→最終面接
評価基準:主体性、協調性、論理的思考力を重点評価
6. 採用スケジュール●月:広報開始
●月:選考開始
●月:内定式
●月:入社
7. 採用予算総額:●万円
(内訳:広告費●万、イベント費●万、人件費●万)
8. 採用体制と担当者責任者:人事部長 〇〇
担当:人事部 新卒採用チーム
面接官:各部門の若手・中堅社員、部長、役員

会社の認知度向上やブランディングの視点も盛り込むと、より戦略的な計画書になります。
自社の状況に合わせて項目をカスタマイズしてください。

参考記事:新卒採用が難しい7つの理由|新卒採用におすすめの手法11選も紹介

中途採用計画書のテンプレート例

中途採用は、特定のポジションの欠員補充や専門人材の確保を目的とし、通年で活動する場合が多いです。
職種ごとに求めるスキルや経験が明確なため、ポジション別に計画書を作成します。

項目記載例
1. 採用の目的・ゴールWebマーケティング部門強化のため即戦力を●名採用し、●ヶ月以内にリード数を●%向上させる
2. 採用ポジションと人数募集職種:Webマーケティング担当(正社員)
採用人数:●名
3. 求める人物像必須:Web広告の運用経験●年以上、GAでの分析経験
歓迎:SEOに関する知識、BtoBマーケティング経験
4. 採用手法とチャネル・人材紹介サービスA(IT/Web業界特化)
・ダイレクトリクルーティングサービスB
・自社採用サイト
5. 選考プロセスと評価基準フロー:書類選考→一次面接(現場MGR)→最終面接(役員)
評価基準:過去の実績、専門知識、課題解決能力を評価
6. 採用スケジュール募集開始:●/●
採用決定目標:●/●
入社希望:●/●以降
7. 採用予算総額:●万円
(内訳:紹介料●万、広告費●万、人件費●万)
8. 採用体制と担当者責任者:マーケティング部長 △△
担当:人事部 中途採用担当
面接官:マーケティング部長、役員

中途採用はスピード感が求められます。
候補者への連絡や選考日程の調整を迅速に進められるような体制を、あらかじめ計画に含めておきましょう。

採用計画の基本的な立て方は共通ですが、対象とする人材や企業の状況によって、特に意識すべきポイントは異なります。
新卒、中途、そして中小企業という3つの目的に分けて、計画の精度を高めるための要点を解説します。

採用計画の立て方で押さえるべきポイント

  • 新卒採用の場合 
  • 中途採用の場合 
  • 中小企業の場合

自社の採用活動に当てはまる部分を確認し、計画に深みを持たせましょう。

新卒採用の場合

新卒採用は、応募者のポテンシャルを重視した長期的な投資です。
そのため、企業の将来性や働く魅力を伝え、多くの学生に興味を持ってもらうためのブランディング視点が計画に欠かせません。

押さえるべきポイント具体的なアクション
企業の魅力付けインターンシップやSNSを活用し、学生との早期接触を図り、自社のファンを増やす
ポテンシャル評価の基準設計価値観や学習意欲を測る質問を面接に盛り込み、将来の活躍イメージを評価する
内定者フォロー体制の構築定期的な懇親会やメンター制度を計画に含め、入社までの不安を解消し辞退を防ぐ

新卒採用は入社がゴールではありません。
入社後の育成計画まで見据えて採用計画を立てることで、採用した人材が定着し、企業の未来を担う存在へと成長していくでしょう。

参考記事:新卒採用が難しい7つの理由|新卒採用におすすめの手法11選も紹介

中途採用の場合

中途採用では、特定のスキルや経験を持つ人材をいかに迅速に採用できるかが成功の分かれ目です。
計画には、即戦力性を正確に見極めるための工夫と、採用スピードを意識したプロセス設計を盛り込みます。

押さえるべきポイント具体的なアクション
採用スピードの意識選考プロセスを簡潔にし、応募から内定まで2週間〜1ヶ月以内など具体的な期間目標を設定する
即戦力性の見極め職務経歴書に加え、実績がわかるポートフォリオの提出や、実務に近い課題選考を取り入れる
現場部門との密な連携求める人物像のすり合わせを徹底し、面接には必ず現場の責任者が参加する体制を組む

優秀な人材ほど、複数の企業からアプローチを受けています。
他社に先駆けて魅力的なオファーを提示できるよう、スピーディーで一貫性のある採用活動を展開しましょう。

参考記事:中途採用で即戦力が無理と言われる理由|即戦力を採用する7ステップ

中小企業の場合

中小企業は大企業に比べて、採用にかけられる予算や知名度で劣る場合があります。
だからこそ、計画段階で独自の魅力を明確にし、コストを抑えながら効果を最大化する工夫が求められます。

押さえるべきポイント具体的なアクション
採用コストの最適化ハローワークやリファラル採用、地域の合同説明会など、低コストの手法を積極的に活用する
自社の魅力の言語化経営者との距離の近さや裁量権の大きさなど、大手にはない魅力を採用サイトや面接で明確に伝える
ミスマッチの徹底防止カジュアル面談や職場見学の機会を設け、入社前に社風や人間関係への理解を深めてもらう

限られたリソースの中で採用を成功させるためには、ターゲットを絞り込み、自社に合った人材に的確にアプローチする戦略的な計画が不可欠です。

参考記事:中小企業が採用活動に苦戦する理由|成功するための戦略11ステップ

採用計画は、一度立てたら終わりではありません。
計画を確実に実行し、状況の変化に対応しながら成功へと導くためには、運用面で意識すべき点があります。
計画倒れを防ぎ、採用目標を達成するための3つの注意点を解説します。

採用計画を成功に導くための3つの注意点

  1. 現場の意見を必ず計画に反映させる
  2. 定期的に進捗を確認し計画を柔軟に修正する
  3. 採用市場や競合他社の動向をつねに把握する

これらの点を押さえることで、採用計画はより実用的なものになります。

①現場の意見を必ず計画に反映させる

現場の意見を必ず計画に反映させましょう。
採用した人材と実際に働くのは現場の社員です。
人事や経営層だけで作成した計画は、現場の実態と乖離してしまう可能性があります。

現場からヒアリングすべき意見

  • 現在、業務で本当に困っていること
  • チームに加わってほしい人物の人柄
  • 採用する人材に最低限求めるスキル

現場の意見を取り入れることで、採用後のミスマッチを減らせるだけでなく、現場社員の採用活動への協力も得やすくなります。
当事者意識を共有することが、採用成功の基盤です。

参考記事:採用ミスマッチを激減させる10の具体策|新卒・中途別に人事がすべきこと

②定期的に進捗を確認し計画を柔軟に修正する

採用活動が始まったら、定期的に進捗を確認し、計画を柔軟に修正します。

採用市場は常に変動しており、計画通りに進まないことも少なくありません。

「計画通り」に固執せず、状況に応じて軌道修正する姿勢が求められます。

確認する指標修正アクションの例
応募数が想定より少ない求人広告の文面や写真を見直す。追加の採用チャネルを検討する
面接の通過率が低い求める人物像の要件が高すぎる可能性があるため、必須条件と歓迎条件を整理し直す
内定辞退が続く選考中のコミュニケーションや、オファー面談での条件提示方法を改善する

月に1度、あるいは週に1度など、定期的に振り返りの場を設けましょう。

PDCAサイクルを回し続けることで、計画の達成確度は着実に高まります。

③採用市場や競合他社の動向をつねに把握する

自社の中だけでなく、採用市場や競合他社の動向といった外部環境にも目を向けましょう。採用は、市場にいる候補者を競合他社と取り合う活動です。市場の状況を知ることで、自社の立ち位置を客観的に把握できます。

情報収集の対象収集方法の例
採用市場の動向厚生労働省が発表する有効求人倍率を確認する。人材紹介会社から最新の市況感を聞く
競合他社の採用活動競合の採用サイトや求人広告を定期的にチェックし、募集職種や条件を確認する
給与水準の変化転職サイトや人材紹介会社が公開している、職種別の年収データを参考にする

外部の動向を把握することで、より競争力のある労働条件を提示したり、採用戦略を修正したりできます。

常にアンテナを高く張り、最新の情報を計画に反映させましょう。

最後に、採用計画の立て方に関して多くの方が抱く疑問点にお答えします。

細かな疑問を解消し、自信を持って採用計画の策定と実行に進みましょう。

採用計画はいつ頃立てるのがベストですか?

採用計画を立てる最適な時期は、採用対象によって異なります。

いずれの場合も、会社の事業計画と連動させるのが基本です。

採用の種類計画を立てる時期の目安
新卒採用採用活動を開始する約1年前(前年度の4月~6月頃)
中途採用(通年)事業計画策定後、新年度が始まる前のタイミングで年間の計画を立てる
中途採用(欠員補充)退職者の発生や増員要請があった都度、迅速に策定する

いずれの採用活動においても、場当たり的にならないよう事前の準備が不可欠です。

事業計画が固まったら、できるだけ早い段階で採用計画の策定に着手しましょう。

採用計画と採用戦略の違いは何ですか?

採用戦略と採用計画は密接に関連しますが、その役割と時間軸が異なります。

「戦略」が目指すべき方向性を示す大方針であるのに対し、「計画」は戦略を実行するための具体的な行動指針です。

項目採用戦略採用計画
役割どのような人材を獲得し、会社の成長にどう貢献するかの大方針戦略を実現するための具体的な手順、数値目標、スケジュール
時間軸中長期的(3~5年)短期的(半年~1年)
具体例「IT人材を強化しDXを推進する」「来年度、Webエンジニアを5名、データサイエンティストを2名採用する」

まず中長期的な視点で採用戦略を定め、その戦略に基づいて年度ごとの具体的な採用計画に落とし込んでいく、という関係性で理解しておくとよいでしょう。

参考記事:【完全版】採用戦略の立て方から成功事例まで!フレームワークも徹底解説

採用予算はどのように決めればよいですか?

採用予算は、過去の実績と今回の計画内容を基に算出するのが一般的です。

過去の採用で一人あたりにかかったコストを算出し、今回の採用予定人数を掛けて大枠の予算を立てます。

採用予算の決め方のステップ

  1. 過去の採用コスト(一人あたりの採用単価)を算出する
  2. 今回の計画で利用する採用チャネルごとの費用を洗い出す
  3. 採用担当者や面接官の人件費(内部コスト)を計算する
  4. 算出した費用を合計し、予備費(全体の10%程度)を加える

初めて採用活動をするなどで過去のデータがない場合は、利用したい求人媒体の料金や、人材紹介会社の一般的な手数料率を調べて積み上げ式で計算します。

計画通りに採用が進まない場合はどうすればいいですか?

計画通りに進まない場合は、まずどの部分に問題があるのかを特定します。

ポイント

「応募が集まらない」「選考の通過率が低い」「内定を辞退される」など、ボトルネックとなっている箇所を見つけましょう。

次に、その原因を分析し、対策を講じます。

例えば応募数が少ないなら、求人原稿の魅力を見直したり、採用チャネルを追加したりするなどの修正を加えます。

大切なのは、計画に固執せず、状況に応じて柔軟に見直しを行うことです。

採用計画書はパワーポイントで作成しても良いですか?

はい、問題ありません。

採用計画書に決まったフォーマットはなく、パワーポイント、エクセル、ワードなど、どの形式で作成してもよいです。

重要なのは、関係者全員が必要な情報を正確に、かつスムーズに共有できることです。

フォーマットメリット適した用途
パワーポイント図やグラフを用いて視覚的に伝えやすい経営層への説明や、全体像の共有
エクセル予算やスケジュール管理など、数値の扱いに優れている詳細な進捗管理やコスト計算
ワード文章での詳細な説明や、議事録としての活用がしやすい計画の背景や目的、詳細な評価基準の記録

それぞれのツールの長所を理解し、目的に応じて使い分けるのがおすすめです。

複数の形式を組み合わせて、一つのフォルダにまとめて管理するのも良い方法です。

効果的な採用計画を立て、実行することで、自社に最適な人材を獲得し、事業の成長を加速させることができます。

さっそく、以下のステップに沿って、貴社の採用計画を立てていきましょう。

失敗しない採用計画の具体的な立て方7ステップ

  1. 採用の目的とゴールを明確に設定する
  2. 採用人数と求める人物像を定義する
  3. 雇用形態と配属先を決定する
  4. 自社に合った採用手法とチャネルを選定する
  5. 具体的な選考プロセスと評価基準を設計する
  6. 全体の採用スケジュールを作成する
  7. 採用活動にかかる全体の予算を策定する

これらのステップを実践することで、戦略的で一貫性のある採用活動を展開できるでしょう。

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成功報酬は一切かかりません。

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貴社の採用計画策定と成功の参考になれば幸いです。

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「採用計画の立て方がわからない…」

「計画を立ててみたけど、なんだかうまくいかない…」

このように悩む、経営者や採用担当者の方に向けた記事です。

この記事でわかること

  • 採用計画を立てる前に準備すべき3つのこと
  • 失敗しない採用計画の具体的な立て方7ステップ
  • すぐ使える採用計画書のテンプレート

採用計画は、正しいステップと事前準備によって成功確率を大幅に高められます。

なぜなら、経営戦略と連動させ、現場の声を反映した具体的な計画を立てることで、採用のミスマッチを防ぎ、効率的に優秀な人材を獲得できるからです。

でも、具体的に何から手をつければいいのか迷ってしまいますよね?

この記事を読むことで、採用計画の立て方の全ステップを理解し、自社に合った実用的な計画書を作成できるようになります。

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Contents

採用計画は、企業の成長に不可欠な人材を、いつ、どのような人物を、何名採用するのかを具体的に定めた計画です。

単なる採用活動のスケジュールではなく、経営計画や事業戦略と連動した重要な設計図といえます。

この章でわかること

  • そもそも採用計画とは何か
  • なぜ今、緻密な採用計画が重要なのか
  • 採用計画がないと起こる失敗例

この章では、採用計画の基本的な定義からその重要性、そして計画がない場合に起こりうる失敗例までを解説します。

そもそも採用計画とは何か

採用計画とは、企業の経営計画や事業目標を達成するために必要な人材を、計画的に確保するための活動指針です。

採用計画のポイント

具体的には「いつまでに」「どの部署に」「どのようなスキルを持つ人材を」「何名」採用するのかを明確にします。

また、採用手法や選考プロセス、予算なども含めて策定します。

採用計画があることで、採用に関わるメンバー全員が共通の認識を持ち、一貫性のある採用活動を展開できるのです。

なぜ今、緻密な採用計画が重要なのか

緻密な採用計画が今、求められる理由は、労働人口の減少と採用競争の激化にあります。

行き当たりばったりの採用活動では、自社が本当に必要とする人材を獲得するのは困難です。計画を立てることで、採用活動の課題が明確になり、効率的なアプローチが可能になります。

緻密な採用計画がもたらす効果

  • 採用活動の効率化
  • 採用基準の統一によるミスマッチ防止
  • 関係者間のスムーズな連携

これらの効果により、採用の成功確率が高まり、企業の成長に直接貢献します。

事業戦略と連動した人材獲得を実現するためにも、計画の策定は不可欠です。

採用計画がないと起こる失敗例

採用計画がない場合、さまざまな失敗を引き起こす可能性があります。

現場の求める人物像と経営層の考えにズレが生じたり、採用基準が曖昧になったりして、採用活動が迷走してしまうでしょう。

結果として、以下のような問題が発生します。

失敗例具体的な内容
採用のミスマッチ採用基準が曖昧なため、入社後に能力や社風が合わず早期離職につながる
コストの増大採用活動が長期化し、求人広告費や人材紹介手数料などが想定以上にかさむ
機会損失優秀な人材が競合他社に流れてしまい、事業成長の機会を逃す

このような失敗を避けるためにも、事前の計画策定は必須です。

場当たり的な採用ではなく、戦略的な採用活動を行いましょう。

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精度の高い採用計画を立てるには、事前の情報収集と分析が不可欠です。

やみくもに計画を立て始めるのではなく、まずは会社の進むべき方向と現状を正しく理解する必要があります。

採用計画を立てる前に準備すべき3つのこと

  1. 会社の経営計画と事業戦略を正確に把握する
  2. 現場の部署ごとの人員課題をヒアリングする
  3. 過去の採用活動データと結果を分析する

この章では、採用計画の土台となる3つの準備について、具体的なアクションを交えながら解説します。

①会社の経営計画と事業戦略を正確に把握する

会社の経営計画と事業戦略を正確に把握することは、採用計画の出発点です。

どのような事業に注力し、将来的に会社をどう成長させたいのかによって、求める人材が大きく変わるためです。

経営層が描くビジョンと採用活動の方向性を一致させましょう。

確認すべき経営・事業計画のポイント

  • 売上や利益の目標数値
  • 新規事業や海外展開の有無
  • 既存事業の拡大、縮小計画

これらの計画から、どの分野で人材が必要になるのかを予測し、採用計画に落とし込んでいきます。

会社の羅針盤を理解することが、採用成功への第一歩です。

②現場の部署ごとの人員課題をヒアリングする

現場の部署ごとの人員課題をヒアリングし、実態を把握します。

経営計画だけでは見えてこない、各部署の具体的な人材ニーズや課題を明らかにすることが目的です。

採用は現場と一体となって進める活動のため、担当者の協力が欠かせません。

ヒアリング項目確認内容の例
不足している人材どのようなスキルや経験を持つ人材が何名不足しているか
今後の人員計画退職予定者の有無や、今後必要となる増員計画
組織の課題業務量の偏りや、特定のスキルを持つ人材への依存度など

各部署から直接意見を聞くことで、採用後のミスマッチを防ぎ、現場の納得度も高まります。全部署へのヒアリングが難しい場合は、事業への影響度が大きい部署から優先的に進めましょう。

③過去の採用活動データと結果を分析する

過去の採用活動データと結果を分析し、今回の計画に活かしましょう。

これまでの採用活動を振り返ることで、うまくいった点や改善すべき点が客観的にわかります。

感覚に頼るのではなく、事実に基づいたデータを用いることで、計画の精度を高められるのです。

分析対象データ分析によってわかること
応募経路別の効果どの求人媒体や紹介会社からの採用決定が多かったか
選考プロセス書類選考や面接の通過率、内定辞退率など
採用コスト1人あたりの採用にかかった総費用

これらの分析結果から、費用対効果の高い採用手法を見極めたり、選考プロセスの課題を改善したりできます。

過去の資産を有効活用し、より効果的な採用計画を策定しましょう。

ここからは、実際に採用計画を立てるための具体的な7つのステップを解説します。

準備段階で集めた情報をもとに、一つずつ計画を具体化していきましょう。

このステップに沿って進めることで、網羅的で精度の高い採用計画を作成できます。

この章でわかること

  1. 採用の目的とゴールを明確に設定する
  2. 採用人数と求める人物像を定義する
  3. 雇用形態と配属先を決定する
  4. 自社に合った採用手法とチャネルを選定する
  5. 具体的な選考プロセスと評価基準を設計する
  6. 全体の採用スケジュールを作成する
  7. 採用活動にかかる全体の予算を策定する

採用活動を成功させるための設計図を、順番に作り上げていきましょう。

①採用の目的とゴールを明確に設定する

まずは、採用の目的とゴールを明確に設定することから始めましょう。

なぜ採用が必要なのか、採用を通じて会社をどのような状態にしたいのかを言語化するステップです。

目的が曖昧なままでは、採用活動そのものが目的化してしまい、事業への貢献につながりません。

採用目的の具体例

  • 欠員補充による組織体制の維持
  • 新規事業立ち上げのための専門人材確保
  • 次世代リーダー候補の育成

「〇〇事業の成功のために、△△のスキルを持つ人材を×名採用する」のように、誰が見てもわかる具体的なゴールを設定しましょう。

このゴールが、以降のステップすべての判断基準となります。

②採用人数と求める人物像を定義する

採用の目的が定まったら、採用人数と求める人物像を定義します。

事業計画や現場へのヒアリング結果に基づき、「どの部署に」「何名」の人材が必要かを具体的に落とし込みます。

同時に、採用する人物の具体的なイメージ(ペルソナ)も設定しましょう。

求める人物像(ペルソナ)の項目例

  • スキルや資格
  • 実務経験の年数や内容
  • 価値観や人柄
  • 自社の社風との相性

人物像を詳細に定義することで、関係者間の認識のズレを防ぎ、評価基準も明確になります。ミスマッチのない採用を実現するために、解像度の高い人物像を描きましょう。

参考記事:採用ペルソナの作り方完全ガイド|テンプレートと7ステップのフレームワーク

③雇用形態と配属先を決定する

採用する人材の雇用形態と配属先を決定します。

求める人物像や任せたい業務内容に応じて、最適な雇用形態は異なります。

それぞれのメリットとデメリットを理解した上で、適切な選択をしましょう。

雇用形態特徴
正社員長期的な活躍を前提とし、企業のコア人材として育成できる
契約社員専門的なスキルを持つ人材を特定の期間で確保しやすい
パート・アルバイト業務の繁閑に合わせて柔軟に労働力を調整できる

配属先もこの段階で明確にします。

どの部署で、どのような役割を担ってもらうのかを具体的にしておくことで、入社後のスムーズな受け入れが可能になります。

④自社に合った採用手法とチャネルを選定する

次に、自社に合った採用手法とチャネルを選定しましょう。

過去の採用データや求める人物像を参考に、最も効果的なアプローチ方法を考えます。

各手法の特徴を理解し、複数を組み合わせることも有効です。

採用チャネルメリットデメリット
求人広告幅広い層にアプローチでき、多くの応募者を集めやすい費用がかかる。応募者の質がばらつく可能性がある
人材紹介求める要件に合った人材を効率的に探せる採用決定時の成功報酬が高額になる場合がある
ダイレクトリクルーティング企業側から候補者に直接アプローチできる採用担当者の工数がかかる。スカウトのノウハウが必要
リファラル採用社員の紹介のため信頼性が高く、定着しやすい。採用コストを抑えられる採用数をコントロールしにくい。人間関係の配慮が必要
自社採用サイト掲載情報に制限がなく、企業の魅力を自由に伝えられるサイトへの集客施策が別途必要になる。即効性は低い
SNS採用低コストで潜在層にアプローチ可能。企業の文化を発信しやすいアカウントの運用に工数がかかる。炎上のリスクがある
ハローワーク無料で求人を掲載できる。地域に根差した採用活動ができる若年層や専門職の人材が集まりにくい傾向がある

自社の採用力や予算、かけられる工数を考慮して、最適なチャネルを選択します。

チャネルごとの費用対効果を意識して、戦略的に活用しましょう。

参考記事:採用チャネル完全ガイド!主要12選一覧と自社に合う選び方5ステップ

AIを活用したおすすめのダイレクトリクルーティング

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⑤具体的な選考プロセスと評価基準を設計する

次に、具体的な選考プロセスと評価基準を設計しましょう。

応募から内定までのフローを明確にし、各段階で候補者の何を、どのように評価するのかを定めます。

評価基準を統一することで、面接官による評価のブレを防ぎ、公平な選考ができます。

選考プロセスの一般的な流れ

  1. 書類選考
  2. 一次面接(人事担当者)
  3. 適性検査(Webまたは筆記)
  4. 二次面接(現場責任者)
  5. 最終面接(役員)
  6. 内定

各面接で誰が何を確認するのか、役割分担も決めておきましょう。

評価シートを用意し、求める人物像で定義した項目に沿って評価できる仕組みを整えます。

参考記事:【フロー図付き】採用フロー完全マニュアル|新卒・中途別に解説

⑥全体の採用スケジュールを作成する

全体の採用スケジュールを作成します。

各選考プロセスにどれくらいの期間をかけるのかを具体的に設定し、いつまでに入社してもらうかをゴールとして逆算して計画を立てます。

無理のない、現実的なスケジュールを組むことが大切です。

期間主な活動内容
準備期間(4月〜5月)採用計画の策定、求人票の作成、関係者との連携
募集期間(6月〜8月)求人広告の掲載開始、応募者対応
選考期間(7月〜9月)書類選考、面接の実施
内定・入社(9月〜10月)内定通知、入社手続き、受け入れ準備

上記はあくまで一例です。採用市場の動向や候補者の転職活動期間なども考慮し、柔軟に調整できるバッファを持たせたスケジュールを作成しましょう。

⑦採用活動にかかる全体の予算を策定する

最後に、採用活動にかかる全体の予算を策定しましょう。

採用手法の選定やスケジュールの具体化に伴い、必要な費用を算出します。

コストは大きく分けて、外部コストと内部コストの2種類があります。

コストの種類具体的な項目例
外部コスト求人広告掲載費、人材紹介の成功報酬、採用ツールの利用料など
内部コスト採用担当者や面接官の人件費、候補者の交通費、リファラル採用のインセンティブなど

過去の採用コスト実績を参考にしつつ、今回の計画に基づいて各項目の費用を積み上げます。

予期せぬ事態に備え、予備費を設けておくと安心して採用活動を進められます。

参考記事:【徹底解説】採用コストのムダを削減する17の具体的アクション

採用計画は、関係者全員がいつでも確認できるよう、ドキュメントとして具体的にまとめる必要があります。

計画書として明文化することで、認識のズレを防ぎ、一貫した採用活動ができます。

この章でわかること

  • 採用計画書に盛り込むべき8つの基本項目
  • 新卒採用計画書のテンプレート例
  • 中途採用計画書のテンプレート例

この章では、どのような採用にも共通する基本項目と、新卒・中途それぞれに特化したテンプレート例を紹介します。

採用計画書に盛り込むべき8つの基本項目

採用計画書には、これまでのステップで決めてきた内容を網羅的に記載します。

誰が見ても活動の全体像と詳細がわかるように、以下の8つの基本項目を盛り込みましょう。

項目記載する内容の例
1. 採用の目的・ゴールなぜ採用するのか、採用によって何を実現したいのか
2. 採用ポジションと人数どの部署の、どのような職種を、何名採用するのか
3. 求める人物像必要なスキル、経験、資格、人柄などの具体的な要件
4. 採用手法とチャネルどの採用手法を使い、どのチャネルで母集団を形成するのか
5. 選考プロセスと評価基準応募から内定までの流れと、各段階での評価項目
6. 採用スケジュール募集開始から入社日まで、各プロセスの具体的な日程
7. 採用予算採用活動全体でかかる費用の内訳と総額
8. 採用体制と担当者誰が採用責任者で、面接官は誰かなどの役割分担

これらの項目を記載することで、採用活動の羅針盤となる計画書が完成します。

関係者全員でこの計画書を共有し、共通認識を持って活動を進めましょう。

新卒採用計画書のテンプレート例

新卒採用は、ポテンシャルを重視し、特定の期間に集中して活動する点が特徴です。
スケジュールや選考フローも中途採用とは異なるため、専用の計画書を用意しましょう。

項目記載例
1. 採用の目的・ゴール次世代の幹部候補となる人材を確保し、組織の持続的成長基盤を築く
2. 採用ポジションと人数総合職:●名
技術職:●名 (対象:●年●月卒業予定の学生)
3. 求める人物像・当社の企業理念に共感し、共に成長できる人材
・高い学習意欲とチャレンジ精神を持つ人材
4. 採用手法とチャネル・就職ナビサイトA、B
・大学キャリアセンター連携
・合同企業説明会
・インターンシップ
5. 選考プロセスと評価基準フロー:ES→Webテスト→一次面接→二次面接→最終面接
評価基準:主体性、協調性、論理的思考力を重点評価
6. 採用スケジュール●月:広報開始
●月:選考開始
●月:内定式
●月:入社
7. 採用予算総額:●万円
(内訳:広告費●万、イベント費●万、人件費●万)
8. 採用体制と担当者責任者:人事部長 〇〇
担当:人事部 新卒採用チーム
面接官:各部門の若手・中堅社員、部長、役員

会社の認知度向上やブランディングの視点も盛り込むと、より戦略的な計画書になります。
自社の状況に合わせて項目をカスタマイズしてください。

参考記事:新卒採用が難しい7つの理由|新卒採用におすすめの手法11選も紹介

中途採用計画書のテンプレート例

中途採用は、特定のポジションの欠員補充や専門人材の確保を目的とし、通年で活動する場合が多いです。
職種ごとに求めるスキルや経験が明確なため、ポジション別に計画書を作成します。

項目記載例
1. 採用の目的・ゴールWebマーケティング部門強化のため即戦力を●名採用し、●ヶ月以内にリード数を●%向上させる
2. 採用ポジションと人数募集職種:Webマーケティング担当(正社員)
採用人数:●名
3. 求める人物像必須:Web広告の運用経験●年以上、GAでの分析経験
歓迎:SEOに関する知識、BtoBマーケティング経験
4. 採用手法とチャネル・人材紹介サービスA(IT/Web業界特化)
・ダイレクトリクルーティングサービスB
・自社採用サイト
5. 選考プロセスと評価基準フロー:書類選考→一次面接(現場MGR)→最終面接(役員)
評価基準:過去の実績、専門知識、課題解決能力を評価
6. 採用スケジュール募集開始:●/●
採用決定目標:●/●
入社希望:●/●以降
7. 採用予算総額:●万円
(内訳:紹介料●万、広告費●万、人件費●万)
8. 採用体制と担当者責任者:マーケティング部長 △△
担当:人事部 中途採用担当
面接官:マーケティング部長、役員

中途採用はスピード感が求められます。
候補者への連絡や選考日程の調整を迅速に進められるような体制を、あらかじめ計画に含めておきましょう。

採用計画の基本的な立て方は共通ですが、対象とする人材や企業の状況によって、特に意識すべきポイントは異なります。
新卒、中途、そして中小企業という3つの目的に分けて、計画の精度を高めるための要点を解説します。

採用計画の立て方で押さえるべきポイント

  • 新卒採用の場合 
  • 中途採用の場合 
  • 中小企業の場合

自社の採用活動に当てはまる部分を確認し、計画に深みを持たせましょう。

新卒採用の場合

新卒採用は、応募者のポテンシャルを重視した長期的な投資です。
そのため、企業の将来性や働く魅力を伝え、多くの学生に興味を持ってもらうためのブランディング視点が計画に欠かせません。

押さえるべきポイント具体的なアクション
企業の魅力付けインターンシップやSNSを活用し、学生との早期接触を図り、自社のファンを増やす
ポテンシャル評価の基準設計価値観や学習意欲を測る質問を面接に盛り込み、将来の活躍イメージを評価する
内定者フォロー体制の構築定期的な懇親会やメンター制度を計画に含め、入社までの不安を解消し辞退を防ぐ

新卒採用は入社がゴールではありません。
入社後の育成計画まで見据えて採用計画を立てることで、採用した人材が定着し、企業の未来を担う存在へと成長していくでしょう。

参考記事:新卒採用が難しい7つの理由|新卒採用におすすめの手法11選も紹介

中途採用の場合

中途採用では、特定のスキルや経験を持つ人材をいかに迅速に採用できるかが成功の分かれ目です。
計画には、即戦力性を正確に見極めるための工夫と、採用スピードを意識したプロセス設計を盛り込みます。

押さえるべきポイント具体的なアクション
採用スピードの意識選考プロセスを簡潔にし、応募から内定まで2週間〜1ヶ月以内など具体的な期間目標を設定する
即戦力性の見極め職務経歴書に加え、実績がわかるポートフォリオの提出や、実務に近い課題選考を取り入れる
現場部門との密な連携求める人物像のすり合わせを徹底し、面接には必ず現場の責任者が参加する体制を組む

優秀な人材ほど、複数の企業からアプローチを受けています。
他社に先駆けて魅力的なオファーを提示できるよう、スピーディーで一貫性のある採用活動を展開しましょう。

参考記事:中途採用で即戦力が無理と言われる理由|即戦力を採用する7ステップ

中小企業の場合

中小企業は大企業に比べて、採用にかけられる予算や知名度で劣る場合があります。
だからこそ、計画段階で独自の魅力を明確にし、コストを抑えながら効果を最大化する工夫が求められます。

押さえるべきポイント具体的なアクション
採用コストの最適化ハローワークやリファラル採用、地域の合同説明会など、低コストの手法を積極的に活用する
自社の魅力の言語化経営者との距離の近さや裁量権の大きさなど、大手にはない魅力を採用サイトや面接で明確に伝える
ミスマッチの徹底防止カジュアル面談や職場見学の機会を設け、入社前に社風や人間関係への理解を深めてもらう

限られたリソースの中で採用を成功させるためには、ターゲットを絞り込み、自社に合った人材に的確にアプローチする戦略的な計画が不可欠です。

参考記事:中小企業が採用活動に苦戦する理由|成功するための戦略11ステップ

採用計画は、一度立てたら終わりではありません。
計画を確実に実行し、状況の変化に対応しながら成功へと導くためには、運用面で意識すべき点があります。
計画倒れを防ぎ、採用目標を達成するための3つの注意点を解説します。

採用計画を成功に導くための3つの注意点

  1. 現場の意見を必ず計画に反映させる
  2. 定期的に進捗を確認し計画を柔軟に修正する
  3. 採用市場や競合他社の動向をつねに把握する

これらの点を押さえることで、採用計画はより実用的なものになります。

①現場の意見を必ず計画に反映させる

現場の意見を必ず計画に反映させましょう。
採用した人材と実際に働くのは現場の社員です。
人事や経営層だけで作成した計画は、現場の実態と乖離してしまう可能性があります。

現場からヒアリングすべき意見

  • 現在、業務で本当に困っていること
  • チームに加わってほしい人物の人柄
  • 採用する人材に最低限求めるスキル

現場の意見を取り入れることで、採用後のミスマッチを減らせるだけでなく、現場社員の採用活動への協力も得やすくなります。
当事者意識を共有することが、採用成功の基盤です。

参考記事:採用ミスマッチを激減させる10の具体策|新卒・中途別に人事がすべきこと

②定期的に進捗を確認し計画を柔軟に修正する

採用活動が始まったら、定期的に進捗を確認し、計画を柔軟に修正します。

採用市場は常に変動しており、計画通りに進まないことも少なくありません。

「計画通り」に固執せず、状況に応じて軌道修正する姿勢が求められます。

確認する指標修正アクションの例
応募数が想定より少ない求人広告の文面や写真を見直す。追加の採用チャネルを検討する
面接の通過率が低い求める人物像の要件が高すぎる可能性があるため、必須条件と歓迎条件を整理し直す
内定辞退が続く選考中のコミュニケーションや、オファー面談での条件提示方法を改善する

月に1度、あるいは週に1度など、定期的に振り返りの場を設けましょう。

PDCAサイクルを回し続けることで、計画の達成確度は着実に高まります。

③採用市場や競合他社の動向をつねに把握する

自社の中だけでなく、採用市場や競合他社の動向といった外部環境にも目を向けましょう。採用は、市場にいる候補者を競合他社と取り合う活動です。市場の状況を知ることで、自社の立ち位置を客観的に把握できます。

情報収集の対象収集方法の例
採用市場の動向厚生労働省が発表する有効求人倍率を確認する。人材紹介会社から最新の市況感を聞く
競合他社の採用活動競合の採用サイトや求人広告を定期的にチェックし、募集職種や条件を確認する
給与水準の変化転職サイトや人材紹介会社が公開している、職種別の年収データを参考にする

外部の動向を把握することで、より競争力のある労働条件を提示したり、採用戦略を修正したりできます。

常にアンテナを高く張り、最新の情報を計画に反映させましょう。

最後に、採用計画の立て方に関して多くの方が抱く疑問点にお答えします。

細かな疑問を解消し、自信を持って採用計画の策定と実行に進みましょう。

採用計画はいつ頃立てるのがベストですか?

採用計画を立てる最適な時期は、採用対象によって異なります。

いずれの場合も、会社の事業計画と連動させるのが基本です。

採用の種類計画を立てる時期の目安
新卒採用採用活動を開始する約1年前(前年度の4月~6月頃)
中途採用(通年)事業計画策定後、新年度が始まる前のタイミングで年間の計画を立てる
中途採用(欠員補充)退職者の発生や増員要請があった都度、迅速に策定する

いずれの採用活動においても、場当たり的にならないよう事前の準備が不可欠です。

事業計画が固まったら、できるだけ早い段階で採用計画の策定に着手しましょう。

採用計画と採用戦略の違いは何ですか?

採用戦略と採用計画は密接に関連しますが、その役割と時間軸が異なります。

「戦略」が目指すべき方向性を示す大方針であるのに対し、「計画」は戦略を実行するための具体的な行動指針です。

項目採用戦略採用計画
役割どのような人材を獲得し、会社の成長にどう貢献するかの大方針戦略を実現するための具体的な手順、数値目標、スケジュール
時間軸中長期的(3~5年)短期的(半年~1年)
具体例「IT人材を強化しDXを推進する」「来年度、Webエンジニアを5名、データサイエンティストを2名採用する」

まず中長期的な視点で採用戦略を定め、その戦略に基づいて年度ごとの具体的な採用計画に落とし込んでいく、という関係性で理解しておくとよいでしょう。

参考記事:【完全版】採用戦略の立て方から成功事例まで!フレームワークも徹底解説

採用予算はどのように決めればよいですか?

採用予算は、過去の実績と今回の計画内容を基に算出するのが一般的です。

過去の採用で一人あたりにかかったコストを算出し、今回の採用予定人数を掛けて大枠の予算を立てます。

採用予算の決め方のステップ

  1. 過去の採用コスト(一人あたりの採用単価)を算出する
  2. 今回の計画で利用する採用チャネルごとの費用を洗い出す
  3. 採用担当者や面接官の人件費(内部コスト)を計算する
  4. 算出した費用を合計し、予備費(全体の10%程度)を加える

初めて採用活動をするなどで過去のデータがない場合は、利用したい求人媒体の料金や、人材紹介会社の一般的な手数料率を調べて積み上げ式で計算します。

計画通りに採用が進まない場合はどうすればいいですか?

計画通りに進まない場合は、まずどの部分に問題があるのかを特定します。

ポイント

「応募が集まらない」「選考の通過率が低い」「内定を辞退される」など、ボトルネックとなっている箇所を見つけましょう。

次に、その原因を分析し、対策を講じます。

例えば応募数が少ないなら、求人原稿の魅力を見直したり、採用チャネルを追加したりするなどの修正を加えます。

大切なのは、計画に固執せず、状況に応じて柔軟に見直しを行うことです。

採用計画書はパワーポイントで作成しても良いですか?

はい、問題ありません。

採用計画書に決まったフォーマットはなく、パワーポイント、エクセル、ワードなど、どの形式で作成してもよいです。

重要なのは、関係者全員が必要な情報を正確に、かつスムーズに共有できることです。

フォーマットメリット適した用途
パワーポイント図やグラフを用いて視覚的に伝えやすい経営層への説明や、全体像の共有
エクセル予算やスケジュール管理など、数値の扱いに優れている詳細な進捗管理やコスト計算
ワード文章での詳細な説明や、議事録としての活用がしやすい計画の背景や目的、詳細な評価基準の記録

それぞれのツールの長所を理解し、目的に応じて使い分けるのがおすすめです。

複数の形式を組み合わせて、一つのフォルダにまとめて管理するのも良い方法です。

効果的な採用計画を立て、実行することで、自社に最適な人材を獲得し、事業の成長を加速させることができます。

さっそく、以下のステップに沿って、貴社の採用計画を立てていきましょう。

失敗しない採用計画の具体的な立て方7ステップ

  1. 採用の目的とゴールを明確に設定する
  2. 採用人数と求める人物像を定義する
  3. 雇用形態と配属先を決定する
  4. 自社に合った採用手法とチャネルを選定する
  5. 具体的な選考プロセスと評価基準を設計する
  6. 全体の採用スケジュールを作成する
  7. 採用活動にかかる全体の予算を策定する

これらのステップを実践することで、戦略的で一貫性のある採用活動を展開できるでしょう。

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貴社の採用計画策定と成功の参考になれば幸いです。

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