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履歴書マナー完全版|書き方から提出まで6つのルールを徹底解説

履歴書マナー完全版|書き方から提出まで6つのルールを徹底解説

履歴書マナー完全版|書き方から提出まで6つのルールを徹底解説_image0
就活生

履歴書のマナーって細かくて難しい…
書き方や封筒の入れ方まで、全部正しくできているか不安…
失礼のないように提出したいけど、どうすればいいの?

こういった疑問や不安に答える記事です。

この記事でわかること

  • 採用担当者が重視する履歴書マナーの基本
  • 履歴書作成時の必須マナー6選とNG例
  • 封筒の書き方や郵送・メール送付時のマナー

結論、履歴書のマナーは単なる形式ではなく、採用担当者に「会ってみたい」と思わせるための必要な要素です。

履歴書の細部への配慮が、あなたの仕事への姿勢や熱意として伝わるからです。

「でも、細かいルールが多くて見落としがないか心配…」と不安ですよね?

この記事を読むことで、書き方から提出まで、自信をもって履歴書を作成・送付できるようになります。

選考の第一関門を突破するために、最後まで読んでみてください。

マナーを守った履歴書を簡単に作るなら

「履歴書の細かいマナーチェックが大変…」という方は、履歴書添削アプリを使ってみてください。

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無料で利用できて、応募する企業に合わせた履歴書の添削も可能なので、書類選考の通過率が上がります。

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履歴書のマナーでミスしたくない方は、さっそく使ってみましょう。

監修者

Contents

履歴書のマナーは単なる形式的なルールではなく、採用担当者に「一緒に働きたい」と思わせるための最低限の礼儀です。

まずはマナーを守る意味を理解しましょう。

ポイント

  • マナーを守る目的は「会いたくなる履歴書」に見せるため
  • 読み手への配慮が欠けていると志望度が低いと判断される

採用担当者の視点を理解すると、どう履歴書を作成すればよいか見えてきます。

1つずつ内容を解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

キャリア支援の現場では、履歴書で書類選考を通過する人とそうでない人の差は、実績よりもマナーの徹底度にあると感じています。

マナーを守る目的は「会いたくなる履歴書」に見せるため

採用担当者に「一度会って話をしてみたい」と思わせるには、正しいマナーで履歴書を作成する必要があります。

履歴書は応募者の第一印象を決めるプレゼン資料だからです。

会いたくなる履歴書の特徴

  • 誤字脱字がなく文字が丁寧に書かれている
  • 証明写真の表情が明るく清潔感がある
  • 空欄がなく意欲が伝わる内容になっている

これらの特徴をおさえた履歴書は、読み手に安心感を与えます。

ビジネスマナーが身についている証明にもなり、面接へのステップにつながりやすくなるでしょう。

読み手への配慮が欠けていると志望度が低いと判断される

採用担当者は履歴書の細部から、応募者の志望度や仕事への姿勢を読み取ります。

読み手への配慮が足りない履歴書は「自社への入社意欲が低い」「仕事でも雑な対応をするかもしれない」と判断されかねません。

例えば、修正テープの使用や使い回された封筒は、マイナスの印象を与えます。

配慮の有無による印象の違いは以下のとおりです。

項目配慮がある履歴書配慮が欠けている履歴書
文字丁寧で読みやすい雑で読みにくい
写真清潔感があり明るい暗い・服装が乱れている
用紙折れや汚れがない折れ目や汚れがある
印象仕事も丁寧にする仕事が雑そうに見える

相手の立場に立って作成された書類は、それだけで評価の対象になります。

細部まで気を配り、熱意が伝わる履歴書を完成させましょう。

履歴書作成には、社会人として守るべき共通のルールがいくつか存在します。

まず基本的なマナーを確認しましょう。

履歴書作成の6つの必須マナー

  1. 筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する
  2. 誤字脱字を見つけたら新しい用紙に書き直す
  3. 西暦か和暦かの年号表記は全体で統一する
  4. 空欄を作らず「特になし」や「以上」を正しく使う
  5. 証明写真は3ヶ月以内の撮影で清潔感を意識する
  6. 算用数字と漢数字を書き分けるルールを守る

これらのルールを徹底することで、採用担当者に丁寧な仕事ぶりをアピールできます。

具体的なポイントを解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

新卒就活でも転職でも、基本マナーの徹底が選考突破の最低条件です。
これができていないと、どんなに良い経歴でも読んでもらえません。

筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する

履歴書の記入には、黒色の油性ボールペンかゲルインクボールペン、または万年筆を使います。

黒色は公式な書類に適しており、コピーをとった際も文字が鮮明に残るからです。

太さは0.5mmか0.7mmを選ぶと、文字がはっきりと読みやすくなります。

誤字脱字を見つけたら新しい用紙に書き直す

書き間違いを見つけたら、面倒でも新しい用紙に書き直します。

ミスが残ったまま提出すると、仕事での注意力不足を懸念されるでしょう。

書き直すべき理由

  • 志望度が低いと判断されるのを防ぐため
  • 入社後の仕事の正確性を疑われないため
  • 修正跡がない書類で誠意を伝えるため

予備の用紙を多めに用意しておくと、書き損じたときも焦らずに対応できます。

鉛筆で薄く下書きをしてからボールペンで清書するなど、ミスを防ぐ工夫も有効です。

完成後は一度時間を置いてから見直し、誤字脱字がないか最終確認しましょう。

参考記事:履歴書を間違えた場合の対処法|書き間違いを防ぐ9つの方法も解説

書き損じを気にせず履歴書を作る方法

「間違えるたびに最初から書き直すのは心が折れる…」という方は、アプリでの履歴書作成がおすすめです。

誤字の修正も一瞬で、再び履歴書を書き直す必要がありません。

履歴書作成は「HelloBoss」がおすすめです。

入力した内容をAIが整え、マナーに沿ったレイアウトで出力してくれます。

履歴書の記入例

書き直しの手間をゼロにして、効率よく履歴書を作成していきましょう。

西暦か和暦かの年号表記は全体で統一する

年号は西暦(2026年)か和暦(令和8年)のどちらかに統一して記述します。

履歴書全体で表記が混在していると、採用担当者が経歴の時系列を把握しづらくなるからです。

どちらの表記を使っても問題ありませんが、応募先の企業が指定している場合は従ってください。

表記正しい例悪い例
西暦統一2026年3月2026年3月
R8年3月
和暦統一令和8年3月令和8年3月
2026年3月

学歴や職歴だけでなく、提出日や免許・資格欄の日付も忘れずに統一します。

表記を揃える配慮ができると、事務処理能力の高さをアピールできます。

空欄を作らず「特になし」や「以上」を正しく使う

履歴書に空欄があると記入漏れと判断されるため、すべての項目を埋めます。

書くべき内容がない項目でも、空欄のままにせず適切な言葉を記載してください。

空欄を避ける記述ルール

  • 資格がない場合は「特になし」と書く
  • 本人希望記入欄にも「貴社の規定に従います」と書く
  • 学歴や職歴の最後には「以上」と書く

「特になし」は、賞罰欄や本人希望記入欄で使われる一般的な表現です。

すべての欄に情報を記述することで、書類の不備をなくし、採用担当者に安心感を与えられます。

書き漏らしがないか、提出前にもう一度全体を見直してください。

証明写真は3ヶ月以内の撮影で清潔感を意識する

写真は本人確認の役割があるため、3ヶ月以内に撮影したものを使います。

古い写真やスナップ写真の切り抜きは、マナー違反とみなされるため避けましょう。

好印象な写真のポイント

  • 背景は無地の白・青・グレーを選ぶ
  • スーツやシャツを正しく着用する
  • 前髪が目にかからないようにセットする

裏面に氏名を記入してから貼ると、万が一剥がれたときも誰の写真か判別できて親切です。

視覚情報である写真は第一印象を左右するため、清潔感のある身だしなみを心がけましょう。

スマホで証明写真を用意する方法

「わざわざ写真館や写真機に行く時間がない…」「スーツに着替えて撮影するのが面倒…」という方は「HelloBoss」のAI証明写真機能を試してみてください。

普段着のスマホ写真をアップロードするだけで、AIがスーツ姿の清潔感ある証明写真に加工します。

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何度でも作り直しができ、履歴書にそのまま使える写真が無料で手に入ります。

さっそくインストールして、好印象な写真を作ってみましょう。

算用数字と漢数字を書き分けるルールを守る

横書きと縦書きで数字の書き方を使い分けると、読みやすくなります。

履歴書の住所欄や日付欄は横書きが多いため、基本的には算用数字を使用すればOKです。

細かなルールですが、正しく使い分けることでビジネスマナーへの理解を示しましょう。

履歴書本体だけでなく、書類を入れる封筒の選び方や扱い方も評価の対象です。

適切な封筒を選び、正しい手順で準備を整えましょう。

封筒準備の5つのポイント

  1. 履歴書を折らずに入る「角形2号」を選ぶ
  2. 封筒の色は「白」がベストだが茶封筒でも可
  3. 履歴書は二つ折りのままクリアファイルに挟む
  4. 応募書類を入れる順番と向きを整える
  5. 新品の封筒を用意し使い回しは避ける

中身が素晴らしい履歴書でも、封筒が汚れていたりサイズが不適切だったりすると印象が下がります。

それぞれのポイントを具体的に解説します。

履歴書を折らずに入る「角形2号」を選ぶ

封筒

封筒のサイズは、A4サイズの書類を折らずに入れられる「角形2号(角2)」を選びます。

履歴書はA3やB4サイズで市販されていますが、二つ折りにするとA4やB5サイズになります。

ポイント

企業で扱われる書類の多くはA4サイズで管理されているため、他の書類とサイズを合わせる配慮が必要です。

ファイリングのしやすさを考慮して、角形2号を用意しましょう。

封筒の色は「白」がベストだが茶封筒でも可

封筒の色は、清潔感がありフォーマルな印象を与える「白」がおすすめです。

茶封筒でもマナー違反ではありませんが、事務的な書類に使われることが多く、他の郵便物に埋もれてしまう可能性があります。

それぞれの特徴を理解して使い分けましょう。

特徴おすすめの理由
清潔感・丁寧さがある応募書類であることが一目でわかる
事務的・安価社内文書や請求書などに使われる

履歴書在中と朱書きした際も、白い封筒のほうが赤色が目立ち、採用担当者の目に留まりやすくなります。

第一志望の企業や絶対に失敗したくない場合は、迷わず白の封筒を選んでください。

履歴書は二つ折りのままクリアファイルに挟む

郵送中の折れや水濡れを防ぐため、履歴書はクリアファイルに挟んでから封筒に入れます。

履歴書は購入時と同じ「二つ折り」の状態のまま扱います。

クリアファイルを使うメリット

  • 郵送時の雨や汚れから書類を守れる
  • 封筒から出したときにバラバラにならない
  • 採用担当者が扱いやすく丁寧な印象をもつ

使用するクリアファイルは、無色透明で新品のものを用意してください。

会社ロゴやイラストが入ったものはビジネスシーンに不向きです。

書類を保護する一手間を加えるだけで、相手への配慮が伝わる丁寧な提出物になります。

応募書類を入れる順番と向きを整える

複数の書類を同封する場合は、採用担当者が読む順番を考えて重ねます。

封筒から出したときに、一番上に送付状(添え状)がくるようにセットしましょう。

上から重ねる正しい順番

  1. 送付状(添え状)
  2. 履歴書(二つ折り)
  3. 職務経歴書
  4. その他書類(ポートフォリオなど)

すべての書類の上下と裏表を揃えるのも忘れてはいけません。

向きがバラバラだと、採用担当者が読むときに書類を回す手間が発生します。

クリアファイルに入れる前に、一度並べて確認しましょう。

新品の封筒を用意し使い回しは避ける

必ず新品の封筒を用意し、一度使用した封筒の使い回しは避けましょう。

宛名シールを剥がした跡や、消印がついた封筒を再利用するのは失礼にあたります。

注意

「経費をケチっている」「他社の選考で落ちた書類を使い回している」といったネガティブな想像をさせる原因にもなります。

100円ショップや文具店で手軽に購入できるため、企業ごとに新しい封筒を準備してください。

細かな部分ですが、こうした気遣いの積み重ねが信頼につながります。

履歴書を入れる封筒の書き方にも、ビジネスマナーとして決まった型があります。

手元に届いた封筒を見るだけで、応募者の几帳面さや常識の有無が判断されます。

封筒作成の5ステップ

  1. 表面:宛先住所は都道府県から省略せずに書く
  2. 表面:宛名は社名や部署名で「御中」「様」を使い分ける
  3. 表面:左下に赤字で「履歴書在中」と記載し枠で囲む
  4. 裏面:自分の住所・氏名・投函日を左下に書く
  5. 封入後はのり付けし「〆」マークで封をする

縦書きが基本となるため、全体のバランスを見ながら丁寧に記入しましょう。

各項目の書き方を解説します。

表面:宛先住所は都道府県から省略せずに書く

封筒の記入例

封筒の右端に住所を書く際は、都道府県名から省略せずにすべて記載します。

「1-2-3」のようにハイフンで略さず「一丁目二番地三号」と正式な地名で書くのがマナーです。

住所を書くときの注意点

  • 郵便番号枠がある場合は枠内に数字を記入する
  • 郵便番号枠がない場合は右上に「〒」マークを書いて記入する
  • ビル名や階数も省略せずに正確に書く

縦書きの場合、数字は漢数字(一、二、三)を使用すると見栄えが良くなります。

住所が長く1行に収まらない場合は、キリの良いところで改行し、2行目は1行目より少し下げて書き始めましょう。

表面:宛名は社名や部署名で「御中」「様」を使い分ける

封筒の中央に書く宛名は、送り先が「部署」か「個人」かで敬称を使い分けます。

併用はできないため、正しい敬称を選んでください。

送り先敬称記入例
会社・部署宛て御中株式会社◯◯ 人事部 御中
個人宛て人事部 採用担当 ◯◯ 様
担当者名不明人事部 採用担当者 様

会社名は「(株)」などと略さず「株式会社」と正式名称で書きます。

宛名の文字サイズは住所よりも一回り大きくし、封筒の中心に堂々と配置するとバランスが整います。

表面:左下に赤字で「履歴書在中」と記載し枠で囲む

封筒の記入例

封筒の表面左下に、赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角い枠で囲みます。

この記載があると、受け取った人がすぐに「応募書類が入っている」と認識でき、他の郵便物と区別して優先的に開封してもらえるからです。

記載のポイント

  • 文字も枠線も赤色で統一する
  • フリーハンドではなく定規を使って直線を引く
  • あらかじめ印刷された封筒やスタンプを使ってもOK

「応募書類在中」と書く場合もありますが、役割は同じです。

採用担当者の手元へ確実に届けるための工夫として、忘れずに記載しましょう。

裏面:自分の住所・氏名・投函日を左下に書く

封筒の裏の記入例

封筒の裏面左側には、自分の住所・氏名・投函日を記入します。

誰からの郵便物か一目でわかるようにするためです。

項目書き方のポイント
住所都道府県から省略しない縦書き表記
氏名住所の左側に配置する大きな文字
投函日左上の位置への漢数字での記入

郵便番号は横書きの枠があれば枠内に、なければ住所の上に横書きで記します。

自分の情報を正確に記すことは、万が一宛先不明で戻ってくる際のリスク管理としても必要です。

封入後はのり付けし「〆」マークで封をする

書類を入れた後は、液状のりや両面テープを使って確実に封をします。

セロハンテープやホッチキス止めは、剥がれる恐れや見た目の悪さから使用しません。

封をするときのマナー

  • のりが乾いたら封じ目に黒いペンで「〆」を書く
  • 「〆」は「×」ではなく「封」を崩した文字
  • 開封されていないことを証明する印になる

「〆」マークを書くことで、第三者に開封されていない未開封の書類であると証明できます。

最後まで気を抜かず、厳重に封をして提出しましょう。

履歴書を郵送する際は、単にポストへ入れれば良いわけではありません。

確実に、かつ失礼のない状態で届けるための郵送ルールがあります。

郵送時のチェックリスト

  • 郵送の場合は必ず「送付状(添え状)」を同封する
  • 普通郵便で送るのが基本だが追跡可能な方法も検討する
  • 切手料金不足を防ぐために郵便局の窓口で出す
  • 必着か当日消印有効かを確認して期日に余裕をもつ
  • メール便や宅配便で送らない

配送トラブルを防ぎ、無事に採用担当者の手元へ届ける方法を解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

郵送は対面より印象が伝わりにくい分、マナーの徹底で誠実さを示す必要があります。送付状の有無で志望度が判断されることも多いです。

郵送の場合は必ず「送付状(添え状)」を同封する

郵送では、誰が何を何のために送ったのかを明記する「送付状」を一番上に重ねます。

送付状なしで書類だけを送りつけるのは、挨拶なしで部屋に入るようなもので、マナー違反です。

送付状の例

パソコン作成が一般的ですが、手書きでも問題ありません。

挨拶文を加えることで、事務的なやり取りの中にも丁寧な人柄を伝えられます。

参考記事:書類選考で「何を見るか」は決まっている!履歴書・職務経歴書の書き方を徹底解説

普通郵便で送るのが基本だが追跡可能な方法も検討する

履歴書の送付は「普通郵便」が基本ですが、配達状況を知りたい場合はオプションサービスを利用します。

それぞれの特徴を比較して、状況に合った方法を選びましょう。

郵送方法特徴注意点
普通郵便最も一般的で安価追跡機能がなく土日配達もない
特定記録郵便ポスト投函され追跡可能窓口での手続きが必要
簡易書留手渡し配達で補償あり受取印が必要で企業の負担になる

一般的には、相手の手を煩わせずに追跡ができる「特定記録郵便」が便利です。

「簡易書留」は確実ですが、受取印が必要なため、忙しい採用担当者の手間になる可能性があります。

指定がない限り、普通郵便か特定記録郵便で送りましょう。

切手料金不足を防ぐために郵便局の窓口で出す

切手が料金不足だと履歴書が届かないため、郵便局の窓口で重さを量ってから出します。

角形2号の封筒に履歴書とクリアファイルを入れると、定形外郵便の扱いとなり、重さによって140円以上の料金がかかります。

企業に迷惑をかけないよう、ポスト投函ではなく窓口から発送してください。

必着か当日消印有効かを確認して期日に余裕をもつ

提出期限には「必着」と「当日消印有効」の2種類があり、意味が違います。

勘違いによる遅れを防ぐため、募集要項をよく確認しましょう。

期限の種類意味間に合わせる条件
必着指定日までに企業に届く余裕をもって2〜3日前に出す
当日消印有効指定日の消印があればOK指定日の郵便局営業時間内に出す

天候や交通事情により、到着が予定より遅れる可能性もゼロではありません。

ギリギリの提出は避け、余裕をもったスケジュールで動くと安心です。

どうしても間に合わない場合に限り、速達を利用して誠意を見せましょう。

メール便や宅配便で送らない

履歴書は「信書」という扱いの文書になり、郵便法によってメール便や宅配便での送付が禁止されています。

履歴書送付で使ってはいけないサービス

  • ゆうパック
  • 宅配便
  • クリックポスト
  • ゆうパケット

「レターパック」は信書を送れますが、履歴書の送付にはあまり使われません。

基本は切手を貼った封筒での郵送だと覚えておきましょう。

面接官に直接履歴書を渡す際も、ビジネスマナーは見られています。

手渡しならではのルールや手順を事前に確認し、スムーズに提出しましょう。

手渡しのマナー6つのポイント

  1. 手渡しの場合でも封筒に入れクリアファイルで保護する
  2. 封筒の宛名書きは不要だが裏面に自分の情報は書く
  3. 添え状(送付状)は手渡しの場合は不要
  4. 受付で渡す場合は封筒に入れたままの状態で渡す
  5. 面接官に渡す場合は封筒から出しクリアファイルごと渡す
  6. 渡すときは相手から見て文字が読める向きにする

書類の内容だけでなく、渡す際の所作も評価対象になります。

各動作を丁寧に解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

手渡しは書類の渡し方そのものが評価されます。受付での対応から見られていると考え、所作一つひとつを丁寧に行いましょう。

手渡しの場合でも封筒に入れクリアファイルで保護する

手渡しであっても、履歴書は必ずクリアファイルに挟んでから封筒に入れます。

カバンの中で書類が折れたり汚れたりするのを防ぐためです。

また、採用担当者に渡す際、クリアファイルに入っていると受け取りやすく、丁寧な印象を与えられます。

持参時の注意点

  • 角形2号の封筒を用意する
  • 新品のクリアファイルを使う
  • カバンの中で封筒が折れないように注意する

面接会場で綺麗な状態の書類を出せるよう、移動中の管理にも気を配りましょう。

書類の扱いは、仕事に対する姿勢そのものと評価されます。

封筒の宛名書きは不要だが裏面に自分の情報は書く

手渡しの封筒には、郵送時のような宛名書きは必要ありません。

誰に渡すかが明確なため、表面の住所や会社名は省略します。

ただし、裏面には自分の住所と氏名を必ず記入してください。

万が一、封筒が他の書類と混ざったり紛失したりした場合に、誰のものか判別できるようにするためです。

記入ルール
表面住所・宛名は何も書かずに空白
裏面自分の住所と氏名を左下に記入

表面には「履歴書在中」とだけ赤字で記しておくと、中身がわかりやすくなります。

最低限の情報のみを記載し、スマートに提出しましょう。

添え状(送付状)は手渡しの場合は不要

郵送では必須の添え状ですが、手渡しの場合は用意する必要はありません。

添え状は「誰が何を送ったか」を知らせる挨拶状の役割をもつため、対面で挨拶ができる手渡しでは不要だからです。

ポイント

その代わり、提出時には口頭でしっかりと挨拶します。

「履歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えて渡せば、添え状以上の丁寧さが伝わります。

書類の準備だけでなく、渡す際の言葉遣いや態度もシミュレーションしておきましょう。

受付で渡す場合は封筒に入れたままの状態で渡す

企業の受付で履歴書を提出するように指示された場合は、封筒に入れたまま渡します。

受付担当者は中身を確認しないことが多く、そのまま採用担当者へ取り次ぐケースが一般的です。

ポイント

封筒から出してしまうと、移動中に書類が汚れたり、誰の書類かわからなくなったりする恐れがあります。

渡す際は、封筒の向きを相手が文字を読める方向に変えて、両手で差し出しましょう。

受付での対応も評価の一部と考え、丁寧な振る舞いを心がけてください。

面接官に渡す場合は封筒から出しクリアファイルごと渡す

面接室で面接官に直接渡す場合は、すぐに読めるように配慮します。

封筒からクリアファイルに入った状態の履歴書を取り出し、封筒の上に重ねて渡すのが基本です。

面接官へ渡す手順

  1. 封筒からクリアファイルに入った履歴書を出す
  2. 空になった封筒を履歴書の下に敷く
  3. 相手が見やすい向きに変えて両手で渡す

このとき、クリアファイルごと渡すのがポイントです。

バラバラにならず、面接官もすぐに目を通せます。

封筒は「書類入れ」として機能させた後、提出時は台のように扱うとスマートです。

渡すときは相手から見て文字が読める向きにする

書類を渡すときは、相手から見て文字が正しく読める向きにします。

相手がわざわざ向きを変える手間を省くための配慮です。

片手ではなく必ず両手を添えて「こちらが履歴書です」と声をかけながら渡しましょう。

好印象を与える渡し方

  1. 相手の目を見て明るい表情で渡す
  2. 机越しではなく相手の近くまで歩み寄る
  3. お辞儀をしながら丁寧に差し出す

小さな気遣いですが、こうした所作にビジネスマナーへの理解度が表れます。

面接の冒頭で良い印象を残せれば、その後の質疑応答もスムーズに進むはずです。

最近では、メールに履歴書データを添付して送るケースも増えています。

手軽に送れる分、件名やファイル形式などのデジタルマナーが問われる場面です。

履歴書のメール送付のルール

  • 履歴書はPDF形式に変換してレイアウト崩れを防ぐ
  • ファイル名は「履歴書_氏名_日付」でわかりやすくする
  • 重要な個人情報にはパスワードを設定して保護する
  • 件名は「履歴書のご送付(氏名)」で用件を明確にする
  • メール本文にはビジネスマナーに沿った挨拶文を入れる

採用担当者は大量のメールを処理しています。

相手のパソコン環境や手間に配慮した送り方を実践しましょう。

東島優太|キャリアコンサルタント

IT業界への転職では特にメール送付が主流です。ファイル形式やセキュリティへの配慮で、デジタルリテラシーの高さをアピールできます。

履歴書はPDF形式に変換してレイアウト崩れを防ぐ

WordやExcelで作成した履歴書は、送付前に必ずPDF形式に変換します。

異なるOSやソフトのバージョンで開いた場合でも、レイアウト崩れや文字化けを防げるからです。

注意

Wordのまま送ると、採用担当者のパソコンで開いたときに改行位置がズレてしまい、読みにくくなる恐れがあります。

PDFにすることで、第三者による内容の改ざんを防ぐ効果もあります。

ビジネス文書の鉄則として、最終的にはPDF化して送りましょう。

スマホで履歴書をPDF化する方法

「Wordで作った履歴書をPDFに変換するのが難しい…」という方は、HelloBossがおすすめです。

アプリ内で作成した履歴書をワンタップでPDF出力できるほか、手書きの履歴書をカメラでスキャンしてPDF化する機能もあります。

履歴書の記入例

パソコンがなくても、スマホだけで企業へのメール送付準備が整います。

無料ですべての機能が使えるので、さっそくインストールしてPDFの履歴書を用意しましょう。

ファイル名は「履歴書_氏名_日付」でわかりやすくする

添付ファイルの名称は、誰の・いつの・何のデータかが一目でわかるよう変更します。

初期設定の「履歴書.pdf」のままでは、採用担当者が保存した際に他の応募者のデータと混ざる恐れがあるからです。

ファイル名具体例評価
良い例20260301_履歴書_山田太郎.pdf氏名と日付があり管理しやすい
悪い例履歴書.pdf誰のデータか不明で管理しにくい
悪い例rirekisho_final_v2.pdf自分用の管理名で配慮不足

ファイル名を見るだけで中身が判別できれば、採用担当者のデータ管理の手間を省けます。

ささいな配慮ですが、仕事ができる人という印象付けに効果的です。

重要な個人情報にはパスワードを設定して保護する

履歴書には住所や電話番号などの個人情報が多く含まれるため、ファイルにパスワードを設定します。

万が一の誤送信や情報漏洩リスクに備え、セキュリティ意識の高さをアピールしましょう。

ポイント

パスワードを設定したファイルとは別に、あとからパスワードのみを記載したメールを送るのが一般的な手順です。

ただし、企業側から「パスワードは不要」「専用のアップロードURLを利用してほしい」といった指示がある場合は、そちらに従ってください。

相手のセキュリティポリシーに合わせる柔軟さも必要です。

件名は「履歴書のご送付(氏名)」で用件を明確にする

メールの件名は、開封しなくても内容と差出人がわかるように記述します。

採用担当者のメールボックスには毎日多くのメールが届くため、件名が曖昧だと見落とされるリスクがあるからです。

件名の構成要素

  • 具体的な用件(履歴書のご送付)
  • 応募者のフルネーム
  • 必要であれば大学名や応募職種

例えば、以下のような件名をつけましょう。

件名の正解例

  • 履歴書のご送付(氏名)
  • 新卒採用応募の件/氏名(〇〇大学)
  • 【応募書類】営業職応募の件(氏名)

「お世話になっております」や「こんにちは」といった件名は避け、用件のみを簡潔に伝えます。

忙しい相手の時間を奪わないよう、件名で要旨を伝えきる工夫をしてください。

メール本文にはビジネスマナーに沿った挨拶文を入れる

ファイルだけを添付して本文なしで送るのはマナー違反です。

ビジネスメールの形式に則り、宛名・挨拶・要旨・結び・署名を正しく構成しましょう。

構成要素具体例
宛名株式会社◯◯ 人事部 採用担当者様
挨拶初めてご連絡いたします。◯◯と申します。
要旨履歴書のご送付につきまして、添付ファイルにてお送りいたします。
結びご査収のほどよろしくお願いいたします。
署名氏名・住所・電話番号・メールアドレス

本文では「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」といった丁寧な言葉を選びます。

誤字脱字がないか送信前に何度も確認し、完璧な状態で送信ボタンを押しましょう。

NGマナーを知らずにやってしまうと、それだけで不採用候補になる恐れがあります。

避けるべき行動を把握してリスクを回避しましょう。

避けるべき5つのNGマナー

  1. 摩擦で消えるボールペンを使わない
  2. 修正液や修正テープの使用は絶対に避ける
  3. 履歴書を小さく三つ折り・四つ折りにたたむのはNG
  4. 自己PRの内容を他社と使い回さない
  5. スナップ写真やプリクラの切り抜きを使用しない

うっかりやってしまいがちな項目ばかりです。

なぜダメなのか、理由とともに解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

NGマナーを一つでもやってしまうと、それだけで不採用になるケースがあります。特に新卒の方は、知らずに失敗しがちなので注意が必要です。

摩擦で消えるボールペンを使わない

「消せるボールペン」は便利ですが、履歴書には絶対に使用しません。

コピー機の熱や夏の配送中の高温でインクが透明になり、文字が消えてしまうリスクがあるからです。

注意

万が一文字が消えて白紙の状態になれば、採用担当者は内容を確認できず、選考対象外となってしまいます。

また、公的なビジネス文書を「消せるペン」で書く行為自体が、改ざんのリスク管理ができていないと判断される要因になります。

必ず消えない油性の黒ボールペンを用意してください。

修正液や修正テープの使用は絶対に避ける

書き損じても、修正液や修正テープで直してはいけません。

履歴書は公的な書類であり、訂正箇所があると「誰かが内容を改ざんしたのではないか」と疑われる原因になります。

修正液などを使ってはいけない理由

  • 修正箇所が目立ち見栄えが悪い
  • 書類作成における注意力が不足していると判断される
  • 志望度が低い印象を与える

たとえ小さなミスであっても、修正液などは使わずに最初から書き直すのが基本ルールです。

手間を惜しまずに新しい用紙を作成できるかどうかも評価されています。

正しい手順で作成された書類を提出して、誠実さを伝えましょう。

履歴書を小さく三つ折り・四つ折りにたたむのはNG

封筒に入らないからといって、小さく折りたたむのはマナー違反です。

折り目が多いと読みづらく、採用担当者がコピーをとる際やファイリングする際の手間になります。

折り方印象扱いやすさ
二つ折り丁寧・常識があるファイリングしやすい
三・四つ折り雑・配慮がない広げる手間がかかる

角形2号封筒で二つ折りのまま提出するのが鉄則です。

自己PRの内容を他社と使い回さない

効率を優先して内容を使い回すと、必ず採用担当者に見抜かれます。

どの企業にも当てはまる抽象的な内容は「熱意がない」と判断される原因になります。

使い回しがバレるフレーズ例

  • 「貴社の理念に共感しました」としか書かれていない
  • 具体的なエピソードがなく抽象論で終わっている
  • 他業界の志望動機が混ざってしまっている

企業は「自社でなければならない理由」を求めています。

1社ごとにリサーチして、オリジナルの内容で勝負しましょう。

スナップ写真やプリクラの切り抜きを使わない

証明写真の代わりにスナップ写真やプリクラを使うのは避けてください。

履歴書は公的なビジネス文書であり「遊び感覚で作成した」と思われてしまいます。

注意

背景に他人が写り込んでいる写真や、ピースサインをしている写真などは論外です。

アプリで加工しすぎた自撮り写真も、実物と印象が異なると面接での不信感につながります。

スマホ写真でもマナー違反にならない方法

「ちゃんとした証明写真を用意したいけど、お金をかけたくない…」という方は、くりかえしですが「HelloBoss」を使ってみてください。

スナップ写真や自撮り写真でも、AIによって背景や服装が補正され、正式な証明写真として使えるクオリティになります。

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マナー違反のリスクを避けつつ、手軽に写真を用意できます。

無料で利用できるので、さっそくあなたに合った証明写真を作ってみましょう。

履歴書作成や提出の場面で、判断に迷う細かい疑問をQ&A形式で解説します。

不安な点を解消して、自信をもって選考に臨みましょう。

よくある5つの疑問

  • アルバイトの履歴書も封筒に入れる必要がありますか?
  • 履歴書の日付は「記入日」と「提出日」どちらが良いですか?
  • パソコン作成と手書き作成はどちらが有利ですか?
  • 履歴書を持参する際、カバンからスムーズに出すコツは?
  • 履歴書の内容に自信がない場合はどうすれば良いですか?

それぞれの疑問について、マナーの観点から回答します。

アルバイトの履歴書も封筒に入れる必要がありますか?

アルバイトやパートの応募であっても、履歴書は封筒に入れます。

雇用形態に関わらず、履歴書は個人情報を含む公的書類であり、保護が必要だからです。

注意

裸のまま持ち歩くと、移動中に汚れたり端が折れたりしてしまいます。

面接官に渡す際も、封筒から取り出して渡すほうが丁寧な印象を与えられます。

茶封筒でも問題ありませんが、クリアファイルに挟んでから封筒に入れる手順は正社員応募と同じです。

どのような雇用形態でも、マナーを守る姿勢は評価につながります。

履歴書の日付は「記入日」と「提出日」どちらが良いですか?

日付欄には、実際に提出する日を書きます。

作成した日ではありません。

記載された情報が最新であることを証明するためです。

提出方法によって日付の基準が変わります。

提出方法書くべき日付
郵送ポストに投函する日
持参面接当日の日付
メールメールを送信する日

日付が古いと「使い回しではないか」「情報が古いのではないか」と疑われる原因になります。

提出直前に日付を記入できるよう、日付欄だけ空欄にしておくのがおすすめです。

パソコン作成と手書き作成はどちらが有利ですか?

基本的にはどちらでも合否に大きな影響はありません。

ただし、応募する企業や職種によって好まれる形式が異なる場合があります。

作成方法特徴・傾向
パソコン作成効率的で修正も容易。IT企業・外資系企業・事務職などで好まれる。
手書き作成文字から人柄を見る企業や歴史ある老舗企業で好まれる
指定がある場合企業の指示に絶対に従うこと

近年は読みやすさと効率性を重視し、パソコン作成が主流になりつつあります。

迷った場合は、自分のスキルをアピールしやすい方を選びましょう。

字が綺麗な人は手書き、PCスキルを見せたい人はパソコンといった使い分けも有効です。

履歴書を持参する際、カバンからスムーズに出すコツは?

面接会場でカバンの中をごそごそと探すのはスマートではありません。

スムーズに取り出すには、事前の準備が必要です。

スムーズに取り出すための準備

  • A4サイズが余裕で入る自立式のカバンを使う
  • 封筒をカバンの手前や一番上の取り出しやすい位置に入れる
  • カバンの口を開けたまま足元に置く

会場に着く前に、すぐに取り出せる状態か確認しておくと安心です。

もたつかずにサッと提示できれば、落ち着いた印象を与えられます。

履歴書の内容に自信がない場合はどうすれば良いですか?

「書ける実績がない」と悩む方も多いですが、マナーを守り丁寧な字で書くだけでも誠意は伝わります。

実績の大きさよりも、仕事に対する姿勢やプロセスを具体的に書くことで評価される場合も多いです。

最後にもう一度、履歴書作成の必須マナーをまとめておきます。

履歴書作成の6つの必須マナー

  1. 筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する
  2. 誤字脱字を見つけたら新しい用紙に書き直す
  3. 西暦か和暦かの年号表記は全体で統一する
  4. 空欄を作らず「特になし」や「以上」を正しく使う
  5. 証明写真は3ヶ月以内の撮影で清潔感を意識する
  6. 算用数字と漢数字を書き分けるルールを守る

「これらのマナーをすべてチェックするのは大変そう…」という方は「HelloBoss」を活用するのがおすすめです。

AIがサポートしてくれるので、マナーに沿った履歴書や証明写真がスマホだけで簡単に作成できます。

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無料で利用できるので、まずはインストールして使ってみましょう。

あなたの熱意が正しく伝わり、面接へ進めることを応援しています!

履歴書マナー完全版|書き方から提出まで6つのルールを徹底解説_image0
就活生

履歴書のマナーって細かくて難しい…
書き方や封筒の入れ方まで、全部正しくできているか不安…
失礼のないように提出したいけど、どうすればいいの?

こういった疑問や不安に答える記事です。

この記事でわかること

  • 採用担当者が重視する履歴書マナーの基本
  • 履歴書作成時の必須マナー6選とNG例
  • 封筒の書き方や郵送・メール送付時のマナー

結論、履歴書のマナーは単なる形式ではなく、採用担当者に「会ってみたい」と思わせるための必要な要素です。

履歴書の細部への配慮が、あなたの仕事への姿勢や熱意として伝わるからです。

「でも、細かいルールが多くて見落としがないか心配…」と不安ですよね?

この記事を読むことで、書き方から提出まで、自信をもって履歴書を作成・送付できるようになります。

選考の第一関門を突破するために、最後まで読んでみてください。

マナーを守った履歴書を簡単に作るなら

「履歴書の細かいマナーチェックが大変…」という方は、履歴書添削アプリを使ってみてください。

AIが履歴書の内容を直してくれます。

履歴書添削アプリは「HelloBoss」がおすすめです。

無料で利用できて、応募する企業に合わせた履歴書の添削も可能なので、書類選考の通過率が上がります。

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履歴書のマナーでミスしたくない方は、さっそく使ってみましょう。

監修者

Contents

履歴書のマナーは単なる形式的なルールではなく、採用担当者に「一緒に働きたい」と思わせるための最低限の礼儀です。

まずはマナーを守る意味を理解しましょう。

ポイント

  • マナーを守る目的は「会いたくなる履歴書」に見せるため
  • 読み手への配慮が欠けていると志望度が低いと判断される

採用担当者の視点を理解すると、どう履歴書を作成すればよいか見えてきます。

1つずつ内容を解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

キャリア支援の現場では、履歴書で書類選考を通過する人とそうでない人の差は、実績よりもマナーの徹底度にあると感じています。

マナーを守る目的は「会いたくなる履歴書」に見せるため

採用担当者に「一度会って話をしてみたい」と思わせるには、正しいマナーで履歴書を作成する必要があります。

履歴書は応募者の第一印象を決めるプレゼン資料だからです。

会いたくなる履歴書の特徴

  • 誤字脱字がなく文字が丁寧に書かれている
  • 証明写真の表情が明るく清潔感がある
  • 空欄がなく意欲が伝わる内容になっている

これらの特徴をおさえた履歴書は、読み手に安心感を与えます。

ビジネスマナーが身についている証明にもなり、面接へのステップにつながりやすくなるでしょう。

読み手への配慮が欠けていると志望度が低いと判断される

採用担当者は履歴書の細部から、応募者の志望度や仕事への姿勢を読み取ります。

読み手への配慮が足りない履歴書は「自社への入社意欲が低い」「仕事でも雑な対応をするかもしれない」と判断されかねません。

例えば、修正テープの使用や使い回された封筒は、マイナスの印象を与えます。

配慮の有無による印象の違いは以下のとおりです。

項目配慮がある履歴書配慮が欠けている履歴書
文字丁寧で読みやすい雑で読みにくい
写真清潔感があり明るい暗い・服装が乱れている
用紙折れや汚れがない折れ目や汚れがある
印象仕事も丁寧にする仕事が雑そうに見える

相手の立場に立って作成された書類は、それだけで評価の対象になります。

細部まで気を配り、熱意が伝わる履歴書を完成させましょう。

履歴書作成には、社会人として守るべき共通のルールがいくつか存在します。

まず基本的なマナーを確認しましょう。

履歴書作成の6つの必須マナー

  1. 筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する
  2. 誤字脱字を見つけたら新しい用紙に書き直す
  3. 西暦か和暦かの年号表記は全体で統一する
  4. 空欄を作らず「特になし」や「以上」を正しく使う
  5. 証明写真は3ヶ月以内の撮影で清潔感を意識する
  6. 算用数字と漢数字を書き分けるルールを守る

これらのルールを徹底することで、採用担当者に丁寧な仕事ぶりをアピールできます。

具体的なポイントを解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

新卒就活でも転職でも、基本マナーの徹底が選考突破の最低条件です。
これができていないと、どんなに良い経歴でも読んでもらえません。

筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する

履歴書の記入には、黒色の油性ボールペンかゲルインクボールペン、または万年筆を使います。

黒色は公式な書類に適しており、コピーをとった際も文字が鮮明に残るからです。

太さは0.5mmか0.7mmを選ぶと、文字がはっきりと読みやすくなります。

誤字脱字を見つけたら新しい用紙に書き直す

書き間違いを見つけたら、面倒でも新しい用紙に書き直します。

ミスが残ったまま提出すると、仕事での注意力不足を懸念されるでしょう。

書き直すべき理由

  • 志望度が低いと判断されるのを防ぐため
  • 入社後の仕事の正確性を疑われないため
  • 修正跡がない書類で誠意を伝えるため

予備の用紙を多めに用意しておくと、書き損じたときも焦らずに対応できます。

鉛筆で薄く下書きをしてからボールペンで清書するなど、ミスを防ぐ工夫も有効です。

完成後は一度時間を置いてから見直し、誤字脱字がないか最終確認しましょう。

参考記事:履歴書を間違えた場合の対処法|書き間違いを防ぐ9つの方法も解説

書き損じを気にせず履歴書を作る方法

「間違えるたびに最初から書き直すのは心が折れる…」という方は、アプリでの履歴書作成がおすすめです。

誤字の修正も一瞬で、再び履歴書を書き直す必要がありません。

履歴書作成は「HelloBoss」がおすすめです。

入力した内容をAIが整え、マナーに沿ったレイアウトで出力してくれます。

履歴書の記入例

書き直しの手間をゼロにして、効率よく履歴書を作成していきましょう。

西暦か和暦かの年号表記は全体で統一する

年号は西暦(2026年)か和暦(令和8年)のどちらかに統一して記述します。

履歴書全体で表記が混在していると、採用担当者が経歴の時系列を把握しづらくなるからです。

どちらの表記を使っても問題ありませんが、応募先の企業が指定している場合は従ってください。

表記正しい例悪い例
西暦統一2026年3月2026年3月
R8年3月
和暦統一令和8年3月令和8年3月
2026年3月

学歴や職歴だけでなく、提出日や免許・資格欄の日付も忘れずに統一します。

表記を揃える配慮ができると、事務処理能力の高さをアピールできます。

空欄を作らず「特になし」や「以上」を正しく使う

履歴書に空欄があると記入漏れと判断されるため、すべての項目を埋めます。

書くべき内容がない項目でも、空欄のままにせず適切な言葉を記載してください。

空欄を避ける記述ルール

  • 資格がない場合は「特になし」と書く
  • 本人希望記入欄にも「貴社の規定に従います」と書く
  • 学歴や職歴の最後には「以上」と書く

「特になし」は、賞罰欄や本人希望記入欄で使われる一般的な表現です。

すべての欄に情報を記述することで、書類の不備をなくし、採用担当者に安心感を与えられます。

書き漏らしがないか、提出前にもう一度全体を見直してください。

証明写真は3ヶ月以内の撮影で清潔感を意識する

写真は本人確認の役割があるため、3ヶ月以内に撮影したものを使います。

古い写真やスナップ写真の切り抜きは、マナー違反とみなされるため避けましょう。

好印象な写真のポイント

  • 背景は無地の白・青・グレーを選ぶ
  • スーツやシャツを正しく着用する
  • 前髪が目にかからないようにセットする

裏面に氏名を記入してから貼ると、万が一剥がれたときも誰の写真か判別できて親切です。

視覚情報である写真は第一印象を左右するため、清潔感のある身だしなみを心がけましょう。

スマホで証明写真を用意する方法

「わざわざ写真館や写真機に行く時間がない…」「スーツに着替えて撮影するのが面倒…」という方は「HelloBoss」のAI証明写真機能を試してみてください。

普段着のスマホ写真をアップロードするだけで、AIがスーツ姿の清潔感ある証明写真に加工します。

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何度でも作り直しができ、履歴書にそのまま使える写真が無料で手に入ります。

さっそくインストールして、好印象な写真を作ってみましょう。

算用数字と漢数字を書き分けるルールを守る

横書きと縦書きで数字の書き方を使い分けると、読みやすくなります。

履歴書の住所欄や日付欄は横書きが多いため、基本的には算用数字を使用すればOKです。

細かなルールですが、正しく使い分けることでビジネスマナーへの理解を示しましょう。

履歴書本体だけでなく、書類を入れる封筒の選び方や扱い方も評価の対象です。

適切な封筒を選び、正しい手順で準備を整えましょう。

封筒準備の5つのポイント

  1. 履歴書を折らずに入る「角形2号」を選ぶ
  2. 封筒の色は「白」がベストだが茶封筒でも可
  3. 履歴書は二つ折りのままクリアファイルに挟む
  4. 応募書類を入れる順番と向きを整える
  5. 新品の封筒を用意し使い回しは避ける

中身が素晴らしい履歴書でも、封筒が汚れていたりサイズが不適切だったりすると印象が下がります。

それぞれのポイントを具体的に解説します。

履歴書を折らずに入る「角形2号」を選ぶ

封筒

封筒のサイズは、A4サイズの書類を折らずに入れられる「角形2号(角2)」を選びます。

履歴書はA3やB4サイズで市販されていますが、二つ折りにするとA4やB5サイズになります。

ポイント

企業で扱われる書類の多くはA4サイズで管理されているため、他の書類とサイズを合わせる配慮が必要です。

ファイリングのしやすさを考慮して、角形2号を用意しましょう。

封筒の色は「白」がベストだが茶封筒でも可

封筒の色は、清潔感がありフォーマルな印象を与える「白」がおすすめです。

茶封筒でもマナー違反ではありませんが、事務的な書類に使われることが多く、他の郵便物に埋もれてしまう可能性があります。

それぞれの特徴を理解して使い分けましょう。

特徴おすすめの理由
清潔感・丁寧さがある応募書類であることが一目でわかる
事務的・安価社内文書や請求書などに使われる

履歴書在中と朱書きした際も、白い封筒のほうが赤色が目立ち、採用担当者の目に留まりやすくなります。

第一志望の企業や絶対に失敗したくない場合は、迷わず白の封筒を選んでください。

履歴書は二つ折りのままクリアファイルに挟む

郵送中の折れや水濡れを防ぐため、履歴書はクリアファイルに挟んでから封筒に入れます。

履歴書は購入時と同じ「二つ折り」の状態のまま扱います。

クリアファイルを使うメリット

  • 郵送時の雨や汚れから書類を守れる
  • 封筒から出したときにバラバラにならない
  • 採用担当者が扱いやすく丁寧な印象をもつ

使用するクリアファイルは、無色透明で新品のものを用意してください。

会社ロゴやイラストが入ったものはビジネスシーンに不向きです。

書類を保護する一手間を加えるだけで、相手への配慮が伝わる丁寧な提出物になります。

応募書類を入れる順番と向きを整える

複数の書類を同封する場合は、採用担当者が読む順番を考えて重ねます。

封筒から出したときに、一番上に送付状(添え状)がくるようにセットしましょう。

上から重ねる正しい順番

  1. 送付状(添え状)
  2. 履歴書(二つ折り)
  3. 職務経歴書
  4. その他書類(ポートフォリオなど)

すべての書類の上下と裏表を揃えるのも忘れてはいけません。

向きがバラバラだと、採用担当者が読むときに書類を回す手間が発生します。

クリアファイルに入れる前に、一度並べて確認しましょう。

新品の封筒を用意し使い回しは避ける

必ず新品の封筒を用意し、一度使用した封筒の使い回しは避けましょう。

宛名シールを剥がした跡や、消印がついた封筒を再利用するのは失礼にあたります。

注意

「経費をケチっている」「他社の選考で落ちた書類を使い回している」といったネガティブな想像をさせる原因にもなります。

100円ショップや文具店で手軽に購入できるため、企業ごとに新しい封筒を準備してください。

細かな部分ですが、こうした気遣いの積み重ねが信頼につながります。

履歴書を入れる封筒の書き方にも、ビジネスマナーとして決まった型があります。

手元に届いた封筒を見るだけで、応募者の几帳面さや常識の有無が判断されます。

封筒作成の5ステップ

  1. 表面:宛先住所は都道府県から省略せずに書く
  2. 表面:宛名は社名や部署名で「御中」「様」を使い分ける
  3. 表面:左下に赤字で「履歴書在中」と記載し枠で囲む
  4. 裏面:自分の住所・氏名・投函日を左下に書く
  5. 封入後はのり付けし「〆」マークで封をする

縦書きが基本となるため、全体のバランスを見ながら丁寧に記入しましょう。

各項目の書き方を解説します。

表面:宛先住所は都道府県から省略せずに書く

封筒の記入例

封筒の右端に住所を書く際は、都道府県名から省略せずにすべて記載します。

「1-2-3」のようにハイフンで略さず「一丁目二番地三号」と正式な地名で書くのがマナーです。

住所を書くときの注意点

  • 郵便番号枠がある場合は枠内に数字を記入する
  • 郵便番号枠がない場合は右上に「〒」マークを書いて記入する
  • ビル名や階数も省略せずに正確に書く

縦書きの場合、数字は漢数字(一、二、三)を使用すると見栄えが良くなります。

住所が長く1行に収まらない場合は、キリの良いところで改行し、2行目は1行目より少し下げて書き始めましょう。

表面:宛名は社名や部署名で「御中」「様」を使い分ける

封筒の中央に書く宛名は、送り先が「部署」か「個人」かで敬称を使い分けます。

併用はできないため、正しい敬称を選んでください。

送り先敬称記入例
会社・部署宛て御中株式会社◯◯ 人事部 御中
個人宛て人事部 採用担当 ◯◯ 様
担当者名不明人事部 採用担当者 様

会社名は「(株)」などと略さず「株式会社」と正式名称で書きます。

宛名の文字サイズは住所よりも一回り大きくし、封筒の中心に堂々と配置するとバランスが整います。

表面:左下に赤字で「履歴書在中」と記載し枠で囲む

封筒の記入例

封筒の表面左下に、赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角い枠で囲みます。

この記載があると、受け取った人がすぐに「応募書類が入っている」と認識でき、他の郵便物と区別して優先的に開封してもらえるからです。

記載のポイント

  • 文字も枠線も赤色で統一する
  • フリーハンドではなく定規を使って直線を引く
  • あらかじめ印刷された封筒やスタンプを使ってもOK

「応募書類在中」と書く場合もありますが、役割は同じです。

採用担当者の手元へ確実に届けるための工夫として、忘れずに記載しましょう。

裏面:自分の住所・氏名・投函日を左下に書く

封筒の裏の記入例

封筒の裏面左側には、自分の住所・氏名・投函日を記入します。

誰からの郵便物か一目でわかるようにするためです。

項目書き方のポイント
住所都道府県から省略しない縦書き表記
氏名住所の左側に配置する大きな文字
投函日左上の位置への漢数字での記入

郵便番号は横書きの枠があれば枠内に、なければ住所の上に横書きで記します。

自分の情報を正確に記すことは、万が一宛先不明で戻ってくる際のリスク管理としても必要です。

封入後はのり付けし「〆」マークで封をする

書類を入れた後は、液状のりや両面テープを使って確実に封をします。

セロハンテープやホッチキス止めは、剥がれる恐れや見た目の悪さから使用しません。

封をするときのマナー

  • のりが乾いたら封じ目に黒いペンで「〆」を書く
  • 「〆」は「×」ではなく「封」を崩した文字
  • 開封されていないことを証明する印になる

「〆」マークを書くことで、第三者に開封されていない未開封の書類であると証明できます。

最後まで気を抜かず、厳重に封をして提出しましょう。

履歴書を郵送する際は、単にポストへ入れれば良いわけではありません。

確実に、かつ失礼のない状態で届けるための郵送ルールがあります。

郵送時のチェックリスト

  • 郵送の場合は必ず「送付状(添え状)」を同封する
  • 普通郵便で送るのが基本だが追跡可能な方法も検討する
  • 切手料金不足を防ぐために郵便局の窓口で出す
  • 必着か当日消印有効かを確認して期日に余裕をもつ
  • メール便や宅配便で送らない

配送トラブルを防ぎ、無事に採用担当者の手元へ届ける方法を解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

郵送は対面より印象が伝わりにくい分、マナーの徹底で誠実さを示す必要があります。送付状の有無で志望度が判断されることも多いです。

郵送の場合は必ず「送付状(添え状)」を同封する

郵送では、誰が何を何のために送ったのかを明記する「送付状」を一番上に重ねます。

送付状なしで書類だけを送りつけるのは、挨拶なしで部屋に入るようなもので、マナー違反です。

送付状の例

パソコン作成が一般的ですが、手書きでも問題ありません。

挨拶文を加えることで、事務的なやり取りの中にも丁寧な人柄を伝えられます。

参考記事:書類選考で「何を見るか」は決まっている!履歴書・職務経歴書の書き方を徹底解説

普通郵便で送るのが基本だが追跡可能な方法も検討する

履歴書の送付は「普通郵便」が基本ですが、配達状況を知りたい場合はオプションサービスを利用します。

それぞれの特徴を比較して、状況に合った方法を選びましょう。

郵送方法特徴注意点
普通郵便最も一般的で安価追跡機能がなく土日配達もない
特定記録郵便ポスト投函され追跡可能窓口での手続きが必要
簡易書留手渡し配達で補償あり受取印が必要で企業の負担になる

一般的には、相手の手を煩わせずに追跡ができる「特定記録郵便」が便利です。

「簡易書留」は確実ですが、受取印が必要なため、忙しい採用担当者の手間になる可能性があります。

指定がない限り、普通郵便か特定記録郵便で送りましょう。

切手料金不足を防ぐために郵便局の窓口で出す

切手が料金不足だと履歴書が届かないため、郵便局の窓口で重さを量ってから出します。

角形2号の封筒に履歴書とクリアファイルを入れると、定形外郵便の扱いとなり、重さによって140円以上の料金がかかります。

企業に迷惑をかけないよう、ポスト投函ではなく窓口から発送してください。

必着か当日消印有効かを確認して期日に余裕をもつ

提出期限には「必着」と「当日消印有効」の2種類があり、意味が違います。

勘違いによる遅れを防ぐため、募集要項をよく確認しましょう。

期限の種類意味間に合わせる条件
必着指定日までに企業に届く余裕をもって2〜3日前に出す
当日消印有効指定日の消印があればOK指定日の郵便局営業時間内に出す

天候や交通事情により、到着が予定より遅れる可能性もゼロではありません。

ギリギリの提出は避け、余裕をもったスケジュールで動くと安心です。

どうしても間に合わない場合に限り、速達を利用して誠意を見せましょう。

メール便や宅配便で送らない

履歴書は「信書」という扱いの文書になり、郵便法によってメール便や宅配便での送付が禁止されています。

履歴書送付で使ってはいけないサービス

  • ゆうパック
  • 宅配便
  • クリックポスト
  • ゆうパケット

「レターパック」は信書を送れますが、履歴書の送付にはあまり使われません。

基本は切手を貼った封筒での郵送だと覚えておきましょう。

面接官に直接履歴書を渡す際も、ビジネスマナーは見られています。

手渡しならではのルールや手順を事前に確認し、スムーズに提出しましょう。

手渡しのマナー6つのポイント

  1. 手渡しの場合でも封筒に入れクリアファイルで保護する
  2. 封筒の宛名書きは不要だが裏面に自分の情報は書く
  3. 添え状(送付状)は手渡しの場合は不要
  4. 受付で渡す場合は封筒に入れたままの状態で渡す
  5. 面接官に渡す場合は封筒から出しクリアファイルごと渡す
  6. 渡すときは相手から見て文字が読める向きにする

書類の内容だけでなく、渡す際の所作も評価対象になります。

各動作を丁寧に解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

手渡しは書類の渡し方そのものが評価されます。受付での対応から見られていると考え、所作一つひとつを丁寧に行いましょう。

手渡しの場合でも封筒に入れクリアファイルで保護する

手渡しであっても、履歴書は必ずクリアファイルに挟んでから封筒に入れます。

カバンの中で書類が折れたり汚れたりするのを防ぐためです。

また、採用担当者に渡す際、クリアファイルに入っていると受け取りやすく、丁寧な印象を与えられます。

持参時の注意点

  • 角形2号の封筒を用意する
  • 新品のクリアファイルを使う
  • カバンの中で封筒が折れないように注意する

面接会場で綺麗な状態の書類を出せるよう、移動中の管理にも気を配りましょう。

書類の扱いは、仕事に対する姿勢そのものと評価されます。

封筒の宛名書きは不要だが裏面に自分の情報は書く

手渡しの封筒には、郵送時のような宛名書きは必要ありません。

誰に渡すかが明確なため、表面の住所や会社名は省略します。

ただし、裏面には自分の住所と氏名を必ず記入してください。

万が一、封筒が他の書類と混ざったり紛失したりした場合に、誰のものか判別できるようにするためです。

記入ルール
表面住所・宛名は何も書かずに空白
裏面自分の住所と氏名を左下に記入

表面には「履歴書在中」とだけ赤字で記しておくと、中身がわかりやすくなります。

最低限の情報のみを記載し、スマートに提出しましょう。

添え状(送付状)は手渡しの場合は不要

郵送では必須の添え状ですが、手渡しの場合は用意する必要はありません。

添え状は「誰が何を送ったか」を知らせる挨拶状の役割をもつため、対面で挨拶ができる手渡しでは不要だからです。

ポイント

その代わり、提出時には口頭でしっかりと挨拶します。

「履歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えて渡せば、添え状以上の丁寧さが伝わります。

書類の準備だけでなく、渡す際の言葉遣いや態度もシミュレーションしておきましょう。

受付で渡す場合は封筒に入れたままの状態で渡す

企業の受付で履歴書を提出するように指示された場合は、封筒に入れたまま渡します。

受付担当者は中身を確認しないことが多く、そのまま採用担当者へ取り次ぐケースが一般的です。

ポイント

封筒から出してしまうと、移動中に書類が汚れたり、誰の書類かわからなくなったりする恐れがあります。

渡す際は、封筒の向きを相手が文字を読める方向に変えて、両手で差し出しましょう。

受付での対応も評価の一部と考え、丁寧な振る舞いを心がけてください。

面接官に渡す場合は封筒から出しクリアファイルごと渡す

面接室で面接官に直接渡す場合は、すぐに読めるように配慮します。

封筒からクリアファイルに入った状態の履歴書を取り出し、封筒の上に重ねて渡すのが基本です。

面接官へ渡す手順

  1. 封筒からクリアファイルに入った履歴書を出す
  2. 空になった封筒を履歴書の下に敷く
  3. 相手が見やすい向きに変えて両手で渡す

このとき、クリアファイルごと渡すのがポイントです。

バラバラにならず、面接官もすぐに目を通せます。

封筒は「書類入れ」として機能させた後、提出時は台のように扱うとスマートです。

渡すときは相手から見て文字が読める向きにする

書類を渡すときは、相手から見て文字が正しく読める向きにします。

相手がわざわざ向きを変える手間を省くための配慮です。

片手ではなく必ず両手を添えて「こちらが履歴書です」と声をかけながら渡しましょう。

好印象を与える渡し方

  1. 相手の目を見て明るい表情で渡す
  2. 机越しではなく相手の近くまで歩み寄る
  3. お辞儀をしながら丁寧に差し出す

小さな気遣いですが、こうした所作にビジネスマナーへの理解度が表れます。

面接の冒頭で良い印象を残せれば、その後の質疑応答もスムーズに進むはずです。

最近では、メールに履歴書データを添付して送るケースも増えています。

手軽に送れる分、件名やファイル形式などのデジタルマナーが問われる場面です。

履歴書のメール送付のルール

  • 履歴書はPDF形式に変換してレイアウト崩れを防ぐ
  • ファイル名は「履歴書_氏名_日付」でわかりやすくする
  • 重要な個人情報にはパスワードを設定して保護する
  • 件名は「履歴書のご送付(氏名)」で用件を明確にする
  • メール本文にはビジネスマナーに沿った挨拶文を入れる

採用担当者は大量のメールを処理しています。

相手のパソコン環境や手間に配慮した送り方を実践しましょう。

東島優太|キャリアコンサルタント

IT業界への転職では特にメール送付が主流です。ファイル形式やセキュリティへの配慮で、デジタルリテラシーの高さをアピールできます。

履歴書はPDF形式に変換してレイアウト崩れを防ぐ

WordやExcelで作成した履歴書は、送付前に必ずPDF形式に変換します。

異なるOSやソフトのバージョンで開いた場合でも、レイアウト崩れや文字化けを防げるからです。

注意

Wordのまま送ると、採用担当者のパソコンで開いたときに改行位置がズレてしまい、読みにくくなる恐れがあります。

PDFにすることで、第三者による内容の改ざんを防ぐ効果もあります。

ビジネス文書の鉄則として、最終的にはPDF化して送りましょう。

スマホで履歴書をPDF化する方法

「Wordで作った履歴書をPDFに変換するのが難しい…」という方は、HelloBossがおすすめです。

アプリ内で作成した履歴書をワンタップでPDF出力できるほか、手書きの履歴書をカメラでスキャンしてPDF化する機能もあります。

履歴書の記入例

パソコンがなくても、スマホだけで企業へのメール送付準備が整います。

無料ですべての機能が使えるので、さっそくインストールしてPDFの履歴書を用意しましょう。

ファイル名は「履歴書_氏名_日付」でわかりやすくする

添付ファイルの名称は、誰の・いつの・何のデータかが一目でわかるよう変更します。

初期設定の「履歴書.pdf」のままでは、採用担当者が保存した際に他の応募者のデータと混ざる恐れがあるからです。

ファイル名具体例評価
良い例20260301_履歴書_山田太郎.pdf氏名と日付があり管理しやすい
悪い例履歴書.pdf誰のデータか不明で管理しにくい
悪い例rirekisho_final_v2.pdf自分用の管理名で配慮不足

ファイル名を見るだけで中身が判別できれば、採用担当者のデータ管理の手間を省けます。

ささいな配慮ですが、仕事ができる人という印象付けに効果的です。

重要な個人情報にはパスワードを設定して保護する

履歴書には住所や電話番号などの個人情報が多く含まれるため、ファイルにパスワードを設定します。

万が一の誤送信や情報漏洩リスクに備え、セキュリティ意識の高さをアピールしましょう。

ポイント

パスワードを設定したファイルとは別に、あとからパスワードのみを記載したメールを送るのが一般的な手順です。

ただし、企業側から「パスワードは不要」「専用のアップロードURLを利用してほしい」といった指示がある場合は、そちらに従ってください。

相手のセキュリティポリシーに合わせる柔軟さも必要です。

件名は「履歴書のご送付(氏名)」で用件を明確にする

メールの件名は、開封しなくても内容と差出人がわかるように記述します。

採用担当者のメールボックスには毎日多くのメールが届くため、件名が曖昧だと見落とされるリスクがあるからです。

件名の構成要素

  • 具体的な用件(履歴書のご送付)
  • 応募者のフルネーム
  • 必要であれば大学名や応募職種

例えば、以下のような件名をつけましょう。

件名の正解例

  • 履歴書のご送付(氏名)
  • 新卒採用応募の件/氏名(〇〇大学)
  • 【応募書類】営業職応募の件(氏名)

「お世話になっております」や「こんにちは」といった件名は避け、用件のみを簡潔に伝えます。

忙しい相手の時間を奪わないよう、件名で要旨を伝えきる工夫をしてください。

メール本文にはビジネスマナーに沿った挨拶文を入れる

ファイルだけを添付して本文なしで送るのはマナー違反です。

ビジネスメールの形式に則り、宛名・挨拶・要旨・結び・署名を正しく構成しましょう。

構成要素具体例
宛名株式会社◯◯ 人事部 採用担当者様
挨拶初めてご連絡いたします。◯◯と申します。
要旨履歴書のご送付につきまして、添付ファイルにてお送りいたします。
結びご査収のほどよろしくお願いいたします。
署名氏名・住所・電話番号・メールアドレス

本文では「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」といった丁寧な言葉を選びます。

誤字脱字がないか送信前に何度も確認し、完璧な状態で送信ボタンを押しましょう。

NGマナーを知らずにやってしまうと、それだけで不採用候補になる恐れがあります。

避けるべき行動を把握してリスクを回避しましょう。

避けるべき5つのNGマナー

  1. 摩擦で消えるボールペンを使わない
  2. 修正液や修正テープの使用は絶対に避ける
  3. 履歴書を小さく三つ折り・四つ折りにたたむのはNG
  4. 自己PRの内容を他社と使い回さない
  5. スナップ写真やプリクラの切り抜きを使用しない

うっかりやってしまいがちな項目ばかりです。

なぜダメなのか、理由とともに解説します。

東島優太|キャリアコンサルタント

NGマナーを一つでもやってしまうと、それだけで不採用になるケースがあります。特に新卒の方は、知らずに失敗しがちなので注意が必要です。

摩擦で消えるボールペンを使わない

「消せるボールペン」は便利ですが、履歴書には絶対に使用しません。

コピー機の熱や夏の配送中の高温でインクが透明になり、文字が消えてしまうリスクがあるからです。

注意

万が一文字が消えて白紙の状態になれば、採用担当者は内容を確認できず、選考対象外となってしまいます。

また、公的なビジネス文書を「消せるペン」で書く行為自体が、改ざんのリスク管理ができていないと判断される要因になります。

必ず消えない油性の黒ボールペンを用意してください。

修正液や修正テープの使用は絶対に避ける

書き損じても、修正液や修正テープで直してはいけません。

履歴書は公的な書類であり、訂正箇所があると「誰かが内容を改ざんしたのではないか」と疑われる原因になります。

修正液などを使ってはいけない理由

  • 修正箇所が目立ち見栄えが悪い
  • 書類作成における注意力が不足していると判断される
  • 志望度が低い印象を与える

たとえ小さなミスであっても、修正液などは使わずに最初から書き直すのが基本ルールです。

手間を惜しまずに新しい用紙を作成できるかどうかも評価されています。

正しい手順で作成された書類を提出して、誠実さを伝えましょう。

履歴書を小さく三つ折り・四つ折りにたたむのはNG

封筒に入らないからといって、小さく折りたたむのはマナー違反です。

折り目が多いと読みづらく、採用担当者がコピーをとる際やファイリングする際の手間になります。

折り方印象扱いやすさ
二つ折り丁寧・常識があるファイリングしやすい
三・四つ折り雑・配慮がない広げる手間がかかる

角形2号封筒で二つ折りのまま提出するのが鉄則です。

自己PRの内容を他社と使い回さない

効率を優先して内容を使い回すと、必ず採用担当者に見抜かれます。

どの企業にも当てはまる抽象的な内容は「熱意がない」と判断される原因になります。

使い回しがバレるフレーズ例

  • 「貴社の理念に共感しました」としか書かれていない
  • 具体的なエピソードがなく抽象論で終わっている
  • 他業界の志望動機が混ざってしまっている

企業は「自社でなければならない理由」を求めています。

1社ごとにリサーチして、オリジナルの内容で勝負しましょう。

スナップ写真やプリクラの切り抜きを使わない

証明写真の代わりにスナップ写真やプリクラを使うのは避けてください。

履歴書は公的なビジネス文書であり「遊び感覚で作成した」と思われてしまいます。

注意

背景に他人が写り込んでいる写真や、ピースサインをしている写真などは論外です。

アプリで加工しすぎた自撮り写真も、実物と印象が異なると面接での不信感につながります。

スマホ写真でもマナー違反にならない方法

「ちゃんとした証明写真を用意したいけど、お金をかけたくない…」という方は、くりかえしですが「HelloBoss」を使ってみてください。

スナップ写真や自撮り写真でも、AIによって背景や服装が補正され、正式な証明写真として使えるクオリティになります。

helloboss

マナー違反のリスクを避けつつ、手軽に写真を用意できます。

無料で利用できるので、さっそくあなたに合った証明写真を作ってみましょう。

履歴書作成や提出の場面で、判断に迷う細かい疑問をQ&A形式で解説します。

不安な点を解消して、自信をもって選考に臨みましょう。

よくある5つの疑問

  • アルバイトの履歴書も封筒に入れる必要がありますか?
  • 履歴書の日付は「記入日」と「提出日」どちらが良いですか?
  • パソコン作成と手書き作成はどちらが有利ですか?
  • 履歴書を持参する際、カバンからスムーズに出すコツは?
  • 履歴書の内容に自信がない場合はどうすれば良いですか?

それぞれの疑問について、マナーの観点から回答します。

アルバイトの履歴書も封筒に入れる必要がありますか?

アルバイトやパートの応募であっても、履歴書は封筒に入れます。

雇用形態に関わらず、履歴書は個人情報を含む公的書類であり、保護が必要だからです。

注意

裸のまま持ち歩くと、移動中に汚れたり端が折れたりしてしまいます。

面接官に渡す際も、封筒から取り出して渡すほうが丁寧な印象を与えられます。

茶封筒でも問題ありませんが、クリアファイルに挟んでから封筒に入れる手順は正社員応募と同じです。

どのような雇用形態でも、マナーを守る姿勢は評価につながります。

履歴書の日付は「記入日」と「提出日」どちらが良いですか?

日付欄には、実際に提出する日を書きます。

作成した日ではありません。

記載された情報が最新であることを証明するためです。

提出方法によって日付の基準が変わります。

提出方法書くべき日付
郵送ポストに投函する日
持参面接当日の日付
メールメールを送信する日

日付が古いと「使い回しではないか」「情報が古いのではないか」と疑われる原因になります。

提出直前に日付を記入できるよう、日付欄だけ空欄にしておくのがおすすめです。

パソコン作成と手書き作成はどちらが有利ですか?

基本的にはどちらでも合否に大きな影響はありません。

ただし、応募する企業や職種によって好まれる形式が異なる場合があります。

作成方法特徴・傾向
パソコン作成効率的で修正も容易。IT企業・外資系企業・事務職などで好まれる。
手書き作成文字から人柄を見る企業や歴史ある老舗企業で好まれる
指定がある場合企業の指示に絶対に従うこと

近年は読みやすさと効率性を重視し、パソコン作成が主流になりつつあります。

迷った場合は、自分のスキルをアピールしやすい方を選びましょう。

字が綺麗な人は手書き、PCスキルを見せたい人はパソコンといった使い分けも有効です。

履歴書を持参する際、カバンからスムーズに出すコツは?

面接会場でカバンの中をごそごそと探すのはスマートではありません。

スムーズに取り出すには、事前の準備が必要です。

スムーズに取り出すための準備

  • A4サイズが余裕で入る自立式のカバンを使う
  • 封筒をカバンの手前や一番上の取り出しやすい位置に入れる
  • カバンの口を開けたまま足元に置く

会場に着く前に、すぐに取り出せる状態か確認しておくと安心です。

もたつかずにサッと提示できれば、落ち着いた印象を与えられます。

履歴書の内容に自信がない場合はどうすれば良いですか?

「書ける実績がない」と悩む方も多いですが、マナーを守り丁寧な字で書くだけでも誠意は伝わります。

実績の大きさよりも、仕事に対する姿勢やプロセスを具体的に書くことで評価される場合も多いです。

最後にもう一度、履歴書作成の必須マナーをまとめておきます。

履歴書作成の6つの必須マナー

  1. 筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する
  2. 誤字脱字を見つけたら新しい用紙に書き直す
  3. 西暦か和暦かの年号表記は全体で統一する
  4. 空欄を作らず「特になし」や「以上」を正しく使う
  5. 証明写真は3ヶ月以内の撮影で清潔感を意識する
  6. 算用数字と漢数字を書き分けるルールを守る

「これらのマナーをすべてチェックするのは大変そう…」という方は「HelloBoss」を活用するのがおすすめです。

AIがサポートしてくれるので、マナーに沿った履歴書や証明写真がスマホだけで簡単に作成できます。

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無料で利用できるので、まずはインストールして使ってみましょう。

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